DriveHubGuia por país · Holanda
Sete anos a partir de quando? A guarda da rittenregistratie holandesa, e quando o relógio começa
O número holandês é conhecido: sete anos. Menos gente sabe que os sete anos começam quando um registro deixa de ser atual, o que, na rittenregistratie de um carro da empresa, pode ser anos depois do trajeto.
A resposta curta
Sete anos, pelo AWR art. 52 lid 4. Lidos com a regra da Belastingdienst, os sete anos começam quando o registro deixa de ser atual, e não em 31 de dezembro. Para uma rittenregistratie mantida para um carro da empresa, isso em geral é o dia em que o carro deixa de estar à sua disposição. Nessa leitura, um carro que você dirigiu por três anos começa a contar os seus sete anos no fim desses três.
A regra obriga o administratieplichtige, ou seja, a empresa, o empresário ou o agente de retenção. Ela não obriga o empregado. E o custo de um registro que não pode ser apresentado não é uma multa. O ônus da prova passa para você.
O relógio corre a partir de quando o registro deixa de ser atual
A maioria das regras de guarda conta a partir do fim de um ano. Na Suécia, é o fim do ano civil em que o exercício se encerrou. Na Dinamarca, é o fim do exercício a que o material se refere. Um leitor holandês que conhece qualquer uma delas vai supor o mesmo formato em casa, e a suposição está errada.
A Belastingdienst resume a própria regra em duas frases: "Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn." Enquanto os dados continuam atuais, eles fazem parte da administração, e o prazo de guarda só começa quando deixam de ser atuais.
Uma rittenregistratie é atual enquanto o carro que ela descreve estiver à sua disposição. Ela é a prova por trás do teste dos 500 quilômetros particulares da Wet LB art. 13bis lid 3, e esse teste se repete em cada ano civil em que o carro está à sua disposição. Lido com a regra da Belastingdienst, o registro de um carro disponível por três anos só começa os seus sete anos quando a disponibilidade termina, então as viagens do primeiro janeiro são guardadas por dez anos ou mais.
A consequência prática é simples. Não jogue fora os primeiros anos de um registro enquanto o carro ainda for seu. Cada um desses anos ainda faz parte de um registro vivo.
A quem os sete anos obrigam?
O art. 52 lid 2 lista quem é administratieplichtig: entidades, empresários e agentes de retenção. O empregado não está na lista.
Isso afeta o caso holandês mais comum: um empregado com auto van de zaak que tem uma Verklaring geen privégebruik auto e mantém um registro para sustentá-la. Um registro mantido por conta própria com essa finalidade não tem prazo legal de guarda próprio. A cópia da folha de pagamento do empregador tem. O dever é de quem administra a folha, não do motorista.
Isso não é motivo para guardar menos. O registro continua sendo a única prova de que o carro ficou abaixo dos 500 quilômetros particulares, e o custo de perder essa discussão é a bijtelling do ano inteiro mais uma naheffingsaanslag, como explica o artigo dos 500 quilômetros. Um empregado sem prazo legal ainda tem todos os motivos para guardar o registro pelo tempo que o empregador precisa guardar.
O empresário está em outra posição. Um carro mantido como ativo da empresa tem um registro prescrito próprio pela Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001, art. 9, palavra por palavra a mesma lista do art. 3.13 do empregado. Um empresário que dirige um carro particular e deduz o valor por quilômetro não tem forma prescrita nenhuma. Esse empresário está sob a vrije bewijsleer, a prova livre, ainda dentro do art. 52, então a administração precisa se sustentar e os sete anos se aplicam a ela.
Outro formato é permitido, um registro incompleto não
Mais duas partes do art. 52 dizem respeito a um registro digital.
- O lid 5 permite expressamente converter a administração para outro suporte, desde que os dados continuem completos e legíveis. Uma cópia exportada de um registro eletrônico é o tipo de conversão que ele prevê, desde que nada se perca no caminho.
- O lid 6 exige que a administração possa ser auditada num prazo razoável. Um registro que existe, mas não pode ser apresentado e conferido num prazo razoável, não cumpre essa exigência.
O que esses dois deixam de fora é um registro que só existe dentro de um programa que você pode parar de usar. Sete anos a partir do fim da disponibilidade de um carro podem durar mais do que um celular, uma assinatura ou um app. Um plano de guarda que depende de o aparelho que registrou ainda existir não é de fato um plano de guarda.
O que custa não cumprir: o ônus se inverte
A sanção não é uma estimativa que o fiscal precise justificar. Depois de emitida uma informatiebeschikking irrevogável, o ônus da prova se inverte. O lançamento se mantém "tenzij is gebleken dat en in hoeverre die belastingaanslag … onjuist is" (art. 25 lid 3, art. 27e). Ele se mantém a menos que você mostre que está errado, e em quanto.
Para uma rittenregistratie, isso vira a discussão do avesso. A pergunta deixa de ser se o fiscal consegue mostrar que você dirigiu mais de 500 quilômetros particulares. Passa a ser se você consegue mostrar que não dirigiu, anos depois e sem o registro feito para provar isso.
A lista de campos que esse registro precisa ter (marca, modelo, placa, o período de disponibilidade e, por viagem, a data, o hodômetro, os endereços, o desvio de rota e a natureza da viagem) está no mesmo artigo. Para a mesma pergunta no direito alemão, onde o prazo é definido de outro jeito ainda, veja por que dez anos, e não oito, na Alemanha.
Antes de apagar qualquer coisa
- O carro ainda está à sua disposição? Então o registro inteiro ainda é atual, e nada nele passou do prazo.
- A disponibilidade terminou? Conte sete anos a partir dessa data, e não do fim do ano de cada viagem.
- Você é empregado? Você não tem prazo legal próprio, mas a cópia do empregador tem. Guarde a sua pelo menos esse tempo, porque a discussão da bijtelling é sua.
- Você é empresário? Os sete anos são seus, seja qual for das duas vias de carro próprio que você usa.
- O registro está num formato que você ainda consegue abrir e entregar num prazo razoável, sem o programa que o criou?
Uma rittenregistratie completa, não só guardada
Uma rittenregistratie em papel guardada por sete anos depois que o carro deixa de ser seu cumpre a regra. O que o software muda é se o registro está completo o bastante para valer a pena guardá-lo, e um registro sem as viagens particulares falha por mais tempo que seja guardado.
O DriveHub registra cada trajeto em segundo plano e pergunta depois quais foram a trabalho, então as viagens particulares estão no registro quer você tenha pensado nelas na hora, quer não. O relatório imprime a marca do carro, a placa e o período em que ele esteve à sua disposição. O fim desse período é a data a partir da qual os sete anos são contados. Para cada viagem, ele imprime a data, o hodômetro no início e no fim, os dois endereços e se a viagem foi a trabalho ou particular.
Guarde o relatório exportado, e não só as viagens no celular. O DriveHub guarda as suas viagens no seu iPhone e no seu próprio iCloud privado, e gera exportações em PDF, Excel e CSV no próprio celular. Um arquivo é o que o lid 5 permite guardar, e ele continua legível esteja o DriveHub ainda no seu celular ou não.
Esta página reproduz o que dizem a Algemene wet inzake rijksbelastingen e a Belastingdienst, e identifica os artigos para que você possa conferir. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o seu belastingadviseur — e leve a administração.
A regra completa, com as normas de onde ela vem: Holanda: requisitos do registro de quilometragem.