DriveHubVodnik po državi · Nemčija
Nemški Fahrtenbuch hranite deset let — skrajšanje na osem ga ne doseže
Od 1. januarja 2025 nemški mediji pišejo, da se evidence hranijo osem let. Za Fahrtenbuch je to napačno za dve leti, elektronska kopija pa mora vseh deset let ostati strojno berljiva.
Kratek odgovor
Deset let (Aufbewahrungsfrist), šteto od konca koledarskega leta zadnjega vpisa v evidenco — AO § 147 Abs. 3 S. 1 in Abs. 4. Fahrtenbuch, katerega zadnji vpis je iz decembra 2026, hranite do konca leta 2036.
Še tri točke odločijo, ali ta odgovor velja v vašem primeru:
- Osemletni rok, uveden 1. januarja 2025, velja za Buchungsbelege. Fahrtenbuch to ni.
- Rok ne poteče, dokler je obdobje za odmero še odprto (Abs. 3 S. 5).
- Elektronska evidenca mora vse obdobje ostati "maschinell ausgewertet" (Abs. 2 Nr. 2). PDF sam po sebi ne zadošča.
Zakaj ljudje pravijo osem let?
Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), ki velja od 1. januarja 2025, je skrajšal en rok hrambe, v medijih pa so to široko predstavili kot konec desetletnega pravila. Skrajšal je eno kategorijo: Buchungsbelege, knjigovodske listine po § 147 Abs. 1 Nr. 4, ki jih zdaj lahko zavržete po osmih letih.
Fahrtenbuch je Aufzeichnung po Nr. 1 istega odstavka, Nr. 1 pa ni bil spremenjen. Ostaja pri desetih letih. Kategoriji sta Nr. 1 in Nr. 4 istega stavka, zato naslov o eni tako zlahka preberete, kot da govori o drugi.
Kdor je prebral novico in evidence voženj po osmih letih pospravil, je zavrgel dve leti zapisov, ki jih je še vedno dolgoval.
Evidenca voženj in Lohnkonto imata različna roka
Evidenca voženj ni edini zapis, ki ga ustvari službeni avto. Delodajalčev Lohnkonto ima svoj rok, šest let po § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. To je plačilni zapis, in krajša številka pripada njemu. Evidence voženj ne skrajša.
Rok za evidenco voženj ni vezan zgolj na koledar. Po § 147 Abs. 3 S. 5 AO rok hrambe ne poteče, dokler še teče obdobje za odmero davka. Leto, ki je še odprto za odmero, obdrži svoje zapise, ne glede na to, kaj pravi računanje.
Deset let datoteke, ki jo je še mogoče ovrednotiti
Hramba v Nemčiji pomeni več kot le hranjenje datoteke. AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 zahteva, da elektronsko vodeni zapis ostane na voljo tako, da ga je mogoče "maschinell ausgewertet werden" — strojno ovrednotiti — vse obdobje.
V praksi natisnjen ali izvožen PDF elektronskega Fahrtenbucha sam po sebi ne izpolni nemške zahteve po hrambi. Poleg njega mora ostati strojno berljiv izvoz, vseh deset let. To je eno od mest, kjer nemška pravila zahtevajo več kot avstrijska: avstrijski BAO § 132 Abs. 2 ne postavlja zahteve po strojni ovrednotljivosti, zato tam upodobljena kopija zadošča za več, rok pa je sedem let, kot pojasnjuje članek o avstrijskem Kilometergeldu.
Kaj stane napaka
Tri posledice lahko pridejo hkrati:
- Evidenca voženj izgubi dokazno vrednost, zasebna raba pa pade nazaj na metodo 1 % — izid, ki ga opisuje članek o Fahrtenbuchu, in navadno precej dražji.
- Davčni urad lahko osnovo oceni, Schätzung po § 162 Abs. 2 S. 2 AO.
- Mogoča je globa do 25 000 € po § 379 Abs. 1 Nr. 7 in Abs. 6 AO.
Spremembe, ki jih mora datoteka kazati vseh deset let
Elektronski Fahrtenbuch, katerega vpise je še mogoče spreminjati, je ordnungsgemäß le, če je obseg teh sprememb dokumentiran v sami datoteki in viden ob običajnem pregledu (BFH, 12. januarja 2024 – VI B 37/23), zato je zgodovina sprememb del tega, kar hranite deset let. Sedemdnevno okno za vpis namena vsake vožnje in vse drugo, kar evidenco naredi veljavno, je v članku o Fahrtenbuchu.
Preden karkoli izbrišete
- Deset let štejte od konca koledarskega leta zadnjega vpisa v evidenco, ne prvega.
- Preverite, ali je obdobje za odmero za tisto leto še odprto. Če je, zapise obdržite.
- Hranite strojno berljiv izvoz, ne le PDF-ja, in z njim zapis vsake poznejše spremembe.
- Delodajalčev šestletni rok za Lohnkonto pustite zunaj računanja za svojo evidenco voženj.
Kje pri desetletnem Fahrtenbuchu pomaga programska oprema
Papirni Fahrtenbuch, hranjen deset let, je Fahrtenbuch, hranjen deset let. Kar programska oprema spremeni, je drugi konec življenja evidence: ali je veriga popolna in ali so bili nameni zapisani pravočasno.
DriveHub beleži vsako vožnjo v ozadju, službeno in zasebno enako, in šele pozneje vpraša, katere so bile službene. Poročilo natisne stanje števca na začetku in koncu vsake vožnje, poslovnega partnerja, ki ste ga obiskali, in vsako poznejšo spremembo vožnje, kar v samem poročilu. Evidenco izvozi kot PDF in kot preglednico — hranite oboje, ker je preglednica kopija, ki jo bo leta 2036 še mogoče strojno ovrednotiti.
Namen morate še vedno napisati sami. Sedem dni je namenjenih temu, da ga zapišete kot razlog — "Angebot besprochen, Müller GmbH" — in vožnje ne pustite označene zgolj kot službene. Druga nemška pravila za Fahrtenbuch so na strani za Nemčijo. Poljska ima svoj rok hrambe, ki je videti krajši, kot je; glejte koliko časa hraniti poljsko ewidencjo.
Ta stran navaja Abgabenordnung in poimenuje sodno odločbo, da ju lahko preberete. Ni davčni nasvet in ne pozna vaše situacije. Kadar gre za denar, vprašajte svojega davčnega svetovalca (Steuerberater) — in vzemite evidence s seboj.
Celotno pravilo z viri, iz katerih izhaja: Nemčija: zahteve za evidenco voženj.