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Sette anni, ma da quando? Conservare una rittenregistratie olandese, e quando parte il conteggio
La cifra olandese è nota: sette anni. Meno noto è che i sette anni partono quando una registrazione smette di essere attuale, e per la rittenregistratie di un’auto aziendale questo può avvenire anni dopo il viaggio.
La risposta breve
Sette anni, per l’AWR art. 52 lid 4. Secondo la regola della Belastingdienst, i sette anni partono quando la registrazione smette di essere attuale, non il 31 dicembre. Per una rittenregistratie tenuta per un’auto aziendale, di solito è il giorno in cui l’auto smette di essere a tua disposizione. Con questa lettura, un’auto che hai guidato per tre anni fa partire i suoi sette anni alla fine di quei tre.
La regola vincola l’administratieplichtige, cioè l’impresa, l’imprenditore o il sostituto d’imposta. Non vincola il dipendente. E il prezzo di una registrazione che non si riesce a produrre non è una multa. L’onere della prova passa a te.
Il conteggio parte da quando una registrazione smette di essere attuale
La maggior parte delle regole di conservazione conta dalla fine di un anno. In Svezia è la fine dell’anno solare in cui si è chiuso l’esercizio. In Danimarca è la fine dell’esercizio a cui si riferisce il materiale. Un lettore olandese che conosce una delle due darà per scontata la stessa forma in patria, e sbaglia.
La Belastingdienst enuncia la propria regola in due frasi: "Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn." Finché i dati sono attuali fanno parte dell’amministrazione, e il periodo di conservazione parte solo quando smettono di esserlo.
Una rittenregistratie è attuale finché l’auto che descrive è a tua disposizione. È la prova alla base del test dei 500 chilometri privati della Wet LB art. 13bis lid 3, e quel test si ripete ogni anno solare in cui l’auto è a tua disposizione. Secondo la regola della Belastingdienst, il registro di un’auto disponibile per tre anni fa partire i suoi sette anni solo quando la disponibilità finisce, quindi i viaggi di gennaio del primo anno si conservano dieci anni o più.
La conseguenza pratica è semplice. Non buttare i primi anni di un registro finché l’auto è ancora tua. Ciascuno di quegli anni fa ancora parte di una registrazione viva.
Chi vincolano i sette anni?
L’art. 52 lid 2 elenca chi è administratieplichtig: enti, imprenditori e sostituti d’imposta. Il dipendente non è nell’elenco.
Questo tocca il caso olandese più comune, un dipendente con un’auto van de zaak che ha una Verklaring geen privégebruik auto e tiene un registro a sostegno. Un registro tenuto privatamente a questo scopo non ha alcun periodo di conservazione legale proprio. Ce l’ha la copia del datore di lavoro nelle buste paga. L’obbligo spetta a chi gestisce le buste paga, non a chi guida.
Non è un motivo per conservare meno. Il registro resta l’unica prova che l’auto è rimasta sotto i 500 chilometri privati, e perdere quella partita costa la bijtelling per l’anno intero più una naheffingsaanslag, come spiega l’articolo sui 500 chilometri. Un dipendente senza un periodo legale ha comunque tutte le ragioni per conservare il registro quanto deve conservarlo il datore di lavoro.
Un imprenditore è in una posizione diversa. Un’auto tenuta come bene d’impresa ha una sua registrazione prescritta dalla Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001 art. 9, parola per parola lo stesso elenco dell’art. 3.13 per il dipendente. Un imprenditore che guida un’auto privata e deduce la cifra a chilometro non ha alcuna forma prescritta. Quell’imprenditore è in regime di vrije bewijsleer, pur sempre dentro l’art. 52, quindi l’amministrazione deve reggere e i sette anni valgono per lei.
Un altro formato è ammesso, una registrazione incompleta no
Altri due punti dell’art. 52 riguardano un registro digitale.
- Il lid 5 permette espressamente di trasferire l’amministrazione su un altro supporto, purché i dati restino completi e leggibili. Una copia esportata di un registro elettronico è proprio il tipo di trasferimento che prevede, purché lungo la strada non si perda nulla.
