DriveHubPrzewodnik po kraju · Holandia
Siedem lat, ale od kiedy? Przechowywanie holenderskiej rittenregistratie i start terminu
Holenderską liczbę zna każdy: siedem lat. Mniej osób wie, że te siedem lat zaczyna się dopiero wtedy, gdy zapis przestaje być aktualny, co przy ewidencji samochodu służbowego może nastąpić wiele lat po przejeździe.
Krótka odpowiedź
Siedem lat, zgodnie z AWR art. 52 lid 4. W połączeniu z regułą Belastingdienst te siedem lat zaczyna się, gdy zapis przestaje być aktualny, a nie 31 grudnia. Przy rittenregistratie prowadzonej dla samochodu służbowego to zwykle dzień, w którym samochód przestaje być do twojej dyspozycji. Przy takim odczytaniu samochód, którym jeździłeś przez trzy lata, uruchamia swój siedmioletni termin dopiero po tych trzech latach.
Przepis wiąże administratieplichtige, czyli firmę, przedsiębiorcę albo płatnika. Nie wiąże pracownika. A skutkiem zapisu, którego nie da się przedstawić, nie jest grzywna. Ciężar dowodu przechodzi na ciebie.
Termin biegnie od chwili, gdy zapis przestaje być aktualny
Większość przepisów o przechowywaniu liczy od końca jakiegoś roku. W Szwecji to koniec roku kalendarzowego, w którym zamknięto rok obrotowy. W Danii koniec roku obrotowego, którego dotyczy materiał. Czytelnik z Holandii, który zna którąś z tych reguł, założy, że u niego jest tak samo — i będzie w błędzie.
Belastingdienst ujmuje swoją regułę w dwóch zdaniach: „Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn.” Dopóki dane są aktualne, należą do administracji, a okres przechowywania zaczyna się dopiero wtedy, gdy przestają takie być.
Rittenregistratie jest aktualna tak długo, jak samochód, którego dotyczy, jest do twojej dyspozycji. To dowód w teście 500 kilometrów prywatnych z Wet LB art. 13bis lid 3, a ten test powtarza się w każdym roku kalendarzowym, w którym masz samochód. W połączeniu z regułą Belastingdienst ewidencja samochodu dostępnego przez trzy lata zaczyna swoje siedem lat dopiero wtedy, gdy dostęp się kończy, więc przejazdy z pierwszego stycznia przechowuje się dziesięć lat albo dłużej.
Praktyczny wniosek jest prosty. Nie wyrzucaj pierwszych lat ewidencji, dopóki samochód jest nadal twój. Każdy z tych roczników wciąż jest częścią żywego zapisu.
Kogo wiąże siedem lat?
Art. 52 lid 2 wylicza, kto jest administratieplichtig: podmioty, przedsiębiorcy i płatnicy. Pracownika na tej liście nie ma.
To dotyczy najczęstszego holenderskiego przypadku: pracownika z auto van de zaak, który ma Verklaring geen privégebruik auto i prowadzi ewidencję, żeby ją poprzeć. Ewidencja prowadzona prywatnie w tym celu nie ma własnego ustawowego okresu przechowywania. Ma go kopia płacowa pracodawcy. Obowiązek spoczywa na tym, kto prowadzi listę płac, a nie na kierowcy.
To nie powód, żeby przechowywać mniej. Ewidencja nadal jest jedynym dowodem, że samochód nie przekroczył 500 kilometrów prywatnych, a przegrana w tym sporze kosztuje bijtelling za cały rok plus naheffingsaanslag, jak wyjaśnia artykuł o 500 kilometrach. Pracownik bez ustawowego okresu i tak ma wszelkie powody, żeby przechowywać zapis co najmniej tak długo, jak musi to robić pracodawca.
Przedsiębiorca jest w innej sytuacji. Samochód zaliczony do majątku firmy ma własny wymagany zapis według Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001 art. 9, słowo w słowo tę samą listę co w przypadku pracownika w art. 3.13. Przedsiębiorca, który jeździ samochodem prywatnym i odlicza stawkę za kilometr, nie ma żadnej wymaganej formy. Obowiązuje go vrije bewijsleer, nadal w ramach art. 52, więc administracja musi się bronić, a siedem lat jej dotyczy.
Inny format wolno, niekompletny zapis nie
Dwie kolejne części art. 52 dotyczą ewidencji cyfrowej.
- Lid 5 wprost pozwala przenieść administrację na inny nośnik, pod warunkiem że dane pozostaną kompletne i czytelne. Wyeksportowana kopia ewidencji elektronicznej to właśnie taka konwersja, o ile po drodze nic nie zginie.
