DriveHubVodič za državu · Nizozemska
Sedam godina od kada? Čuvanje nizozemske rittenregistratie i kada rok počinje teći
Nizozemska brojka dobro je poznata: sedam godina. Manje ljudi zna da sedam godina počinje kad zapis prestane biti aktualan, što za rittenregistratie službenog automobila može biti godinama nakon vožnje.
Kratki odgovor
Sedam godina, prema AWR čl. 52 lid 4. Čita li se uz pravilo Belastingdienst (nizozemske porezne uprave), sedam godina počinje kad zapis prestane biti aktualan, a ne 31. prosinca. Za rittenregistratie (evidenciju vožnji) vođenu za službeni automobil to je obično dan kad vam automobil prestane biti na raspolaganju. Prema tom tumačenju automobilu koji ste vozili tri godine sedmogodišnji rok počinje teći tek na kraju tih triju godina.
Pravilo obvezuje administratieplichtige, odnosno poduzeće, poduzetnika ili obveznika obračuna poreza po odbitku. Zaposlenika ne obvezuje. A cijena zapisa koji se ne može predočiti nije novčana kazna. Teret dokazivanja prelazi na vas.
Rok teče od trenutka kad zapis prestane biti aktualan
Većina pravila o čuvanju računa od kraja neke godine. U Švedskoj je to kraj kalendarske godine u kojoj je zaključena poslovna godina. U Danskoj je to kraj poslovne godine na koju se građa odnosi. Nizozemski čitatelj koji je vidio bilo koje od toga pretpostavit će isti oblik i kod kuće, a ta je pretpostavka pogrešna.
Belastingdienst svoje pravilo izriče u dvije rečenice: "Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn." Dok su podaci aktualni, dio su poslovne evidencije, a rok čuvanja počinje tek kad prestanu biti aktualni.
Rittenregistratie je aktualna sve dok vam je automobil koji opisuje na raspolaganju. Ona je dokaz za test od 500 privatnih kilometara iz Wet LB čl. 13bis lid 3, a taj se test ponavlja svake kalendarske godine u kojoj vam je automobil na raspolaganju. Čita li se uz pravilo Belastingdienst, evidencija za automobil koji vam je bio na raspolaganju tri godine počinje svojih sedam godina tek kad raspolaganje završi, pa se vožnje iz prvog siječnja čuvaju deset godina ili dulje.
Praktična posljedica je jednostavna. Ne bacajte prve godine evidencije dok je automobil još vaš. Svaka od tih godina još je dio živog zapisa.
Koga obvezuje sedam godina?
Čl. 52 lid 2 navodi tko je administratieplichtig: pravne osobe, poduzetnici i obveznici obračuna poreza po odbitku. Zaposlenika na popisu nema.
To se tiče najčešćeg nizozemskog slučaja, zaposlenika s auto van de zaak (službenim automobilom) koji ima Verklaring geen privégebruik auto (izjavu da automobil ne koristi privatno) i vodi evidenciju kako bi je potkrijepio. Evidencija koju za tu svrhu vodi privatno nema vlastiti zakonski rok čuvanja. Poslodavčeva kopija u obračunu plaće ga ima. Obveza je na onome tko vodi obračun plaće, a ne na vozaču.
To nije razlog da se čuva manje. Evidencija je i dalje jedini dokaz da je automobil ostao ispod 500 privatnih kilometara, a cijena gubitka tog spora jest bijtelling za cijelu godinu plus naheffingsaanslag (naknadno porezno rješenje), kako to objašnjava članak o 500 kilometara. Zaposlenik bez zakonskog roka i dalje ima svaki razlog čuvati zapis onoliko dugo koliko ga mora čuvati poslodavac.
Poduzetnik je u drugačijem položaju. Automobil koji se vodi kao poslovna imovina ima vlastiti propisani zapis prema Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001 čl. 9, od riječi do riječi isti popis kao zaposlenikov čl. 3.13. Poduzetnik koji vozi privatni automobil i odbija iznos po kilometru nema nikakav propisani oblik. Takav je poduzetnik pod vrije bewijsleer (slobodnom ocjenom dokaza), ali i dalje unutar čl. 52, pa poslovna evidencija mora izdržati provjeru, a sedam godina vrijedi i za nju.
Drugi oblik je dopušten, nepotpun zapis nije
Još dva dijela čl. 52 tiču se digitalne evidencije.
