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Sieben Jahre ab wann? Eine niederländische rittenregistratie aufbewahren, und wann die Frist beginnt
Die niederländische Zahl ist bekannt: sieben Jahre. Weniger bekannt ist, dass die sieben Jahre beginnen, wenn eine Unterlage nicht mehr aktuell ist — bei der rittenregistratie eines Firmenwagens kann das Jahre nach der Fahrt sein.
Die kurze Antwort
Sieben Jahre, nach AWR art. 52 lid 4. Zusammen mit der Regel der Belastingdienst gelesen, beginnen die sieben Jahre, wenn die Unterlage nicht mehr aktuell ist, nicht am 31. Dezember. Bei einer rittenregistratie für einen Firmenwagen ist das meist der Tag, an dem Ihnen das Auto nicht mehr zur Verfügung steht. So gelesen beginnt bei einem Auto, das Sie drei Jahre gefahren sind, die Siebenjahresfrist erst am Ende dieser drei Jahre.
Die Regel bindet den administratieplichtige, also das Unternehmen, den Unternehmer oder den zum Steuerabzug Verpflichteten. Den Arbeitnehmer bindet sie nicht. Und eine Unterlage, die sich nicht vorlegen lässt, kostet kein Bußgeld. Die Beweislast geht auf Sie über.
Die Frist läuft ab dem Ende der Aktualität
Die meisten Aufbewahrungsregeln zählen ab dem Ende eines Jahres. In Schweden ist es das Ende des Kalenderjahres, in dem das Geschäftsjahr endete. In Dänemark ist es das Ende des Geschäftsjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen. Ein niederländischer Leser, der eine dieser Regeln kennt, wird zu Hause dieselbe Form annehmen, und die Annahme ist falsch.
Die Belastingdienst fasst ihre eigene Regel in zwei Sätze: „Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn.“ Solange die Daten aktuell sind, gehören sie zur Buchführung, und die Aufbewahrungsfrist beginnt erst, wenn sie es nicht mehr sind.
Eine rittenregistratie ist aktuell, solange Ihnen das Auto, das sie beschreibt, zur Verfügung steht. Sie ist der Nachweis für den Test der 500 privaten Kilometer nach Wet LB art. 13bis lid 3, und dieser Test wird für jedes Kalenderjahr wiederholt, in dem Ihnen das Auto zur Verfügung steht. Zusammen mit der Regel der Belastingdienst gelesen, beginnen bei einem Auto, das Ihnen drei Jahre zur Verfügung stand, die sieben Jahre erst mit dem Ende der Verfügbarkeit, und die Fahrten des ersten Januars werden zehn Jahre oder länger aufbewahrt.
Die praktische Folge ist einfach. Werfen Sie die ersten Jahre eines Fahrtenbuchs nicht weg, solange das Auto noch Ihres ist. Jedes dieser Jahre gehört noch zu einer laufenden Aufzeichnung.
Wen binden die sieben Jahre?
Art. 52 lid 2 zählt auf, wer administratieplichtig ist: Körperschaften, Unternehmer und zum Steuerabzug Verpflichtete. Ein Arbeitnehmer steht nicht auf der Liste.
Das betrifft den häufigsten niederländischen Fall: einen Arbeitnehmer mit einem auto van de zaak, der eine Verklaring geen privégebruik auto hat und zum Nachweis ein Fahrtenbuch führt. Ein privat zu diesem Zweck geführtes Fahrtenbuch hat keine eigene gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Die Lohnunterlagen des Arbeitgebers haben eine. Die Pflicht liegt bei dem, der die Lohnabrechnung führt, nicht beim Fahrer.
Das ist kein Grund, weniger aufzubewahren. Das Fahrtenbuch ist weiterhin der einzige Nachweis, dass das Auto unter 500 privaten Kilometern blieb, und wer diesen Streit verliert, zahlt die bijtelling für das ganze Jahr plus eine naheffingsaanslag, wie der Artikel zu den 500 Kilometern darlegt. Ein Arbeitnehmer ohne gesetzliche Frist hat trotzdem allen Grund, die Aufzeichnung so lange aufzubewahren, wie der Arbeitgeber es muss.
Ein Unternehmer steht anders da. Für ein Auto im Betriebsvermögen schreibt die Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001 in art. 9 eine eigene Aufzeichnung vor, wortgleich mit der Liste für Arbeitnehmer in art. 3.13. Ein Unternehmer, der ein privates Auto fährt und den Kilometerbetrag abzieht, hat überhaupt keine vorgeschriebene Form. Für ihn gilt die vrije bewijsleer, weiterhin im Rahmen von art. 52, also muss die Buchführung standhalten, und die sieben Jahre gelten auch für sie.
Ein anderes Format ist erlaubt, eine unvollständige Aufzeichnung nicht
Zwei weitere Teile von art. 52 betreffen ein digitales Fahrtenbuch.
- Lid 5 erlaubt ausdrücklich, die Buchführung auf einen anderen Datenträger zu übertragen, sofern die Daten vollständig und lesbar bleiben. Eine exportierte Kopie eines elektronischen Fahrtenbuchs ist genau eine solche Übertragung, sofern unterwegs nichts verloren geht.
