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¿Siete años desde cuándo? Cómo conservar una rittenregistratie neerlandesa y cuándo empieza a correr el plazo
La cifra neerlandesa es conocida: siete años. Menos gente sabe que esos siete años empiezan cuando un registro deja de estar vigente, y en la rittenregistratie de un coche de empresa eso puede ser años después del trayecto.
La respuesta corta
Siete años, según el art. 52 lid 4 de la AWR. Leídos junto con la regla de la Belastingdienst, los siete años empiezan cuando el registro deja de estar vigente, no el 31 de diciembre. En una rittenregistratie —el registro de trayectos— de un coche de empresa, eso suele ser el día en que el coche deja de estar a tu disposición. Con esa lectura, un coche que condujiste tres años empieza a contar sus siete años al final de esos tres.
La norma obliga al administratieplichtige, es decir, a la empresa, al empresario o al retenedor. No obliga al empleado. Y lo que cuesta un registro que no puede presentarse no es una multa: la carga de la prueba pasa a ser tuya.
El plazo corre desde que el registro deja de estar vigente
La mayoría de las normas de conservación cuentan desde el final de un año. En Suecia, desde el final del año natural en que se cerró el ejercicio. En Dinamarca, desde el final del ejercicio al que se refiere el material. Un lector neerlandés que conozca cualquiera de las dos dará por hecho que en su país funciona igual, y se equivocará.
La Belastingdienst resume su propia regla en dos frases: "Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn." Mientras los datos siguen vigentes forman parte de la administración, y el plazo de conservación solo empieza cuando dejan de estarlo.
Una rittenregistratie sigue vigente mientras el coche que describe esté a tu disposición. Es la prueba en la que se apoya el límite de los 500 kilómetros privados del art. 13bis lid 3 de la Wet LB, y ese límite se vuelve a aplicar cada año natural en que el coche está a tu disposición. Leído con la regla de la Belastingdienst, el registro de un coche disponible durante tres años solo empieza a contar sus siete años cuando termina esa disponibilidad, así que los trayectos del primer enero se guardan diez años o más.
La consecuencia práctica es sencilla. No tires los primeros años del registro mientras el coche siga siendo tuyo. Cada uno de esos años sigue formando parte de un registro vivo.
¿A quién obligan los siete años?
El art. 52 lid 2 enumera quién es administratieplichtig: entidades, empresarios y retenedores. El empleado no figura en la lista.
Eso afecta al caso neerlandés más habitual: un empleado con auto van de zaak —coche de empresa— que tiene una Verklaring geen privégebruik auto y lleva un registro para respaldarla. Un registro que el empleado lleva por su cuenta con ese fin no tiene un plazo legal de conservación propio. La copia de nóminas del empleador sí lo tiene. La obligación recae en quien gestiona las nóminas, no en el conductor.
Eso no es motivo para guardar menos. El registro sigue siendo la única prueba de que el coche no pasó de 500 kilómetros privados, y perder esa discusión cuesta la bijtelling de todo el año más una naheffingsaanslag, como explica el artículo sobre los 500 kilómetros. Un empleado sin plazo legal propio tiene todos los motivos para conservar el registro tanto tiempo como tenga que hacerlo el empleador.
La situación del empresario es distinta. Un coche afecto a la empresa tiene su propio registro obligatorio según el art. 9 de la Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001, palabra por palabra la misma lista que el art. 3.13 del empleado. Un empresario que conduce un coche privado y deduce la cantidad por kilómetro no tiene ningún formato obligatorio. Ese empresario está bajo la vrije bewijsleer —la libre apreciación de la prueba—, pero sigue dentro del art. 52, así que la administración tiene que sostenerse y los siete años se le aplican.
Se admite otro formato, no un registro incompleto
Hay dos apartados más del art. 52 que afectan a un registro digital.
- El lid 5 permite expresamente pasar la administración a otro soporte, siempre que los datos sigan completos y legibles. Una copia exportada de un registro electrónico es justo la clase de conversión que contempla, siempre que no se pierda nada por el camino.
