DriveHubLandsguide · Nederländerna
Sju år från när? Att spara en nederländsk rittenregistratie, och när klockan startar
Den nederländska siffran är välkänd: sju år. Färre vet att de sju åren börjar när ett underlag slutar vara aktuellt, vilket för en förmånsbils rittenregistratie kan vara flera år efter resan.
Det korta svaret
Sju år, enligt AWR art. 52 lid 4. Läst tillsammans med Belastingdienstens regel börjar de sju åren när underlaget slutar vara aktuellt, inte den 31 december. För en rittenregistratie (körjournal) som förs för en förmånsbil är det oftast dagen då bilen inte längre står till ditt förfogande. Med den läsningen startar sjuårsklockan för en bil du körde i tre år först när de tre åren är slut.
Regeln binder den administratieplichtige, alltså verksamheten, näringsidkaren eller den som ska göra skatteavdrag. Den binder inte den anställde. Och kostnaden för ett underlag som inte kan visas upp är inte böter. Bevisbördan flyttas till dig.
Klockan löper från när underlaget slutar vara aktuellt
De flesta arkiveringsregler räknar från slutet av ett år. I Sverige är det slutet av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. I Danmark är det slutet av det räkenskapsår materialet avser. En nederländsk läsare som har sett någon av dem antar samma form hemma, och antagandet är fel.
Belastingdienst uttrycker sin egen regel i två meningar: "Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn." Så länge uppgifterna är aktuella hör de till administrationen, och arkiveringstiden börjar först när de slutar vara aktuella.
En rittenregistratie är aktuell så länge bilen den beskriver står till ditt förfogande. Den är underlaget bakom testet med 500 privata kilometer i Wet LB art. 13bis lid 3, och testet görs om varje kalenderår bilen står till ditt förfogande. Läst tillsammans med Belastingdienstens regel börjar körjournalen för en bil som stått till förfogande i tre år sina sju år först när förfogandet upphör, så resorna från första januari sparas i tio år eller mer.
Den praktiska följden är enkel. Kasta inte de första åren av en körjournal medan bilen fortfarande är din. Vart och ett av de åren är fortfarande del av ett levande underlag.
Vem binder de sju åren?
Art. 52 lid 2 räknar upp vem som är administratieplichtig: organ, näringsidkare och de som ska göra skatteavdrag. En anställd finns inte på listan.
Det påverkar det vanligaste nederländska fallet, en anställd med auto van de zaak (förmånsbil) som har en Verklaring geen privégebruik auto och för körjournal för att styrka den. En körjournal som förs privat i det syftet har ingen egen lagstadgad arkiveringstid. Arbetsgivarens kopia i lönebokföringen har en. Skyldigheten ligger hos den som sköter lönerna, inte hos föraren.
Det är inget skäl att spara mindre. Körjournalen är fortfarande det enda beviset för att bilen stannade under 500 privata kilometer, och priset för att förlora den frågan är bijtelling för hela året plus en naheffingsaanslag (efterbeskattning), som artikeln om 500 kilometer beskriver. En anställd utan lagstadgad tid har ändå all anledning att spara underlaget lika länge som arbetsgivaren måste.
En näringsidkare står i en annan situation. En bil som hör till verksamheten har ett eget föreskrivet underlag enligt Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001 art. 9, ord för ord samma lista som den anställdes art. 3.13. En näringsidkare som kör en privat bil och drar av kilometerbeloppet har ingen föreskriven form alls. Den näringsidkaren omfattas av vrije bewijsleer (fri bevisprövning), fortfarande inom art. 52, så administrationen måste hålla och de sju åren gäller den.
Ett annat format är tillåtet, ett ofullständigt underlag är det inte
Två andra delar av art. 52 rör en digital körjournal.
- Lid 5 tillåter uttryckligen att administrationen förs över till en annan bärare, förutsatt att uppgifterna förblir fullständiga och läsbara. En exporterad kopia av en elektronisk körjournal är just den sortens överföring, förutsatt att inget går förlorat på vägen.
- Lid 6 kräver att administrationen kan granskas inom rimlig tid. Ett underlag som finns men inte kan tas fram och kontrolleras inom rimlig tid uppfyller inte det.
Det de två lämnar utanför är ett underlag som bara finns inuti ett program du kanske slutar använda. Sju år från slutet av en bils förfogande kan räcka längre än livet för en telefon, en prenumeration eller en app. En arkiveringsplan som hänger på att den registrerande enheten finns kvar är egentligen ingen arkiveringsplan.
Vad ett fel kostar: bevisbördan vänds
Sanktionen är inte en uppskattning som inspektören måste motivera. När ett slutligt informatiebeschikking (föreläggande) har meddelats vänds bevisbördan. Beslutet står sig "tenzij is gebleken dat en in hoeverre die belastingaanslag … onjuist is" (art. 25 lid 3, art. 27e). Det står sig om du inte visar att det är fel, och med hur mycket.
För en rittenregistratie vänder det tvisten helt. Frågan är inte längre om inspektören kan visa att du körde mer än 500 privata kilometer. Den blir om du kan visa att du inte gjorde det, flera år senare och utan det underlag som skapades för att bevisa det.
Listan över uppgifter underlaget måste innehålla (märke, typ, registreringsnummer, perioden bilen stod till förfogande, och för varje resa datum, mätarställning, adresser, avvikande rutt och resans karaktär) finns i samma artikel. För samma fråga i tysk rätt, där tiden bestäms på ännu ett sätt, se varför tio år och inte åtta i Tyskland.
Innan du raderar något
- Står bilen fortfarande till ditt förfogande? Då är hela körjournalen fortfarande aktuell, och inget i den har passerat sin tid.
- Har förfogandet upphört? Räkna sju år från det datumet, inte från slutet av året för varje resa.
- Är du anställd? Du har ingen egen lagstadgad tid, men arbetsgivarens kopia har det. Spara din minst lika länge, för tvisten om bijtelling är din.
- Är du näringsidkare? De sju åren är dina, vilken av de två vägarna för egen bil du än följer.
- Finns underlaget i en form du fortfarande kan öppna och lämna fram inom rimlig tid, utan programmet som skapade det?
Att hålla en rittenregistratie fullständig, inte bara sparad
En rittenregistratie på papper som sparas i sju år efter att bilen slutat vara din uppfyller regeln. Det programvaran ändrar är om underlaget är fullständigt nog att vara värt att spara, och en körjournal som saknar sina privata resor fallerar hur länge den än sparas.
DriveHub registrerar varje resa i bakgrunden och frågar efteråt vilka som var i tjänsten, så privata resor finns i underlaget oavsett om du tänkte på dem just då. Rapporten skriver ut bilens märke, registreringsnummer och perioden den stod till ditt förfogande. Slutet av den perioden är datumet de sju åren räknas från. För varje resa skriver den ut datum, mätarställningen vid start och slut, båda adresserna och om resan var i tjänsten eller privat.
Spara den exporterade rapporten, inte bara resorna i telefonen. DriveHub lagrar dina resor på din iPhone och i din egen privata iCloud, och gör exporter som PDF, Excel och CSV i telefonen. En fil är vad lid 5 låter dig spara, och den förblir läsbar oavsett om DriveHub fortfarande finns i din telefon.
Den här sidan återger vad Algemene wet inzake rijksbelastingen och Belastingdienst säger, och anger artiklarna så att du kan kontrollera. Det är inte skatterådgivning. Den kan inte ta hänsyn till din situation. När pengar står på spel — fråga din belastingadviseur, och ta med administrationen.
Hela regeln och källorna den bygger på: Nederländerna: krav på körjournalen.