DriveHubLänderratgeber · Schweden
Schweden schreibt vor, wo Ihre körjournal aufbewahrt wird, nicht nur wie lange
Schweden setzt eine Aufbewahrungsfrist wie alle anderen, und es sagt außerdem, wo die Unterlagen liegen müssen: in Schweden, mit den Mitteln, sie auszudrucken. Für einen Einzelunternehmer, dessen Fahrtenbuch in der Cloud liegt, ist das eine echte Frage.
Die kurze Antwort
Wenn Sie bokföringsskyldig sind, was für die meisten Leser heißt, dass Sie ein Einzelunternehmen führen, verlangt bokföringslagen 7 kap. 2 §, dass Sie Ihre Unterlagen sieben Jahre lang und in Schweden aufbewahren, zusammen mit der Ausstattung, die nötig ist, um sie auszudrucken. 7 kap. 3 a § erlaubt die Aufbewahrung anderswo in der EU nur, wenn Sie die Skatteverket benachrichtigen und die Unterlagen elektronisch sofort zugänglich bleiben. Und 7 kap. 1 § verlangt, dass eine elektronische Unterlage in dem Format und mit dem Inhalt aufbewahrt wird, den sie bei ihrer Entstehung hatte.
Ein Arbeitnehmer mit einem förmånsbil ist nicht bokföringsskyldig, die Regel zum Aufbewahrungsort erreicht die eigene körjournal eines Arbeitnehmers also überhaupt nicht.
Die meisten Aufbewahrungsregeln sagen nur, wie lange. Diese sagt auch, wo.
Wen bindet die Regel zum Aufbewahrungsort?
Die Regel steht im Buchführungsgesetz, also bindet sie, wen dieses Gesetz bindet. Nach 2 kap. 6 § ist das der Einzelunternehmer, nicht der Arbeitnehmer.
Für einen Einzelunternehmer gehört die körjournal zu den Unterlagen hinter der Buchführung des Unternehmens. Für sie gilt das ganze 7 kap.: sieben Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das räkenskapsår endete, in Schweden, ausdruckbar und in ihrer ursprünglichen Form.
Für einen Arbeitnehmer mit einem förmånsbil fällt die Antwort in jedem Punkt anders aus. Die körjournal-Seite der Skatteverket schreibt keine Aufbewahrungsfrist vor. Skatteförfarandelagen 39 kap. 3 § begründet eine Dokumentationspflicht und nennt keine Zahl von Jahren. Der praktische Horizont ist das sechsjährige Fenster der efterbeskattning nach SFL 66 kap. 27 §, das von einem anderen Ereignis an zählt als die sieben. Die Regel des Buchführungsgesetzes zum Ort gilt nicht, weil das Buchführungsgesetz nicht gilt.
Beim eigenen Auto gibt es überhaupt keine vorgeschriebene Form. Die Skatteverket verlangt nur „ett underlag som visar hur mycket du har kört i verksamheten“, einen Nachweis darüber, wie viel Sie im Betrieb gefahren sind. Gehört der Betrieb einem Einzelunternehmer, ist dieser underlag Teil seiner Unterlagen und folgt wie alles andere 7 kap.
In Schweden, mit den Mitteln, sie auszudrucken
7 kap. 2 § bindet die Unterlagen an einen Ort und an eine Fähigkeit: aufbewahrt in Schweden, zusammen mit der Ausstattung, die nötig ist, um sie auszudrucken. Eine elektronische Aufzeichnung, die Sie nur über einen Dienst, auf einem Gerät und ohne Möglichkeit eines Papierausdrucks ansehen können, erfüllt den zweiten Teil nicht ohne Weiteres.
7 kap. 3 a § ist die Ausnahme, und sie hat Bedingungen. Die Aufbewahrung anderswo in der EU ist erlaubt nach Benachrichtigung der Skatteverket, mit sofortigem elektronischem Zugriff auf die Unterlagen von Schweden aus. Die Regel sagt nicht „überall ist in Ordnung, solange es sicher ist“. Sie erlaubt eine bestimmte Alternative, die Sie vorher anmelden müssen.
Für einen Einzelunternehmer, dessen Fahrtenbuch in einem Cloud-Dienst liegt, ist das eine Frage der Rechtstreue, nicht nur der Technik. Wo speichert der Dienst die Daten? Liegt das in der EU? Wurde die Skatteverket benachrichtigt? Das sind drei Fragen, und nur Sie können die dritte beantworten.