- Lid 5 izrijekom dopušta prijenos poslovne evidencije na drugi nositelj podataka, pod uvjetom da podaci ostanu potpuni i čitljivi. Izvezena kopija elektroničke evidencije upravo je takav prijenos kakav on predviđa, ako se usput ništa ne izgubi.
- Lid 6 traži da se poslovna evidencija može provjeriti u razumnom roku. Zapis koji postoji, ali se ne može predočiti i provjeriti u razumnom roku, to ne ispunjava.
Ono što ta dva dijela ne pokrivaju jest zapis koji postoji samo unutar programa koji biste mogli prestati koristiti. Sedam godina od kraja raspolaganja automobilom može trajati dulje od vijeka telefona, pretplate ili aplikacije. Plan čuvanja koji ovisi o tome da uređaj koji je bilježio još postoji zapravo nije plan čuvanja.
Koliko stoji propust: teret dokazivanja se obrće
Sankcija nije procjena koju inspektor mora opravdati. Kad se izda konačna informatiebeschikking (rješenje o nedostavljenim podacima), teret dokazivanja se obrće. Rješenje ostaje na snazi "tenzij is gebleken dat en in hoeverre die belastingaanslag … onjuist is" (čl. 25 lid 3, čl. 27e). Ostaje na snazi osim ako vi ne pokažete da je pogrešno, i za koliko.
Za rittenregistratie to spor potpuno okreće. Pitanje više nije može li inspektor pokazati da ste privatno vozili više od 500 kilometara. Postaje pitanje možete li vi pokazati da niste, godinama poslije i bez zapisa koji je nastao upravo da to dokaže.
Popis podataka koje taj zapis mora sadržavati (marka, tip, registarska oznaka, razdoblje raspolaganja, a za svaku vožnju datum, stanje brojila, adrese, odstupanje od rute i narav vožnje) obrađen je u istom članku. Za isto pitanje u njemačkom pravu, gdje je rok opet drukčije određen, pogledajte zašto u Njemačkoj deset godina, a ne osam.
Prije nego što išta obrišete
- Je li vam automobil još na raspolaganju? Onda je cijela evidencija još aktualna i ništa u njoj nije prešlo svoj rok.
- Je li raspolaganje završilo? Sedam godina računajte od tog datuma, a ne od kraja godine svake vožnje.
- Jeste li zaposlenik? Nemate vlastiti zakonski rok, ali poslodavčeva kopija ima. Svoju čuvajte barem toliko, jer je spor oko bijtellinga vaš.
- Jeste li poduzetnik? Sedam godina je vaše, na kojem god od dvaju putova za vlastiti automobil bili.
- Je li zapis u obliku koji još možete otvoriti i predati u razumnom roku, bez programa koji ga je izradio?
Rittenregistratie potpuna, a ne samo sačuvana
Papirnata rittenregistratie čuvana sedam godina nakon što automobil prestane biti vaš ispunjava pravilo. Softver mijenja to je li zapis dovoljno potpun da ga se isplati čuvati, a evidencija kojoj nedostaju privatne vožnje ne prolazi koliko god se dugo čuvala.
DriveHub bilježi svaku vožnju u pozadini i poslije pita koje su bile poslovne, pa su privatne vožnje u zapisu bez obzira na to jeste li u tom trenutku mislili na njih. Izvješće ispisuje marku automobila, registarsku oznaku i razdoblje u kojem vam je bio na raspolaganju. Kraj tog razdoblja jest datum od kojeg se računa sedam godina. Za svaku vožnju ispisuje datum, stanje brojila na početku i na kraju, obje adrese i je li vožnja bila poslovna ili privatna.
Čuvajte izvezeno izvješće, a ne samo vožnje na telefonu. DriveHub vaše vožnje sprema na vaš iPhone i u vaš vlastiti privatni iCloud, a izvoze u PDF, Excel i CSV izrađuje na telefonu. Datoteka je ono što vam lid 5 dopušta čuvati, i ostaje čitljiva bez obzira na to je li DriveHub još na vašem telefonu.
Ova stranica prenosi ono što kažu Algemene wet inzake rijksbelastingen i Belastingdienst i navodi članke kako biste mogli provjeriti. Nije porezni savjet i ne poznaje vašu situaciju. Kad je riječ o novcu, pitajte svog poreznog savjetnika (belastingadviseur) — i ponesite poslovnu evidenciju.
Cijelo pravilo s propisima iz kojih proizlazi: Nizozemska: zahtjevi za evidenciju kilometraže.