Bereiten Sie eine Datei für Ihre Buchhaltung vor

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Beginnen Sie mit den richtigen Fahrten und dem passenden Zeitraum

Wählen Sie unter „Berichte“ den Zeitraum und Fahrzeugfilter aus, prüfen Sie die geschäftlichen Fahrten sowie Land und Satz. Für den Buchhaltungsexport ist Pro erforderlich. Verfügbare Formate hängen von Land und Einstellungen ab. Nicht jedes Zielformat ist in jedem Land verfügbar.

1. Prüfen Sie ausgewählten Zeitraum und Fahrzeuge sowie geschäftliche Fahrtentypen und Beträge.
2. Scrollen Sie unter dem üblichen Berichtsexport zu „Für Ihre Buchhaltung“.
3. Verwenden Sie „Buchhaltungsexport einrichten“, wenn Kontodetails fehlen.

• Gewöhnlichen Bericht prüfen und exportieren

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Verwenden Sie Ihre tatsächliche Buchhaltungskonfiguration

Auf dem Bildschirm für den Buchhaltungsexport werden „Aufwandskonto“ und „Gegenkonto“ abgefragt. Für DATEV sind weitere erforderliche Angaben nötig. Diese Angaben müssen mit dem Kontenplan übereinstimmen, in den die Datei importiert wird. Ein Beispielvorschlag ist ein Ausgangspunkt zur Prüfung und keine Bestätigung, dass er zu Ihrer Buchhaltung passt.

1. Fragen Sie Ihre Buchhaltung oder die zuständige Person für die Importsoftware, welche Konten und welches Format zu verwenden sind.
2. Geben Sie die beiden Kontokennungen und alle weiteren angezeigten Pflichtfelder ein.
3. Prüfen Sie Geschäfts- oder Berichtsidentifikationsfelder, falls der Export danach fragt, und kehren Sie dann zu „Berichte“ zurück.

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Wählen Sie das angezeigte Buchhaltungsformat

Tippen Sie unter „Für Ihre Buchhaltung“ auf das gewünschte Format, zum Beispiel DATEV, SIE, Procountor oder die angebotene Buchhaltungs-CSV. Dies ist ein anderer Vorgang als der Fahrten-Tabellenexport als CSV in der PDF-Vorschau. Die Procountor-Datei von DriveHub enthält absichtlich keine Kopfzeile.

1. Prüfen Sie die Einrichtungshinweise und wählen Sie dann das Zielformat aus.
2. Verwenden Sie das Teilen-Menü des iPhone, um die erzeugte Datei in „Dateien“ zu sichern oder an Ihre Buchhaltung zu senden.
3. Prüfen Sie vor dem Import Zeitraum und Summen mit dem Empfänger. Importieren Sie dieselbe Datei nicht zweimal.

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Lesen Sie die konkrete Exportmeldung

Bei fehlenden Einrichtungseinstellungen wird die passende Stelle zur Korrektur geöffnet. Für einen Zeitraum mit mehreren Währungen kann keine einzelne Buchhaltungsdatei erstellt werden. Ein DATEV-Export lehnt auch Zeiträume ab, die zwei Geschäftsjahre umfassen. „Nichts zu verbuchen“ bedeutet, dass in dieser Auswahl kein Betrag aus Geschäftsfahrten gebucht werden kann. Das ist kein fehlgeschlagener Export.

1. Ergänzen Sie bei fehlenden Einstellungen das genannte Feld, statt einen nicht damit zusammenhängenden Satz zu ändern.
2. Wählen Sie bei unterschiedlichen Währungen oder Jahren einen passenden separaten Zeitraum oder Fahrzeugumfang aus und prüfen Sie ihn erneut.
3. Erstellen Sie nach der Korrektur des Fahrtenbuchs oder der Einrichtung eine neue Datei und stimmen Sie mit Ihrer Buchhaltung ab, wie ein früherer Import ersetzt werden soll.

• Satz- und Währungseinstellungen prüfen