Гид по стране · Нидерланды

Семь лет — но с какого момента? Хранение нидерландской rittenregistratie и начало отсчёта

Автор: Andrei Zamiralov · Обновлено 25 сентября 2026 г.

Нидерландскую цифру знают все: семь лет. Меньше людей знают, что эти семь лет начинаются, когда запись перестаёт быть актуальной, а для rittenregistratie служебного автомобиля это может случиться через годы после поездки.

Коротко

Семь лет по AWR art. 52 lid 4. Если читать вместе с правилом Belastingdienst, налоговой службы Нидерландов, семь лет начинаются, когда запись перестаёт быть актуальной, а не 31 декабря. Для rittenregistratie — журнала поездок — служебного автомобиля это обычно день, когда машина перестаёт быть в вашем распоряжении. При таком прочтении у машины, на которой вы ездили три года, семилетний отсчёт начинается в конце этих трёх лет.

Правило обязывает administratieplichtige — того, кто обязан вести учёт: предприятие, предпринимателя или налогового агента. Работника оно не обязывает. А цена записи, которую нельзя предъявить, — не штраф. Бремя доказывания переходит на вас.

Отсчёт идёт с момента, когда запись теряет актуальность

Большинство правил о хранении считают с конца года. В Швеции — с конца календарного года, в котором закрылся финансовый год. В Дании — с конца финансового года, к которому относятся материалы. Нидерландский читатель, знакомый с одним из них, предположит то же устройство и у себя — и ошибётся.

Belastingdienst излагает своё правило в двух предложениях: «Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn.» Пока данные актуальны, они часть учёта, и срок хранения начинается только тогда, когда они перестают быть актуальными.

Rittenregistratie актуальна, пока описываемая ею машина остаётся в вашем распоряжении. Это доказательство для проверки 500 личных километров по Wet LB art. 13bis lid 3, и эта проверка повторяется каждый календарный год, пока машина в вашем распоряжении. Если читать вместе с правилом Belastingdienst, журнал машины, которая была у вас три года, начинает свои семь лет, только когда распоряжение машиной заканчивается, так что поездки первого января хранятся десять лет или дольше.

Практический вывод прост. Не выбрасывайте первые годы журнала, пока машина ещё у вас. Каждый из этих лет — всё ещё часть живой записи.

Кого обязывают семь лет?

Art. 52 lid 2 перечисляет, кто administratieplichtig: организации, предприниматели и налоговые агенты. Работника в этом списке нет.

Это касается самого частого нидерландского случая — работника с auto van de zaak, служебным автомобилем, у которого есть Verklaring geen privégebruik auto, заявление об отсутствии личного пользования, и который ведёт журнал, чтобы его подтвердить. Журнал, который работник ведёт для этого сам, не имеет собственного установленного законом срока хранения. Он есть у копии в зарплатном учёте работодателя. Обязанность лежит на том, кто ведёт зарплатный учёт, а не на водителе.

Это не повод хранить меньше. Журнал по-прежнему единственное доказательство того, что машина осталась в пределах 500 личных километров, а цена проигранного спора — bijtelling за весь год плюс naheffingsaanslag, доначисление налога, как описано в статье о 500 километрах. У работника без установленного срока всё равно есть все причины хранить запись столько же, сколько обязан работодатель.

Положение предпринимателя другое. Для автомобиля, числящегося в активах бизнеса, есть своя предписанная запись по Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001 art. 9 — слово в слово тот же перечень, что и в art. 3.13 для работника. У предпринимателя, который ездит на личной машине и вычитает покилометровую сумму, предписанной формы нет вовсе. Такой предприниматель подпадает под vrije bewijsleer, свободу доказательств, но остаётся в рамках art. 52, так что его учёт должен выдерживать проверку, и семь лет к нему относятся.

Другой формат допустим, неполная запись — нет

Ещё две части art. 52 касаются цифрового журнала.

Lid 5 прямо разрешает переносить учёт на другой носитель при условии, что данные остаются полными и читаемыми. Выгруженная копия электронного журнала — как раз такой перенос, если по дороге ничего не потерялось.
Lid 6 требует, чтобы учёт можно было проверить в разумный срок. Запись, которая существует, но которую нельзя предъявить и проверить в разумный срок, этому не отвечает.

За пределами этих двух частей остаётся запись, которая существует только внутри программы, которой вы можете перестать пользоваться. Семь лет с конца распоряжения машиной могут пережить телефон, подписку или приложение. План хранения, который зависит от того, что записывающее устройство всё ещё будет под рукой, на самом деле планом хранения не является.

Чем грозит нарушение: бремя доказывания переворачивается

Санкция — это не оценка, которую инспектор должен обосновать. Как только вынесено окончательное informatiebeschikking — решение о том, что вы не выполнили обязанность предоставить сведения, — бремя доказывания переворачивается. Начисление остаётся в силе, «tenzij is gebleken dat en in hoeverre die belastingaanslag … onjuist is» (art. 25 lid 3, art. 27e), — если только вы не покажете, что оно неверно и насколько.

Для rittenregistratie это полностью меняет спор. Вопрос уже не в том, может ли инспектор показать, что вы проехали больше 500 личных километров. Вопрос в том, можете ли вы показать, что не проехали, — спустя годы и без записи, которая для этого и велась.

Перечень граф, которые должна содержать эта запись (марка, модель, номер, период распоряжения, а по каждой поездке — дата, одометр, адреса, отклонение от маршрута и характер поездки), описан в той же статье. О том же вопросе в немецком праве, где срок установлен ещё иначе, см. почему в Германии десять лет, а не восемь.

Прежде чем что-то удалять

Машина всё ещё в вашем распоряжении? Тогда весь журнал ещё актуален, и ни одна его часть не пережила свой срок.
Распоряжение закончилось? Считайте семь лет с этой даты, а не с конца года каждой поездки.
Вы работник? Собственного установленного срока у вас нет, но у копии работодателя он есть. Храните свою хотя бы столько же, потому что спор о bijtelling — ваш.
Вы предприниматель? Семь лет — ваши, по какому бы из двух вариантов с личной машиной вы ни шли.
Можно ли открыть запись и предъявить её в разумный срок без программы, которая её создала?

Rittenregistratie должна быть полной, а не только сохранённой

Бумажная rittenregistratie, которую хранят семь лет после того, как машина перестала быть вашей, правилу отвечает. Программа меняет другое — достаточно ли запись полна, чтобы её стоило хранить: журнал без личных поездок не проходит, сколько бы его ни хранили.

DriveHub записывает каждую поездку в фоне и потом спрашивает, какие были служебными, так что личные поездки попадают в запись, думали вы о них в тот момент или нет. В отчёте указаны марка машины, номер и период, когда она была в вашем распоряжении. Конец этого периода — та дата, с которой считаются семь лет. По каждой поездке указаны дата, одометр в начале и в конце, оба адреса и была ли поездка служебной или личной.

Храните выгруженный отчёт, а не только поездки на телефоне. DriveHub хранит ваши поездки на вашем iPhone и в вашем собственном личном iCloud и делает выгрузку в PDF, Excel и CSV прямо на телефоне. Именно файл lid 5 позволяет вам хранить, и он остаётся читаемым, есть DriveHub на вашем телефоне или нет.

Эта страница излагает то, что говорят Algemene wet inzake rijksbelastingen и Belastingdienst, и называет статьи, чтобы вы могли проверить. Это не налоговая консультация. Ваших обстоятельств она учесть не может. Когда речь о деньгах, обратитесь к своему belastingadviseur — и возьмите с собой записи.

Полное правило со ссылками на нормативные акты: Нидерланды: требования к журналу пробега.