DriveHubLandengids · Duitsland
Een Duits Fahrtenbuch bewaar je tien jaar — de verkorting naar acht geldt er niet voor
Sinds 1 januari 2025 melden Duitse media dat administratie acht jaar wordt bewaard. Voor een Fahrtenbuch zit dat er twee jaar naast, en de elektronische versie moet alle tien jaar machinaal leesbaar blijven.
Het korte antwoord
Tien jaar (de Aufbewahrungsfrist), geteld vanaf het einde van het kalenderjaar van de laatste vermelding in het rittenboek — AO § 147 Abs. 3 S. 1 en Abs. 4. Een Fahrtenbuch waarvan de laatste vermelding in december 2026 staat, bewaar je tot eind 2036.
Drie punten bepalen of dat antwoord in jouw geval opgaat:
- De termijn van acht jaar die op 1 januari 2025 is ingevoerd, geldt voor Buchungsbelege. Een Fahrtenbuch is dat niet.
- De termijn loopt niet af zolang de aanslagtermijn nog openstaat (Abs. 3 S. 5).
- Een elektronisch rittenboek moet de hele termijn "maschinell ausgewertet" kunnen worden (Abs. 2 Nr. 2). Een pdf alleen is niet genoeg.
Waarom zeggen mensen acht jaar?
Het Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), van kracht sinds 1 januari 2025, verkortte een bewaartermijn, en dat werd breed gemeld als het einde van de tienjaarregel. Het verkortte één categorie: Buchungsbelege, de boekingsstukken onder § 147 Abs. 1 Nr. 4, die nu na acht jaar weg mogen.
Een Fahrtenbuch is een Aufzeichnung onder Nr. 1 van dezelfde paragraaf, en aan Nr. 1 is niets veranderd. Die blijft op tien. De twee categorieën zijn Nr. 1 en Nr. 4 van één zin, en daarom wordt een kop over de ene zo makkelijk gelezen als een kop over de andere.
Wie het nieuws las en zijn rittenboeken na acht jaar opruimde, heeft twee jaar administratie weggegooid die hij nog verschuldigd was.
Het rittenboek en het Lohnkonto hebben verschillende termijnen
Het rittenboek is niet het enige record dat een auto van de zaak oplevert. Het Lohnkonto van de werkgever heeft een eigen termijn, zes jaar onder § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. Dat is de loonadministratie, en het kortere getal hoort daarbij. Het verkort het rittenboek niet.
De termijn van het rittenboek hangt niet alleen aan de kalender. Onder § 147 Abs. 3 S. 5 AO verstrijkt de bewaartermijn niet zolang de aanslagtermijn voor de belasting nog loopt. Een jaar dat nog open staat voor een aanslag, houdt zijn administratie, wat de rekensom ook zegt.
Tien jaar een bestand dat nog kan worden uitgewerkt
Bewaren betekent in Duitsland meer dan het bestand bewaren. AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 eist dat een elektronisch bijgehouden record beschikbaar blijft zodat het "maschinell ausgewertet werden" kan — machinaal kan worden uitgewerkt — gedurende de hele termijn.
In de praktijk voldoet een afgedrukte of geëxporteerde pdf van een elektronisch Fahrtenbuch op zichzelf niet aan de Duitse bewaarplicht. De machinaal leesbare export moet ernaast blijven bestaan, alle tien jaar. Dit is een van de punten waar Duitse regels meer vragen dan Oostenrijkse: de Oostenrijkse BAO § 132 Abs. 2 stelt geen eis van machinale uitwerkbaarheid, dus daar komt een weergegeven kopie verder, en de termijn is zeven jaar, zoals het Oostenrijkse artikel over Kilometergeld uiteenzet.
Wat het kost als het misgaat
Drie gevolgen kunnen tegelijk komen:
- Het rittenboek vervalt als bewijs en het privégebruik valt terug op de 1%-methode — de uitkomst die het artikel over het Fahrtenbuch beschrijft, en meestal de veel duurdere.
- Het Finanzamt mag de grondslag schatten, een Schätzung onder § 162 Abs. 2 S. 2 AO.
- Een boete tot € 25 000 is mogelijk onder § 379 Abs. 1 Nr. 7 en Abs. 6 AO.
De wijzigingen die het bestand alle tien jaar moet tonen
Een elektronisch Fahrtenbuch waarvan de vermeldingen nog kunnen worden gewijzigd, is alleen ordnungsgemäß als de omvang van die wijzigingen in het bestand zelf is vastgelegd en bij gewone inzage zichtbaar is (BFH, 12 januari 2024 – VI B 37/23), dus de wijzigingshistorie hoort bij wat je tien jaar bewaart. Het venster van zeven dagen om het doel van elke rit in te vullen, en de rest van wat een rittenboek geldig maakt, staan in het artikel over het Fahrtenbuch.
Voordat je iets verwijdert
- Tel tien jaar vanaf het einde van het kalenderjaar van de laatste vermelding in het rittenboek, niet de eerste.
- Kijk of de aanslagtermijn voor dat jaar nog openstaat. Zo ja, bewaar de administratie.
- Bewaar de machinaal leesbare export, niet alleen een pdf, en daarbij de registratie van elke latere wijziging.
- Laat de termijn van zes jaar van het Lohnkonto van de werkgever buiten je rekensom voor het rittenboek.
Waar software helpt bij een Fahrtenbuch van tien jaar
Een papieren Fahrtenbuch dat tien jaar wordt bewaard, is een Fahrtenbuch dat tien jaar wordt bewaard. Wat software verandert, is de andere kant van het leven van het rittenboek: of de keten volledig is en de doelen op tijd zijn ingevuld.
DriveHub legt elke rit op de achtergrond vast, zakelijk en privé, en vraagt achteraf welke zakelijk waren. Het rapport vermeldt de kilometerstand aan het begin en het einde van elke rit, de zakenrelatie die je bezocht en elke latere wijziging aan een rit, op het rapport zelf. Het exporteert de registratie als pdf en als spreadsheet — bewaar ze allebei, want de spreadsheet is de kopie die in 2036 nog machinaal kan worden uitgewerkt.
Het doel schrijf je nog steeds zelf. De zeven dagen zijn er om het als reden op te schrijven — "Angebot besprochen, Müller GmbH" — in plaats van de rit alleen als zakelijk gemarkeerd te laten. De andere Duitse regels voor het Fahrtenbuch staan op de pagina over Duitsland. Polen heeft een eigen bewaartermijn die korter lijkt dan hij is; zie hoe lang je een Poolse ewidencja bewaart.
Deze pagina citeert de Abgabenordnung en noemt de uitspraak van de rechter zodat je ze kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als het om echt geld gaat, vraag het je Steuerberater — en neem de administratie mee.
De volledige regel, met de bronnen waarop die berust: Duitsland: eisen aan de rittenregistratie.