Étiqueter les trajets par client ou projet

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Choisir une étiquette existante ou saisir votre propre texte

Ouvrez un trajet enregistré et recherchez Motif ou Quel était le motif de ce trajet ? La présentation varie selon l’écran : des étiquettes, Nouvelle étiquette ou Saisir une étiquette peuvent être proposées. Ces options modifient le même texte ; choisir une nouvelle étiquette remplace le motif ou l’étiquette précédent.

1. Lisez le texte existant avant de le modifier. Conservez les détails nécessaires dans le texte de remplacement.
2. Choisissez une étiquette existante ou utilisez Nouvelle étiquette pour saisir le client, le projet ou le motif réel. Enregistrez ou terminez la modification selon les options de l’écran.
3. Rouvrez le trajet et vérifiez le texte enregistré. Touchez de nouveau une étiquette sélectionnée pour la supprimer.

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Utiliser des noms cohérents et vérifier les suggestions

DriveHub propose des étiquettes de votre historique et peut en suggérer une d’après les trajets précédents. Toute suggestion doit être vérifiée. Des différences de casse ou des espaces répétés peuvent correspondre à une étiquette existante ; changer uniquement les majuscules n’est donc pas une méthode fiable pour créer un projet distinct.

1. Pour un même client ou projet, réutilisez l’étiquette existante plutôt que de saisir une nouvelle orthographe à chaque fois.
2. Utilisez des noms clairement distincts pour des projets différents et lisez toute explication accompagnant une étiquette suggérée avant de l’appliquer.
3. Si la suggestion est incorrecte, choisissez ou saisissez le texte correct. Vérifiez la valeur enregistrée au lieu de supposer que la suggestion a été acceptée.

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Appliquer le même texte à un groupe sélectionné

Dans Vérifier les trajets, choisissez Étiquette → une étiquette existante, Nouvelle étiquette ou Supprimer l’étiquette si la sélection comporte du texte. L’ajout ou la suppression d’une étiquette modifie ce champ pour chaque trajet sélectionné. Cela ne change pas la catégorie professionnelle ou personnelle du trajet.

1. Ouvrez Vérifier les trajets depuis la préparation du rapport, contrôlez la période et le filtre, et sélectionnez uniquement les trajets ayant le même motif.
2. Choisissez Étiquette puis la valeur voulue, ou Nouvelle étiquette pour en saisir une. Modifiez individuellement les trajets pour conserver les détails propres à chaque visite.
3. Ouvrez quelques trajets modifiés et vérifiez le texte. Utilisez Supprimer l’étiquette uniquement si vous souhaitez effacer ce texte pour tout le groupe sélectionné.

• Sélectionner et corriger plusieurs trajets

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Vérifier l’affichage du motif dans le fichier

L’étiquette ou le motif enregistré apparaît dans le rapport. Une brève étiquette de projet facilite l’organisation, mais peut ne pas expliquer suffisamment la visite au destinataire. Respectez les exigences de rapport de votre pays et confirmez les informations nécessaires auprès de votre employeur ou comptable.

1. Vérifiez que les trajets professionnels indiquent leur motif réel, avec des détails sur la visite si nécessaire.
2. Créez un rapport pour la bonne période et vérifiez le texte du motif ou de l’étiquette dans l’aperçu et le fichier exporté.
3. Si vous modifiez le texte d’un trajet, exportez un nouveau fichier. Les rapports déjà enregistrés ne sont pas mis à jour automatiquement.

• Prévisualiser et exporter un rapport