Bereid een bestand voor je accountant voor

01 / 04

Begin met de juiste ritten en periode

Kies in ‘Rapporten’ de periode en het voertuigfilter, controleer zakelijke ritten, het land en het tarief. Voor boekhouexport is Pro vereist. De beschikbare formaten zijn afhankelijk van land en instellingen; niet elk formaat is voor elk land beschikbaar.

1. Controleer de geselecteerde periode, voertuigen, zakelijke categorieën en bedragen.
2. Scroll naar ‘Voor je accountant’ onder de gewone rapportexport.
3. Gebruik ‘Boekhouexport instellen’ als rekeninggegevens ontbreken.

• Controleer en exporteer een gewoon rapport

02 / 04

Gebruik je werkelijke boekhoudinstellingen

Het scherm voor boekhouexport vraagt om een ‘Kostenrekening’ en ‘Tegenrekening’. DATEV vraagt ook om de benodigde instelvelden. Deze gegevens moeten overeenkomen met het grootboek waarin het bestand wordt geïmporteerd. Een voorgesteld voorbeeld is alleen een uitgangspunt om te controleren, niet een bevestiging dat het bij je boekhouding past.

1. Vraag je accountant of beheerder van de importsoftware welke rekeningen en welk formaat je moet gebruiken.
2. Voer de twee rekeningnummers en eventuele andere verplichte velden in.
3. Controleer de bedrijfs- of rapportidentificatievelden als de export erom vraagt en ga daarna terug naar ‘Rapporten’.

03 / 04

Kies het getoonde boekhoudformaat

Tik onder ‘Voor je accountant’ op het gewenste formaat, zoals DATEV, SIE, Procountor of het aangeboden boekhoud-CSV-bestand. Dit staat los van de CSV-tabel met ritten in het PDF-voorbeeld. Het Procountor-bestand van DriveHub bevat bewust geen kopregel.

1. Controleer de instelberichten en kies vervolgens de bestemming.
2. Gebruik het deelvenster van de iPhone om het gegenereerde bestand op te slaan in Bestanden of naar je accountant te sturen.
3. Controleer de periode en totalen vóór het importeren met de ontvanger. Importeer hetzelfde bestand niet twee keer.

04 / 04

Lees de specifieke exportmelding

Bij ontbrekende instelvelden wordt de juiste plek geopend om deze aan te vullen. Een periode met meerdere valuta’s kan niet één boekhoudbestand opleveren. Een DATEV-export wordt ook geweigerd als de periode twee boekjaren beslaat. ‘Niets te boeken’ betekent dat er in deze selectie geen bedrag voor zakelijke ritten is om te boeken; dit is iets anders dan een mislukte export.

1. Vul bij ontbrekende instellingen het genoemde veld in, in plaats van een niet-gerelateerd tarief te wijzigen.
2. Kies bij meerdere valuta’s of boekjaren een geschikte afzonderlijke periode of voertuigsselectie en controleer deze opnieuw.
3. Genereer na correctie van het logboek of de instellingen een nieuw bestand en spreek met je accountant af hoe je een eerdere import vervangt.

• Controleer tarief- en valuta-instellingen