- Il lid 6 vuole che l’amministrazione sia verificabile entro un tempo ragionevole. Una registrazione che esiste ma non si riesce a produrre e controllare in tempo ragionevole non lo rispetta.
Quello che i due punti lasciano fuori è una registrazione che esiste solo dentro un programma che potresti smettere di usare. Sette anni dalla fine della disponibilità di un’auto possono andare oltre la vita di un telefono, di un abbonamento o di un’app. Un piano di conservazione che dipende dal fatto che il dispositivo di registrazione esista ancora non è davvero un piano di conservazione.
Quanto costa sbagliare: l’onere si inverte
La sanzione non è una stima che l’ispettore deve giustificare. Una volta emessa una informatiebeschikking irrevocabile, l’onere della prova si capovolge. L’accertamento resta valido "tenzij is gebleken dat en in hoeverre die belastingaanslag … onjuist is" (art. 25 lid 3, art. 27e). Resta valido a meno che tu non dimostri che è sbagliato, e di quanto.
Per una rittenregistratie la contesa si ribalta completamente. La domanda smette di essere se l’ispettore sa dimostrare che hai guidato più di 500 chilometri privati. Diventa se tu sai dimostrare di non averlo fatto, anni dopo e senza la registrazione nata proprio per provarlo.
L’elenco dei campi che quella registrazione deve contenere (marca, tipo, targa, periodo di disponibilità e, per ogni viaggio, data, contachilometri, indirizzi, percorso alternativo e natura) è nello stesso articolo. Per la stessa domanda nel diritto tedesco, dove il periodo è fissato ancora in un altro modo, vedi perché in Germania sono dieci anni e non otto.
Prima di cancellare qualcosa
- L’auto è ancora a tua disposizione? Allora tutto il registro è ancora attuale, e niente al suo interno ha superato il periodo.
- La disponibilità è finita? Conta sette anni da quella data, non dalla fine dell’anno di ogni viaggio.
- Sei un dipendente? Non hai un periodo legale tuo, ma la copia del datore di lavoro sì. Conserva la tua almeno altrettanto, perché la contesa sulla bijtelling è tua.
- Sei un imprenditore? I sette anni sono tuoi, qualunque delle due strade per l’auto propria tu segua.
- La registrazione è in una forma che puoi ancora aprire e consegnare in tempo ragionevole, senza il programma che l’ha creata?
Una rittenregistratie completa, non solo conservata
Una rittenregistratie di carta conservata sette anni dopo che l’auto non è più tua rispetta la regola. Quello che il software cambia è se la registrazione è abbastanza completa da valere la pena di conservarla, e un registro a cui mancano i viaggi privati non regge, per quanto a lungo lo si conservi.
DriveHub registra ogni viaggio in background e chiede dopo quali erano di lavoro, quindi i viaggi privati sono nella registrazione che tu ci abbia pensato o no al momento. Il report stampa marca e targa dell’auto e il periodo in cui è stata a tua disposizione. La fine di quel periodo è la data da cui contano i sette anni. Per ogni viaggio stampa la data, il contachilometri all’inizio e alla fine, entrambi gli indirizzi e se il viaggio era di lavoro o privato.
Conserva il report esportato, non solo i viaggi sul telefono. DriveHub tiene i tuoi viaggi sul tuo iPhone e nel tuo iCloud privato, e crea le esportazioni PDF, Excel e CSV sul telefono. Un file è ciò che il lid 5 ti permette di conservare, e resta leggibile che DriveHub sia ancora sul tuo telefono o no.
Questa pagina riporta ciò che dicono l’Algemene wet inzake rijksbelastingen e la Belastingdienst, e indica gli articoli perché tu possa verificarlo. Non costituisce consulenza fiscale e non può tenere conto della tua situazione. Quando ci sono di mezzo dei soldi, chiedi al tuo belastingadviseur — e porta l’amministrazione.
La regola completa, con le norme da cui deriva: Paesi Bassi: requisiti del registro chilometri.