- Lid 6 wymaga, by administrację dało się skontrolować w rozsądnym czasie. Zapis, który istnieje, ale którego nie da się w rozsądnym czasie przedstawić i sprawdzić, tego nie spełnia.
Poza tymi dwoma przepisami zostaje zapis, który istnieje wyłącznie w programie, z którego możesz przestać korzystać. Siedem lat od końca dostępu do samochodu może trwać dłużej niż życie telefonu, subskrypcji czy aplikacji. Plan przechowywania, który zależy od tego, czy urządzenie rejestrujące nadal istnieje, tak naprawdę nie jest planem.
Ile kosztuje niedopełnienie: ciężar dowodu się odwraca
Sankcją nie jest szacunek, który inspektor musi uzasadnić. Gdy wydana zostanie ostateczna informatiebeschikking, ciężar dowodu się odwraca. Decyzja wymiarowa się utrzymuje, „tenzij is gebleken dat en in hoeverre die belastingaanslag … onjuist is” (art. 25 lid 3, art. 27e). Utrzymuje się, chyba że wykażesz, że jest błędna, i o ile.
Przy rittenregistratie to całkowicie odwraca spór. Pytanie przestaje brzmieć, czy inspektor wykaże, że przejechałeś więcej niż 500 kilometrów prywatnie. Brzmi, czy ty wykażesz, że nie — po latach i bez zapisu, który miał to udowodnić.
Listę rubryk, które ten zapis musi zawierać (marka, typ, numer rejestracyjny, okres dostępności, a przy każdym przejeździe data, stan licznika, adresy, odmienna trasa i charakter przejazdu), omawia ten sam artykuł. To samo pytanie w prawie niemieckim, gdzie okres ustalono jeszcze inaczej: dlaczego w Niemczech dziesięć lat, a nie osiem.
Zanim cokolwiek usuniesz
- Czy samochód jest nadal do twojej dyspozycji? Wtedy cała ewidencja jest wciąż aktualna i nic w niej nie przekroczyło okresu.
- Czy dostęp się skończył? Licz siedem lat od tej daty, a nie od końca roku każdego przejazdu.
- Jesteś pracownikiem? Nie masz własnego ustawowego okresu, ale kopia pracodawcy go ma. Przechowuj swoją co najmniej tak długo, bo spór o bijtelling jest twój.
- Jesteś przedsiębiorcą? Siedem lat dotyczy ciebie, niezależnie od tego, którą z dwóch dróg dla własnego samochodu wybrałeś.
- Czy zapis jest w formie, którą nadal możesz otworzyć i przedstawić w rozsądnym czasie, bez programu, który go utworzył?
Rittenregistratie kompletna, a nie tylko przechowywana
Papierowa rittenregistratie przechowywana siedem lat od chwili, gdy samochód przestał być twój, spełnia przepis. Oprogramowanie zmienia to, czy zapis jest na tyle kompletny, żeby w ogóle warto go było przechowywać — a ewidencja bez przejazdów prywatnych zawodzi bez względu na to, jak długo się ją trzyma.
DriveHub zapisuje każdy przejazd w tle, a potem pyta, które były służbowe, więc przejazdy prywatne są w zapisie niezależnie od tego, czy wtedy o nich myślałeś. Raport drukuje markę samochodu, numer rejestracyjny i okres, w którym był do twojej dyspozycji. Koniec tego okresu to data, od której liczy się siedem lat. Przy każdym przejeździe drukuje datę, stan licznika na początku i na końcu, oba adresy i to, czy przejazd był służbowy, czy prywatny.
Przechowuj wyeksportowany raport, nie tylko przejazdy w telefonie. DriveHub przechowuje twoje przejazdy w iPhonie i w twoim własnym prywatnym iCloud, a eksporty PDF, Excel i CSV tworzy w telefonie. To plik jest tym, co lid 5 pozwala ci przechowywać, i pozostaje czytelny bez względu na to, czy DriveHub jest jeszcze w twoim telefonie.
Ta strona przedstawia to, co mówią Algemene wet inzake rijksbelastingen i Belastingdienst, i wskazuje artykuły, żebyś mógł to sprawdzić. Nie stanowi porady podatkowej i nie uwzględnia twojej sytuacji. Gdy w grę wchodzą pieniądze, zapytaj swojego belastingadviseur — i przynieś administrację.
Pełna reguła wraz z przepisami, z których pochodzi: Holandia: wymogi dotyczące ewidencji przebiegu.