Przewodnik po kraju · Kanada

Kanadyjska stawka za kilometr nie jest dla przedsiębiorcy — a pełna ewidencja prowadzona raz kupuje potem trzymiesięczną próbę

Dla kogo naprawdę jest ta stawka

ITR 7306 zaczyna się od słów "For the purposes of paragraph 18(1)(r) of the Act…", a ITA 18(1)(r) ogranicza odliczenie "an amount paid or payable by the taxpayer as an allowance for the use by an individual of an automobile".

Warto przeczytać to dwa razy, bo wynikają z tego dwa rozpowszechnione nieporozumienia.

To nie jest limit tego, ile pracodawca może ci zapłacić. To pułap tego, ile może odliczyć płacący. Stronę samego pracownika reguluje ITA 6(1)(b)(vii.1), który zwalnia ryczałt "based on the per-kilometre rates prescribed in section 7306", a poza tym mówi jedynie "reasonable". Pracodawca może płacić więcej niż 73 centy; nadwyżka jest opodatkowana u ciebie, a nie zakazana.

I w ogóle nie dotyczy przedsiębiorcy. Przedsiębiorca nie wypłaca sobie żadnego ryczałtu, więc żaden z tych przepisów się nie uruchamia.

Kwoty na 2026 to 73 centy za pierwsze 5 000 kilometrów i 67 centów powyżej — niższy przedział, a nie pułap, w przeciwieństwie do australijskiego odrzucania nadwyżki — z dodatkowymi 4 centami za kilometr na Terytoriach Północno-Zachodnich, w Jukonie i w Nunavut.

Co w zamian rozlicza przedsiębiorca

Koszty rzeczywiste, rozdzielone według stosunku kilometrów służbowych do łącznych. Rozdział 3 T4002 je wylicza: opłaty za prawo jazdy i rejestrację, paliwo i olej, prąd dla pojazdów zeroemisyjnych, ubezpieczenie, odsetki, serwis i naprawy oraz koszty leasingu — do tego capital cost allowance, czyli amortyzacja, z limitami na 2026 wynoszącymi 39 000 $ dla Class 10.1, 61 000 $ dla pojazdu zeroemisyjnego Class 54, 1 100 $ miesięcznie przy leasingu i 350 $ miesięcznie przy odsetkach.

A to znaczy, że ewidencja ma większe znaczenie, nie mniejsze. Odliczenie jest ułamkiem, a to ewidencja ustala jego licznik.

Co zawiera ewidencja

Słowami samej CRA: "For each business trip, keep a log listing the following: date, destination, purpose, number of kilometres you drive."

I osobno: "Record the odometer reading of each vehicle at the start and end of the fiscal period."

Żadnego stanu licznika przy każdym przejeździe. Kanada pyta o odczyt tylko na dwóch granicach okresu rozliczeniowego — to identyczny kształt jak dwie granice roku podatkowego w Republice Południowej Afryki. Pracownik rozliczający ryczałt prowadzi jeszcze mniej: ewidencję wszystkich kilometrów i, przy każdym przejeździe, "the date, destination and purpose", bez żadnego stanu licznika. Pracownik rozliczający koszty rzeczywiste na formularzu T777 zapisuje cztery dane przy każdym przejeździe oraz odczyt na początku i na końcu roku.

Rok bazowy i trzymiesięczna próba

Prowadź jedną pełną ewidencję roku bazowego obejmującą 12 miesięcy. Później wystarcza trzymiesięczny okres próbny, pod warunkiem że procent użycia służbowego z próby mieści się w granicach 10 punktów procentowych od roku bazowego, a opublikowana formuła go przelicza.

To przepis, dla którego warto porządnie przeprowadzić pierwszy pełny rok. Rok bazowy nie jest rokiem papierkowej roboty; to rok, który wykupuje kolejne lata.

Dwie pułapki, które unieważniają cały ryczałt

Obie znajdują się w tym samym ustępie co zwolnienie i żadna nie opodatkowuje nadwyżki — unieważniają cały ryczałt:

• ITA 6(1)(b)(x) — gdy "the measurement of the use of the vehicle…is not based solely on the number of kilometres". Stała kwota miesięczna z dopłatą za kilometr nie jest wyłącznie za kilometr.
• ITA 6(1)(b)(xi) — gdy pracownik "both receives an allowance in respect of that use and is reimbursed in whole or in part". Opłaty drogowe, promy i dodatkowe ubezpieczenie służbowe są wyłączone; paliwo nie.

Sześć lat, a nawet jedenaście

"The logbook for the full 12-month period must be kept for a period of six years from the end of the tax year for which it is last used to establish business use."

Ostatnią część zdania czytaj uważnie. Ewidencja roku bazowego, na której opierasz się przez pięć kolejnych lat, ostatni raz służy do ustalenia użycia służbowego w piątym z nich — trzeba ją więc przechowywać nawet jedenaście lat od roku, w którym powstała. Sześć lat to liczba prawidłowa, tylko początek biegu nie jest tym, który ludzie zakładają.

Ile kosztuje zaniedbanie

Procent użycia służbowego to liczba, która pada pierwsza, a jest mnożnikiem wszystkiego innego.

Dlaczego aplikacja, a nie zeszyt

Nic z powyższego nie wymaga oprogramowania; cztery pola i dwa stany licznika zmieszczą się w zeszycie w schowku, i właśnie tam umieszczają je przykłady samej CRA. Oprogramowanie zmienia dwanaście miesięcy pośrodku. Rok bazowy trwa rok, a rok bazowy z brakującymi dwoma tygodniami nie jest rokiem bazowym — to zwykły rok, który nie kupuje już trzymiesięcznej próby.

DriveHub zapisuje każdy przejazd w tle i dopiero potem pyta, które były służbowe. Raport drukuje datę, miejsce docelowe, cel twoimi słowami i kilometry, a osobno — stany licznika na początek i koniec roku obrotowego. Trzymiesięczne okno to gotowy okres do wybrania, więc okres próbny wybierasz, zamiast go odliczać i liczyć na to, że okaże się reprezentatywny.

Nie wyliczy natomiast kwoty za kilometr dla kanadyjskiego przedsiębiorcy, bo nie ma czego wyliczać. Mówi to na ekranie stawki, zamiast pokazywać 73 centy komuś, kogo przepis nie obejmuje.

Ta strona przedstawia to, co mówią ustawa, rozporządzenie i wytyczne samej CRA, i wskazuje je, żebyś mógł to sprawdzić. Nie stanowi porady podatkowej i nie uwzględnia twojej sytuacji. Gdy w grę wchodzą pieniądze, zapytaj swojego księgowego — i przynieś ewidencję.