DriveHubVodnik po državi · Nizozemska
Sedem let od kdaj? Hramba nizozemske rittenregistratie in kdaj začne teči rok
Nizozemska številka je znana: sedem let. Manj ljudi ve, da sedem let začne teči, ko zapis preneha biti aktualen, kar je pri rittenregistratie za službeni avto lahko leta po vožnji.
Kratek odgovor
Sedem let, po AWR art. 52 lid 4. Če ga beremo skupaj s pravilom Belastingdiensta, sedem let začne teči, ko zapis preneha biti aktualen, ne 31. decembra. Pri rittenregistratie, vodeni za službeni avto, je to navadno dan, ko vam avto preneha biti na voljo. Po tem branju avto, ki ste ga vozili tri leta, svoj sedemletni rok začne šteti ob koncu teh treh let.
Pravilo zavezuje administratieplichtige, torej podjetje, podjetnika ali plačnika davčnega odtegljaja. Zaposlenega ne zavezuje. In posledica zapisa, ki ga ne morete predložiti, ni globa. Dokazno breme preide na vas.
Rok teče od trenutka, ko zapis ni več aktualen
Večina pravil o hrambi šteje od konca nekega leta. Na Švedskem je to konec koledarskega leta, v katerem se je zaključilo poslovno leto. Na Danskem je to konec poslovnega leta, na katero se gradivo nanaša. Nizozemski bralec, ki pozna eno od teh dveh, bo domneval enako obliko tudi doma, in ta domneva je napačna.
Belastingdienst svoje pravilo zapiše v dveh stavkih: "Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn." Dokler so podatki še aktualni, so del administracije, rok hrambe pa začne teči šele, ko prenehajo biti aktualni.
Rittenregistratie je aktualna, dokler vam je avto, ki ga opisuje, na voljo. Je dokaz za preizkus 500 zasebnih kilometrov po Wet LB art. 13bis lid 3, ta preizkus pa se ponovi vsako koledarsko leto, ko vam je avto na voljo. Če pravilo Belastingdiensta beremo tako, evidenca za avto, ki vam je bil na voljo tri leta, svojih sedem let začne šteti šele, ko razpoložljivost preneha, zato se vožnje iz prvega januarja hranijo deset let ali več.
Praktična posledica je preprosta. Ne mečite stran prvih let evidence, dokler je avto še vaš. Vsako od teh let je še del živega zapisa.
Koga zavezuje sedem let?
Art. 52 lid 2 našteva, kdo je administratieplichtig: organi, podjetniki in plačniki davčnega odtegljaja. Zaposlenega na seznamu ni.
To zadeva najpogostejši nizozemski primer, zaposlenega z auto van de zaak, ki ima Verklaring geen privégebruik auto in vodi evidenco, da jo podpre. Evidenca, ki jo zasebno vodi za ta namen, nima lastnega zakonskega roka hrambe. Ima ga delodajalčeva kopija za plače. Obveznost je pri tistem, ki vodi obračun plač, ne pri vozniku.
To ni razlog, da bi hranili manj. Evidenca je še vedno edini dokaz, da je avto ostal pod 500 zasebnimi kilometri, izguba tega spora pa stane bijtelling za vse leto in naheffingsaanslag, kot pojasnjuje članek o 500 kilometrih. Zaposleni brez zakonskega roka ima še vedno vse razloge, da zapis hrani toliko časa, kot ga mora delodajalec.
Podjetnik je v drugačnem položaju. Avto v poslovnem premoženju ima svoj predpisani zapis po Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001 art. 9, dobesedno enak seznam kot zaposlenčev art. 3.13. Podjetnik, ki vozi zasebni avto in uveljavlja znesek na kilometer, sploh nima predpisane oblike. Tak podjetnik je pod vrije bewijsleer, še vedno znotraj art. 52, zato mora administracija zdržati, sedem let pa velja zanjo.
Druga oblika je dovoljena, nepopoln zapis ni
Še dva dela art. 52 zadevata digitalno evidenco.
- Lid 5 izrecno dovoljuje prenos administracije na drug nosilec, če podatki ostanejo popolni in berljivi. Izvožena kopija elektronske evidence je natanko takšen prenos, kot ga predvideva, če se na poti nič ne izgubi.
