Länderratgeber · Kanada

Kanadas Kilometersatz gilt nicht für Einzelunternehmer — und das eine vollständige Fahrtenbuch erkauft Ihnen danach die Dreimonatsstichprobe

Für wen der Satz tatsächlich gilt

ITR 7306 beginnt mit "For the purposes of paragraph 18(1)(r) of the Act…", und ITA 18(1)(r) begrenzt den Abzug für "an amount paid or payable by the taxpayer as an allowance for the use by an individual of an automobile".

Lesen Sie das zweimal, denn daraus folgen zwei verbreitete Irrtümer.

Es ist keine Grenze dafür, was ein Arbeitgeber Ihnen zahlen darf. Begrenzt wird, was der Zahlende abziehen darf. Die Seite des Arbeitnehmers regelt ITA 6(1)(b)(vii.1): Danach ist eine Erstattung steuerfrei, die "based on the per-kilometre rates prescribed in section 7306" ist, und darüber hinaus heißt es nur "reasonable". Ein Arbeitgeber darf mehr als 73 Cent zahlen; der übersteigende Teil ist bei Ihnen steuerpflichtig, nicht verboten.

Und einen Einzelunternehmer erreicht die Regelung überhaupt nicht. Ein Einzelunternehmer zahlt sich selbst keine Erstattung, also greift keine der beiden Vorschriften.

Für 2026 lauten die Werte 73 Cent für die ersten 5 000 Kilometer und 67 Cent danach — eine niedrigere Stufe, keine Obergrenze, anders als in Australien, wo die darüber liegenden Kilometer verfallen —, dazu 4 Cent mehr pro Kilometer in den Northwest Territories, in Yukon und in Nunavut.

Was ein Einzelunternehmer stattdessen ansetzt

Die tatsächlichen Kosten, aufgeteilt nach betrieblichen Kilometern im Verhältnis zu den Gesamtkilometern. T4002, der Leitfaden der CRA für Selbständige, führt sie in Kapitel 3 auf: Zulassungs- und Registrierungsgebühren, Kraftstoff und Öl, Strom für emissionsfreie Fahrzeuge, Versicherung, Zinsen, Wartung und Reparaturen sowie Leasingkosten — dazu die Abschreibung (capital cost allowance), 2026 gedeckelt auf 39 000 $ für Class 10.1, 61 000 $ für ein emissionsfreies Fahrzeug der Class 54, 1 100 $ im Monat beim Leasing und 350 $ im Monat bei den Zinsen.

Das heißt: Die Aufzeichnung zählt mehr, nicht weniger. Der Abzug ist ein Bruchteil, und die Aufzeichnung ist das, was den Zähler belegt.

Was das Fahrtenbuch enthält

Die CRA, die kanadische Steuerbehörde, sagt es selbst so: "For each business trip, keep a log listing the following: date, destination, purpose, number of kilometres you drive."

Und getrennt davon: "Record the odometer reading of each vehicle at the start and end of the fiscal period."

Kein Kilometerstand je Fahrt. Kanada verlangt den Stand nur zu den beiden Grenzen des Wirtschaftsjahres — dieselbe Form wie Südafrikas zwei Steuerjahresgrenzen. Ein Arbeitnehmer, der eine Erstattung geltend macht, führt noch weniger: eine Aufzeichnung aller Kilometer und je Fahrt "the date, destination and purpose", ohne Kilometerstand an irgendeiner Stelle. Ein Arbeitnehmer, der die tatsächlichen Kosten auf einem T777 geltend macht, hält die vier Angaben je Fahrt und den Stand zu Beginn und erneut am Ende des Jahres fest.

Das Basisjahr und die Dreimonatsstichprobe

Führen Sie ein vollständiges Fahrtenbuch über zwölf Monate als Basisjahr. Danach genügt ein dreimonatiger Stichprobenzeitraum, sofern der betriebliche Nutzungsanteil aus der Stichprobe um höchstens 10 Prozentpunkte vom Basisjahr abweicht; die veröffentlichte Formel rechnet ihn hoch.

Diese Regel ist der Grund, das erste vollständige Jahr ordentlich zu machen. Das Basisjahr ist kein Jahr Papierkram; es ist das Jahr, das die folgenden Jahre freikauft.

Zwei Fallen, die die Erstattung vollständig entfallen lassen

Beide stehen im selben Absatz wie die Steuerbefreiung, und keine von beiden besteuert nur einen übersteigenden Betrag — sie lassen die gesamte Erstattung entfallen:

• ITA 6(1)(b)(x) — wenn "the measurement of the use of the vehicle…is not based solely on the number of kilometres". Ein fester Monatsbetrag mit einem Aufschlag pro Kilometer bemisst sich nicht allein nach Kilometern.
• ITA 6(1)(b)(xi) — wenn der Arbeitnehmer "both receives an allowance in respect of that use and is reimbursed in whole or in part". Mautgebühren, Fähren und eine zusätzliche betriebliche Versicherung sind ausgenommen; Kraftstoff nicht.

Sechs Jahre — und bis zu elf

"The logbook for the full 12-month period must be kept for a period of six years from the end of the tax year for which it is last used to establish business use."

Lesen Sie den letzten Halbsatz genau. Ein Basisjahr-Fahrtenbuch, auf das fünf spätere Jahre gestützt werden, wird im fünften dieser Jahre zuletzt zum Nachweis der betrieblichen Nutzung verwendet — es muss also bis zu elf Jahre ab dem Jahr aufbewahrt werden, in dem es geschrieben wurde. Die Zahl sechs stimmt; der Beginn der Frist ist nicht der, den die meisten annehmen.

Was ein Fehlschlag kostet

Der betriebliche Nutzungsanteil ist die Größe, die zuerst zusammenbricht, und er ist ein Multiplikator auf alles Übrige.

Warum eine App und kein Heft

Nichts davon verlangt Software; vier Felder und zwei Kilometerstände passen in ein Heft im Handschuhfach, und genau dort zeigen die Beispiele der CRA sie auch. Was Software ändert, sind die zwölf Monate dazwischen. Ein Basisjahr dauert ein Jahr, und ein Basisjahr, in dem vierzehn Tage fehlen, ist kein Basisjahr — es ist ein gewöhnliches Jahr, das die Dreimonatsstichprobe nicht mehr erkauft.

DriveHub zeichnet jede Fahrt im Hintergrund auf und fragt hinterher, welche geschäftlich waren. Der Bericht druckt das Datum, das Ziel, den Zweck in Ihren eigenen Worten und die Kilometer, dazu den Anfangs- und den Schlussstand des Wirtschaftsjahres als eigenen Block. Das Dreimonatsfenster ist eine Zeitraum-Voreinstellung, der Stichprobenzeitraum ist also etwas, das Sie auswählen, statt etwas, das Sie abzählen und für repräsentativ halten müssen.

Was die App nicht tun wird, ist, für einen kanadischen Einzelunternehmer einen Betrag pro Kilometer zu berechnen, denn es gibt keinen zu berechnen. Sie sagt das auf dem Satz-Bildschirm, statt jemandem 73 Cent zu zeigen, den die Vorschrift gar nicht erreicht.

Diese Seite gibt wieder, was der Act, die Regulations und die Leitfäden der CRA selbst sagen, und nennt sie, damit Sie es nachprüfen können. Sie ist keine Steuerberatung und kennt Ihre Situation nicht. Wenn es um Geld geht, fragen Sie Ihren Steuerberater — und bringen Sie das Fahrtenbuch mit.