Landveiledning · Norge

Norge har to dokumenter for kjøring, og bare ett av dem kan være en app du har installert selv

To dokumenter, ett tema

De fleste norske råd om kjøregodtgjørelse handler om én av to ting, og sier sjelden hvilken.

• Reiseregningen — dokumentet som gir grunnlag for trekkfri kilometergodtgjørelse, med innhold fastsatt i skattebetalingsforskriften § 5-6-12 ellevte ledd.
• Kjøreboken, en løpende oversikt over bruken av bilen, som Skatteetaten beskriver i Skatte-ABC — og der den elektroniske formen, B-5-4.2, har to vilkår de fleste apper ikke kan oppfylle.

De overlapper nok til å se ut som de kan byttes om. Det kan de ikke, og det er den andre som overrasker folk.

Hva reiseregningen må inneholde

§ 5-6-12 ellevte ledd, ordrett:

• "arbeidstakerens navn og adresse og underskrift"
• "dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise"
• "formålet med reisen"
• "hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på"
• "fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer"
• "totalt utkjørt distanse"
• "navn på passasjer det kreves passasjertillegg for"

Forskriften nevner selv GPS, og det er uvanlig: den samlede distansen kan være "beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram". Elektronisk dokumentasjon er ikke bare tålt her, den er forutsatt.

Norge er landet som vil ha passasjerens navn

1 kr/km per passasjer, i tillegg til grunnsatsen på 3,50 — og i motsetning til Østerrike, Finland og Storbritannia, som også betaler passasjertillegg, ber Norge om navnet. De tre setter et tall på pengene; Norge setter et navn på dokumentet.

Det krever heller ingen ordning hos arbeidsgiveren. Takseringsreglene § 1-3-20 gir selvstendig næringsdrivende de samme ordene: "Har skattepliktige har hatt med passasjerer, økes satsene ovenfor med kr 1,00 per km per passasjer." Tillegget på 1 kr/km for tilhenger eller utstyr, og 1 kr/km for skogs- og anleggsvei, er også reelle — og ingen av dem er noe en app kan observere.

Kjøreboken er en vei ingen app du har installert selv, kan gå

Skatte-ABC B-5-4.2, om den elektroniske kjøreboken:

"Skattyter kan også benytte en GPS-basert elektronisk kjørebok. Denne skal registrere faktisk kjørt distanse, dato og klokkeslett. Kjøreboken skal ikke gi mulighet for å rette eller slette disse opplysningene. … For lønnstaker skal den elektroniske kjøreboken anskaffes og administreres av arbeidsgiver."

To vilkår, og de handler om programvaren, ikke om kjøringen. Forbudet gjelder muligheten: en logg som gjør en endring synlig, er ikke en logg som hindrer den, og enhver app der du kan slette turer, stryker rett ut på slette-halvdelen. Og for en lønnstaker må kjøreboken være anskaffet og administrert av arbeidsgiveren, noe en app du har installert selv ikke er, uansett hva den registrerer.

Rekkevidden er smalere enn den ser ut ved første lesning. Forbudet mot endringer gjelder bare distanse, dato og klokkeslett — formålsfeltet er ment å fylles ut av sjåføren. Og B-5-4.1 sier at det hele er frivillig: "Skattyter har ikke plikt til å føre kjørebok. Skattemyndighetene kan heller ikke pålegge skattyter dette." Ingen er forpliktet til å føre en. Det er én vei en nordmann kan velge, og reiseregningen er den andre.

Hva kjøreboken krever, hvis du fører en

B-5-4.1: den skal "fortløpende og daglig registrere bruken av bilen i yrket", og "angi utgangspunktet for dagens kjøring, hvilket firma, byggeplass eller lignende som er besøkt, hvor kjøringen avsluttes og kjørelengden ifølge kilometertelleren". Kilometertelleren leses av minst månedlig, ikke for hver tur. Formålet må være konkret og etterprøvbart, og Skatteetatens eget eksempel er «Kundebesøk hos Olsen Bygg AS, Drammen» — hvem som ble besøkt, er en del av formålet, ikke valgfri pynt.

Fem år, ikke de ti som fortsatt står publisert

Bokføringsloven § 13 annet ledd: fem år etter regnskapsårets slutt, siden kjøreboken og reiseregningen er dokumentasjon av bokførte opplysninger.

Skatteetatens egen uttalelse om kjørebok — prinsipputtalelsen Bruk av arbeidsgivers bil – krav til dokumentasjon av 12. desember 2010 — sier fortsatt "den skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt". Klassifiseringen den fastslår, står seg; tallet er fra før 2014, og Skatteetatens egen kunngjøring tidfester endringen: nedkortingen til fem år trådte i kraft 1. februar 2014. Den som siterer den siden ordrett, dobler fristen.

En lønnstaker har ingen bokføringsplikt og dermed ingen egen frist; gulvet er femårsfristen for endring i skatteforvaltningsloven § 12-6.

Hva svikt koster

Den trekkfrie delen av godtgjørelsen — 3,50 av 5,30 kr/km — blir skattepliktig.

Hvorfor en app og ikke en notatbok

Ingenting av dette krever programvare, og ett av de to dokumentene er noe programvare av denne typen ikke kan være. Det en app endrer, er reiseregningen, der det som går tapt aldri er distansen: det er årsaken til en omkjøring en torsdag i juni, det nøyaktige stedet du kjørte fra, og navnet på kollegaen du hadde med og krevde 1 kr/km for.

DriveHub registrerer hver tur i bakgrunnen og spør etterpå hvilke som var jobb. Rapporten har listen i ellevte ledd — navnet og adressen din, dato for avreise og hjemkomst, formålet med dine egne ord, reiseruten med utgangs- og endepunkt og ditt notat om eventuelle omkjøringer, samlet distanse, og passasjerene med navn, som bare i Norge spørres om på turskjermen.

Hva den er, sagt rett ut: en reiseregning, ikke den elektroniske kjøreboken. Den veien krever en logg ingen kan rette eller slette, og for en lønnstaker en som arbeidsgiveren stiller til rådighet. Ingen er forpliktet til å føre en.

Denne siden gjengir hva forskriften og Skatte-ABC sier, og oppgir leddet slik at du kan etterprøve det. Det er ikke skatterådgivning, og den kjenner ikke din situasjon. Når det gjelder penger — spør regnskapsføreren din, og ta med reiseregningen.