- Lid 6 verlangt, dass die Buchführung in angemessener Zeit prüfbar ist. Eine Aufzeichnung, die zwar existiert, sich aber nicht in angemessener Zeit vorlegen und prüfen lässt, erfüllt das nicht.
Was diese beiden nicht abdecken, ist eine Aufzeichnung, die nur in einem Programm existiert, das Sie vielleicht nicht mehr nutzen. Sieben Jahre ab dem Ende der Verfügbarkeit eines Autos können die Lebensdauer eines Telefons, eines Abos oder einer App überdauern. Ein Aufbewahrungsplan, der davon abhängt, dass das aufzeichnende Gerät noch da ist, ist eigentlich keiner.
Was ein Versäumnis kostet: Die Beweislast kehrt sich um
Die Sanktion ist keine Schätzung, die der Prüfer begründen muss. Sobald eine unanfechtbare informatiebeschikking ergangen ist, kehrt sich die Beweislast um. Der Bescheid bleibt bestehen, „tenzij is gebleken dat en in hoeverre die belastingaanslag … onjuist is“ (art. 25 lid 3, art. 27e). Er bleibt bestehen, sofern Sie nicht zeigen, dass er falsch ist, und in welchem Umfang.
Bei einer rittenregistratie dreht das den Streit vollständig. Die Frage ist nicht mehr, ob der Prüfer zeigen kann, dass Sie mehr als 500 private Kilometer gefahren sind. Sie lautet, ob Sie zeigen können, dass Sie es nicht sind — Jahre später und ohne die Aufzeichnung, die genau das beweisen sollte.
Die Angaben, die diese Aufzeichnung enthalten muss (Marke, Typ, Kennzeichen, der Zeitraum der Verfügbarkeit und je Fahrt Datum, Kilometerstand, Adressen, abweichende Route und Art der Fahrt), stehen im selben Artikel. Zur selben Frage im deutschen Recht, wo die Frist wieder anders geregelt ist, siehe warum in Deutschland zehn Jahre gelten und nicht acht.
Bevor Sie etwas löschen
- Steht Ihnen das Auto noch zur Verfügung? Dann ist das ganze Fahrtenbuch noch aktuell, und nichts darin hat seine Frist hinter sich.
- Ist die Verfügbarkeit beendet? Zählen Sie sieben Jahre ab diesem Datum, nicht ab dem Ende des Jahres jeder Fahrt.
- Sind Sie Arbeitnehmer? Sie haben keine eigene gesetzliche Frist, die Kopie des Arbeitgebers aber schon. Bewahren Sie Ihre mindestens so lange auf, denn der Streit um die bijtelling ist Ihrer.
- Sind Sie Unternehmer? Die sieben Jahre gelten für Sie, auf welchem der beiden Wege Sie Ihr eigenes Auto auch abrechnen.
- Liegt die Aufzeichnung in einer Form vor, die Sie auch ohne das Programm, das sie erzeugt hat, noch öffnen und in angemessener Zeit vorlegen können?
Eine rittenregistratie vollständig halten, nicht nur aufbewahren
Eine rittenregistratie aus Papier, sieben Jahre über das Ende der Verfügbarkeit hinaus aufbewahrt, erfüllt die Regel. Software ändert etwas daran, ob die Aufzeichnung vollständig genug ist, um sie aufzubewahren — und ein Fahrtenbuch, dem die Privatfahrten fehlen, scheitert, egal wie lange es aufbewahrt wird.
DriveHub zeichnet jede Fahrt im Hintergrund auf und fragt hinterher, welche geschäftlich waren, sodass Privatfahrten in der Aufzeichnung stehen, ob Sie in dem Moment daran gedacht haben oder nicht. Der Bericht enthält Marke und Kennzeichen des Autos und den Zeitraum, in dem es Ihnen zur Verfügung stand. Das Ende dieses Zeitraums ist das Datum, ab dem die sieben Jahre zählen. Für jede Fahrt enthält er das Datum, den Kilometerstand zu Beginn und am Ende, beide Adressen und ob die Fahrt geschäftlich oder privat war.
Bewahren Sie den exportierten Bericht auf, nicht nur die Fahrten auf dem Telefon. DriveHub speichert Ihre Fahrten auf Ihrem iPhone und in Ihrer eigenen privaten iCloud und erstellt PDF-, Excel- und CSV-Exporte auf dem Telefon. Eine Datei ist das, was Sie nach lid 5 aufbewahren dürfen, und sie bleibt lesbar, ob DriveHub noch auf Ihrem Telefon ist oder nicht.
Diese Seite gibt wieder, was die Algemene wet inzake rijksbelastingen und die Belastingdienst sagen, und nennt die Artikel, damit Sie sie nachprüfen können. Sie ist keine Steuerberatung. Sie kennt Ihre Umstände nicht. Wenn es um Geld geht, fragen Sie Ihren belastingadviseur — und bringen Sie die Buchführung mit.
Die vollständige Regel mit ihren Rechtsquellen: Niederlande: Anforderungen an das Fahrtenbuch.