Landsguide · Kanada

Kanadas belopp per kilometer gäller inte en enskild näringsidkare — och den fullständiga journal du för en gång köper ett tremånadersurval efteråt

Vem beloppet egentligen gäller

ITR 7306 inleds "For the purposes of paragraph 18(1)(r) of the Act…", och ITA 18(1)(r) begränsar ett avdrag för "an amount paid or payable by the taxpayer as an allowance for the use by an individual of an automobile".

Läs det två gånger, för två vanliga föreställningar faller med det.

Det är ingen gräns för vad en arbetsgivare får betala dig. Det begränsar vad betalaren får dra av. Den anställdas egen sida är ITA 6(1)(b)(vii.1), som undantar en ersättning "based on the per-kilometre rates prescribed in section 7306" och i övrigt bara säger "reasonable". En arbetsgivare får betala mer än 73 cent; det överskjutande beskattas hos dig i stället för att vara förbjudet.

Och det når inte en enskild näringsidkare alls. En enskild näringsidkare betalar sig själv ingen ersättning, så ingen av bestämmelserna aktiveras.

Siffrorna för 2026 är 73 cent för de första 5 000 kilometrarna och 67 cent därefter — ett lägre skikt, inte ett tak, till skillnad från Australien, där de överskjutande kilometrarna faller bort — med 4 cent mer per kilometer i Northwest Territories, Yukon och Nunavut.

Vad en enskild näringsidkare drar av i stället

Faktiska kostnader, fördelade efter kilometer i verksamheten av totala kilometer. T4002 kapitel 3 räknar upp dem: licens- och registreringsavgifter, bränsle och olja, el för nollutsläppsfordon, försäkring, ränta, underhåll och reparationer samt leasingkostnader — plus capital cost allowance (värdeminskningsavdrag), under 2026 års tak på 39 000 $ för Class 10.1, 61 000 $ för ett nollutsläppsfordon i Class 54, 1 100 $ i månaden på en leasing och 350 $ i månaden på ränta.

Vilket betyder att journalen betyder mer, inte mindre. Avdraget är en andel, och journalen är det som fastställer täljaren.

Vad journalen innehåller

CRA:s egna ord: "For each business trip, keep a log listing the following: date, destination, purpose, number of kilometres you drive."

Och separat: "Record the odometer reading of each vehicle at the start and end of the fiscal period."

Ingen mätarställning per resa. Kanada begär avläsningen enbart vid räkenskapsperiodens två gränser — samma form som Sydafrikas två gränser för skatteåret. En anställd som yrkar en ersättning antecknar ännu mindre: en journal över alla kilometer och, per resa, "the date, destination and purpose", utan mätarställning någonstans. En anställd som yrkar faktiska kostnader på en T777 antecknar de fyra posterna per resa och avläsningen vid årets början och på nytt vid dess slut.

Basåret och tremånadersurvalet

Du för en enda fullständig basårsjournal över 12 månader. Därefter räcker en urvalsperiod på tre månader, förutsatt att andelen användning i verksamheten under urvalet håller sig inom 10 procentenheter från basåret, och den publicerade formeln skalar upp den.

Det är den regel som gör det första hela året värt att göra ordentligt. Basåret är inte ett år av pappersarbete; det är det år som köper de följande åren fria.

Två fällor som helt upphäver ersättningen

Båda står i samma stycke som undantaget, och ingen av dem beskattar ett överskott — de upphäver hela ersättningen:

• ITA 6(1)(b)(x) — där "the measurement of the use of the vehicle…is not based solely on the number of kilometres". Ett fast månadsbelopp med ett påslag per kilometer är inte enbart per kilometer.
• ITA 6(1)(b)(xi) — där den anställda "both receives an allowance in respect of that use and is reimbursed in whole or in part". Vägtullar, färjor och kompletterande företagsförsäkring är undantagna; bränsle är det inte.

Sex år, och upp till elva

"The logbook for the full 12-month period must be kept for a period of six years from the end of the tax year for which it is last used to establish business use."

Läs den sista satsen noga. En basårsjournal som man stöder sig på för fem senare år används sista gången för att fastställa användningen i verksamheten under det femte av dem — så den måste sparas i upp till elva år från det år den skrevs. Sex år är rätt siffra, och startdatumet är inte det man antar.

Vad ett misslyckande kostar

Andelen användning i verksamheten är den siffra som faller först, och den är en multiplikator på allt annat.

Varför en app i stället för ett anteckningsblock

Inget av ovanstående kräver programvara; fyra fält och två mätarställningar får plats i ett anteckningsblock i handskfacket, vilket är där CRA:s egna exempel placerar dem. Det programvaran ändrar är de tolv månaderna i mitten. Ett basår är ett år långt, och ett basår där det saknas fjorton dagar är inget basår — det är ett vanligt år som inte längre köper tremånadersurvalet.

DriveHub registrerar varje körning i bakgrunden och frågar dig efteråt vilka som var i tjänsten. Rapporten skriver ut datum, resmål, ändamålet i dina egna ord och kilometrarna, och räkenskapsårets ingående och utgående mätarställningar som ett eget block. Tremånadersfönstret är en färdig periodinställning, så urvalsperioden är något du väljer i stället för något du räknar ut och hoppas är representativt.

Det den inte gör är att räkna fram ett belopp per kilometer för en kanadensisk enskild näringsidkare, eftersom det inte finns något att räkna fram. Den säger det på beloppsskärmen i stället för att visa 73 cent för någon som bestämmelsen inte når.

Den här sidan återger vad the Act, the Regulations och CRA:s egen vägledning säger, och anger dem vid namn så att du kan kontrollera. Det är inte skatterådgivning. Den kan inte ta hänsyn till din situation. När pengar står på spel — fråga din redovisningskonsult, och ta med körjournalen.