- Lid 6 zahteva, da je administracijo mogoče pregledati v razumnem času. Zapis, ki obstaja, a ga ni mogoče v razumnem času predložiti in preveriti, tej zahtevi ne zadosti.
Kar ta dva izpustita, je zapis, ki obstaja le v programu, ki ga morda nehate uporabljati. Sedem let od konca razpoložljivosti avta lahko traja dlje kot življenje telefona, naročnine ali aplikacije. Načrt hrambe, ki je odvisen od tega, da naprava za beleženje še obstaja, v resnici ni načrt hrambe.
Kaj stane kršitev: dokazno breme se obrne
Sankcija ni ocena, ki bi jo moral inšpektor utemeljiti. Ko je izdana nepreklicna informatiebeschikking, se dokazno breme obrne. Odmera obvelja, "tenzij is gebleken dat en in hoeverre die belastingaanslag … onjuist is" (art. 25 lid 3, art. 27e). Obvelja, razen če pokažete, da je napačna, in za koliko.
Pri rittenregistratie to spor povsem obrne. Vprašanje ni več, ali inšpektor lahko pokaže, da ste prevozili več kot 500 zasebnih kilometrov. Postane vprašanje, ali vi lahko pokažete, da jih niste, leta pozneje in brez zapisa, ki je bil narejen prav za ta dokaz.
Seznam polj, ki jih mora ta zapis vsebovati (znamka, tip, registrska tablica, obdobje razpoložljivosti ter za vsako vožnjo datum, stanje števca, naslovi, odstopajoča pot in značaj vožnje), je opisan v istem članku. Za isto vprašanje v nemškem pravu, kjer je rok spet določen drugače, glejte zakaj v Nemčiji deset let in ne osem.
Preden karkoli izbrišete
- Vam je avto še na voljo? Potem je vsa evidenca še aktualna in nič v njej ni preteklo svojega roka.
- Se je razpoložljivost končala? Sedem let štejte od tistega datuma, ne od konca leta posamezne vožnje.
- Ste zaposleni? Lastnega zakonskega roka nimate, delodajalčeva kopija pa ga ima. Svojo hranite vsaj tako dolgo, ker je spor o bijtelling vaš.
- Ste podjetnik? Sedem let je vaših, ne glede na to, po kateri od obeh poti za lastni avto greste.
- Je zapis v obliki, ki jo lahko še odprete in v razumnem času predložite, brez programa, ki ga je ustvaril?
Rittenregistratie, ki je popolna, ne le hranjena
Papirna rittenregistratie, hranjena sedem let po tem, ko avto ni več vaš, pravilu zadosti. Kar programska oprema spremeni, je to, ali je zapis dovolj popoln, da ga je vredno hraniti, evidenca brez zasebnih voženj pa pade ne glede na to, kako dolgo jo hranite.
DriveHub beleži vsako vožnjo v ozadju in šele pozneje vpraša, katere so bile službene, zato so zasebne vožnje v zapisu, ne glede na to, ali ste takrat mislili nanje. Poročilo natisne znamko avta, registrsko tablico in obdobje, ko vam je bil na voljo. Konec tega obdobja je datum, od katerega se šteje sedem let. Za vsako vožnjo natisne datum, stanje števca na začetku in koncu, oba naslova in ali je bila vožnja službena ali zasebna.
Hranite izvoženo poročilo, ne le voženj v telefonu. DriveHub vaše vožnje shranjuje v vašem iPhonu in v vašem lastnem zasebnem iCloudu, izvoze PDF, Excel in CSV pa naredi v telefonu. Datoteka je tisto, kar vam lid 5 dovoljuje hraniti, in ostane berljiva ne glede na to, ali je DriveHub še v vašem telefonu.
Ta stran navaja, kaj pravita Algemene wet inzake rijksbelastingen in Belastingdienst, in poimenuje člene, da lahko preverite. Ni davčni nasvet in ne pozna vaše situacije. Kadar gre za denar, vprašajte svojega davčnega svetovalca (belastingadviseur) — in vzemite administracijo s seboj.
Celotno pravilo z viri, iz katerih izhaja: Nizozemska: zahteve za evidenco voženj.