- El lid 6 exige que la administración pueda revisarse en un plazo razonable. Un registro que existe pero que no puede presentarse y comprobarse en un plazo razonable no lo cumple.
Lo que esos dos apartados dejan fuera es un registro que solo existe dentro de un programa que quizá dejes de usar. Siete años desde el final de la disponibilidad de un coche pueden durar más que un móvil, una suscripción o una app. Un plan de conservación que depende de que el aparato que registró siga existiendo no es realmente un plan de conservación.
Lo que cuesta fallar: la carga de la prueba se invierte
La sanción no es una estimación que el inspector tenga que justificar. Una vez dictada una informatiebeschikking firme, la carga de la prueba se da la vuelta. La liquidación se mantiene "tenzij is gebleken dat en in hoeverre die belastingaanslag … onjuist is" (art. 25 lid 3, art. 27e): se mantiene salvo que demuestres que es errónea, y en qué medida.
En una rittenregistratie eso da la vuelta a toda la discusión. La pregunta deja de ser si el inspector puede demostrar que condujiste más de 500 kilómetros privados. Pasa a ser si puedes demostrar tú que no, años después y sin el registro que se hizo precisamente para probarlo.
La lista de datos que debe contener ese registro (marca, modelo, matrícula, el periodo de disponibilidad y, por trayecto, la fecha, el cuentakilómetros, las direcciones, el desvío de ruta y el carácter del trayecto) está en ese mismo artículo. Para la misma pregunta en la ley alemana, donde el plazo se fija de otra manera, consulta por qué en Alemania son diez años y no ocho.
Antes de borrar nada
- ¿Sigue el coche a tu disposición? Entonces todo el registro sigue vigente y nada de lo que contiene ha cumplido su plazo.
- ¿Ha terminado la disponibilidad? Cuenta siete años desde esa fecha, no desde el final del año de cada trayecto.
- ¿Eres empleado? No tienes un plazo legal propio, pero la copia del empleador sí. Guarda la tuya al menos ese tiempo, porque la discusión de la bijtelling es tuya.
- ¿Eres empresario? Los siete años son tuyos, sigas cualquiera de las dos vías para el coche propio.
- ¿Está el registro en un formato que todavía puedas abrir y entregar en un plazo razonable, sin el programa que lo creó?
Que la rittenregistratie esté completa, no solo guardada
Una rittenregistratie en papel guardada siete años después de que el coche deje de ser tuyo cumple la norma. Lo que cambia el software es si el registro está lo bastante completo como para que valga la pena guardarlo, y un registro al que le faltan los trayectos privados falla por mucho tiempo que se guarde.
DriveHub registra cada trayecto en segundo plano y te pregunta después cuáles fueron de trabajo, así que los trayectos privados están en el registro tanto si pensaste en ellos en su momento como si no. El informe incluye la marca del coche, la matrícula y el periodo en que estuvo a tu disposición. El final de ese periodo es la fecha desde la que se cuentan los siete años. De cada trayecto imprime la fecha, el cuentakilómetros al inicio y al final, las dos direcciones y si el trayecto fue de trabajo o privado.
Guarda el informe exportado, no solo los trayectos del móvil. DriveHub guarda tus trayectos en tu iPhone y en tu propio iCloud privado, y genera en el móvil exportaciones en PDF, Excel y CSV. Un archivo es lo que el lid 5 te permite conservar, y sigue siendo legible tanto si DriveHub sigue en tu móvil como si no.
Esta página recoge lo que dicen la Algemene wet inzake rijksbelastingen y la Belastingdienst, y cita los artículos para que puedas comprobarlo. No es asesoramiento fiscal y no conoce tu situación. Cuando hay dinero de por medio, pregunta a tu belastingadviseur — y lleva la administración.
La norma completa, con los textos de los que procede: Países Bajos: requisitos del registro de kilometraje.