So, wie sie entstanden ist
7 kap. 1 § fügt eine Anforderung an die Form hinzu. Eine elektronische Unterlage muss in dem Format und mit dem Inhalt aufbewahrt werden, den sie bei ihrer Entstehung hatte. Eine Tabelle, die im März aus einer Fahrtenliste neu abgetippt wird, ist ein neues Dokument. Die Aufzeichnung, die die Regel meint, ist die zur Zeit der Fahrt erstellte.
Das passt eng zu dem, was die körjournal selbst enthalten muss. Für eine elektronische körjournal macht die Skatteverket jede Überschrift ihres Beispiels zu einem ska, und diese Überschriften stehen in was eine elektronische körjournal enthalten muss. Eine körjournal, die die Liste der Angaben erfüllt und dann verloren geht, neu geschrieben oder an einem Ort gespeichert wird, von dem die Skatteverket nichts weiß, scheitert trotzdem — an 7 kap. statt an der Liste.
Die Niederlande dagegen sagen nichts zum Ort und viel zur Zeit. Dort beginnen die sieben Jahre erst, wenn eine Unterlage nicht mehr aktuell ist. Siehe wann die niederländische Aufbewahrungsfrist beginnt.
Bevor Sie sich auf eine Cloud-Kopie verlassen
- Sind Sie bokföringsskyldig? Als Arbeitnehmer erreicht 7 kap. Ihre eigene körjournal nicht. Sechs Jahre ab dem maßgeblichen Ereignis sind der Horizont, mit dem Sie planen sollten.
- Gibt es eine Kopie in Schweden, die Sie ausdrucken können? Liegt die einzige Kopie in einem Cloud-Dienst, finden Sie heraus, wo dieser Dienst sie speichert.
- Liegt sie anderswo in der EU: Wurde die Skatteverket benachrichtigt, und lässt sich die Aufzeichnung von Schweden aus sofort öffnen?
- Ist die aufbewahrte Datei die zur Zeit der Fahrt erstellte, unverändert, und keine spätere Abschrift?
- Überdauert die Kopie das Telefon und jede App darauf? Sieben Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem das räkenskapsår endete, sind eine lange Zeit.
Was DriveHub ändert, und was nicht
Eine körjournal aus Papier in einer Schublade in Schweden erfüllt 7 kap. 2 § ohne jede Mühe. Software macht die Frage des Aufbewahrungsorts nicht einfacher. Was Software ändert, ist die Aufzeichnung: Niemand rekonstruiert im März ein Jahr voller Startadressen und Kilometerstände, und eine Rekonstruktion ist nicht die Aufzeichnung, die Sie nach 7 kap. 1 § aufbewahren sollen.
DriveHub zeichnet jede Fahrt im Hintergrund auf und fragt hinterher, welche geschäftlich waren. Der Bericht enthält, unter den Überschriften der Skatteverket, das Datum, beide Adressen, die Strecke, den Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt und an den Jahresgrenzen, den Zweck in Ihren eigenen Worten und das Unternehmen oder die Kontaktperson, die Sie aufgesucht haben.
Wo DriveHub sie aufbewahrt, offen gesagt. Ihre Fahrten entstehen auf Ihrem iPhone und bleiben dort oder in Ihrer eigenen privaten iCloud-Datenbank, die zu Ihrem Apple Account gehört. DriveHub bestimmt nicht, wo Apple diese Datenbank speichert, und kann Ihnen nicht sagen, ob eine Kopie dort als in Schweden aufbewahrt gilt. DriveHub kann sie nicht lesen. PDF-, Excel- und CSV-Exporte werden auf dem Telefon erstellt und funktionieren offline. Damit hat ein Einzelunternehmer eine Datei, die er so aufbewahren kann, wie sie erstellt wurde — in Schweden, auf einem Drucker oder auf Papier. Diesen Schritt gehen Sie selbst, und nichts hier behauptet, dass die Cloud-Kopie allein 7 kap. erfüllt.
Diese Seite gibt wieder, was bokföringslagen und die Skatteverket sagen, und nennt die Paragrafen, damit Sie sie nachprüfen können. Sie ist keine Steuerberatung. Sie kennt Ihre Umstände nicht. Wenn es um Geld geht, fragen Sie Ihren revisor — und bringen Sie die körjournal mit.
Die vollständige Regel mit ihren Rechtsquellen: Schweden: Anforderungen an das Fahrtenbuch.