Landengids · Canada

Het Canadese kilometertarief is niet voor een eenmanszaak — en het volledige logboek dat je één keer bijhoudt, koopt je daarna een steekproef van drie maanden

Voor wie het tarief werkelijk bedoeld is

ITR 7306 begint met "For the purposes of paragraph 18(1)(r) of the Act…", en ITA 18(1)(r) begrenst een aftrek voor "an amount paid or payable by the taxpayer as an allowance for the use by an individual of an automobile".

Lees dat twee keer, want er vallen twee gangbare overtuigingen uit.

Het is geen grens aan wat een werkgever je mag betalen. Het begrenst wat de betaler mag aftrekken. De kant van de werknemer is ITA 6(1)(b)(vii.1), dat een vergoeding vrijstelt die "based on the per-kilometre rates prescribed in section 7306" is en verder alleen "reasonable" zegt. Een werkgever mag meer dan 73 cent betalen; het meerdere is bij jou belast, niet verboden.

En het bereikt een eenmanszaak helemaal niet. Een ondernemer met een eenmanszaak betaalt zichzelf geen vergoeding, dus geen van beide bepalingen komt in beeld.

De bedragen voor 2026 zijn 73 cent voor de eerste 5 000 kilometer en 67 cent daarna — een lagere schijf, geen plafond, anders dan het Australische vervallen — met 4 cent per kilometer extra in de Northwest Territories, Yukon en Nunavut.

Wat een eenmanszaak in plaats daarvan opvoert

De werkelijke kosten, verdeeld naar zakelijke kilometers afgezet tegen het totaal. T4002, de gids van de CRA voor zelfstandigen, somt ze in hoofdstuk 3 op: leges voor rijbewijs en registratie, brandstof en olie, stroom voor emissievrije voertuigen, verzekering, rente, onderhoud en reparaties, en leasekosten — plus de afschrijving (capital cost allowance), in 2026 begrensd op $ 39 000 voor Class 10.1, $ 61 000 voor een emissievrij voertuig in Class 54, $ 1 100 per maand bij lease en $ 350 per maand aan rente.

Dat betekent dat het logboek meer telt, niet minder. De aftrek is een breuk, en het logboek stelt de teller vast.

Wat het logboek bevat

In de eigen woorden van de CRA: "For each business trip, keep a log listing the following: date, destination, purpose, number of kilometres you drive."

En daarnaast: "Record the odometer reading of each vehicle at the start and end of the fiscal period."

Geen kilometerstand per rit. Canada vraagt de stand alleen op de twee grenzen van het boekjaar — dezelfde vorm als de twee grenzen van het Zuid-Afrikaanse belastingjaar. Een werknemer die een vergoeding ontvangt, houdt nog minder bij: een logboek van alle kilometers en, per rit, "the date, destination and purpose", zonder enige kilometerstand. Een werknemer die op een T777 werkelijke kosten opvoert, noteert de vier gegevens per rit en de stand aan het begin en weer aan het einde van het jaar.

Het basisjaar en de steekproef van drie maanden

Houd één volledig basisjaar-logboek van 12 maanden bij. Daarna volstaat een steekproefperiode van drie maanden, mits het zakelijke gebruikspercentage uit de steekproef binnen 10 procentpunten van het basisjaar blijft; de gepubliceerde formule schaalt het dan op.

Dit is de regel die het eerste volle jaar de moeite waard maakt om goed te doen. Het basisjaar is geen jaar papierwerk; het is het jaar dat de jaren erna afkoopt.

Twee valkuilen die de hele vergoeding ongeldig maken

Beide staan in dezelfde alinea als de vrijstelling, en geen van beide belast alleen een meerdere — ze maken de hele vergoeding ongeldig:

• ITA 6(1)(b)(x) — als "the measurement of the use of the vehicle…is not based solely on the number of kilometres". Een vast maandbedrag met een toeslag per kilometer is niet uitsluitend per kilometer.
• ITA 6(1)(b)(xi) — als de werknemer "both receives an allowance in respect of that use and is reimbursed in whole or in part". Tol, veerboten en een aanvullende zakelijke verzekering zijn uitgezonderd; brandstof niet.

Zes jaar, en tot elf

"The logbook for the full 12-month period must be kept for a period of six years from the end of the tax year for which it is last used to establish business use."

Lees de laatste bijzin zorgvuldig. Een basisjaar-logboek waarop je vijf latere jaren steunt, wordt in het vijfde daarvan voor het laatst gebruikt om zakelijk gebruik aan te tonen — dus moet het tot elf jaar na het jaar waarin het werd geschreven bewaard blijven. Het getal zes klopt; de begindatum is niet die mensen aannemen.

Wat falen kost

Het zakelijke gebruikspercentage is het getal dat als eerste instort, en het is een vermenigvuldiger op al het andere.

Waarom een app en geen boekje

Niets van het bovenstaande vereist software; vier velden en twee tellerstanden passen in een boekje in het dashboardkastje, en daar zet de CRA ze in haar eigen voorbeelden ook neer. Wat software verandert, zijn de twaalf maanden daartussen. Een basisjaar duurt een jaar, en een basisjaar waarin twee weken ontbreken, is geen basisjaar — het is een gewoon jaar dat de steekproef van drie maanden niet meer koopt.

DriveHub legt elke rit op de achtergrond vast en vraagt achteraf welke zakelijk waren. Het rapport vermeldt de datum, de bestemming, het doel in je eigen woorden en de kilometers, en de tellerstanden aan het begin en einde van het boekjaar in een eigen blok. Het venster van drie maanden is een vooraf ingestelde periode, dus de steekproefperiode is iets wat je kiest, niet iets wat je aftelt in de hoop dat het representatief is.

Wat de app niet doet, is een kilometerbedrag uitrekenen voor een Canadese eenmanszaak, omdat er geen is om uit te rekenen. Dat staat op het tariefscherm, in plaats van 73 cent te tonen aan iemand die de bepaling niet bereikt.

Deze pagina geeft weer wat de Act, de Regulations en de eigen richtlijnen van de CRA zeggen, en noemt ze zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als er geld mee gemoeid is, vraag het je accountant — en neem het logboek mee.