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A taxa por quilómetro do Canadá não é para o empresário em nome individual — e o registo completo que mantém uma vez compra depois uma amostra de três meses

Para quem é, afinal, a taxa

A ITR 7306 abre com "For the purposes of paragraph 18(1)(r) of the Act…", e o ITA 18(1)(r) limita a dedução de "an amount paid or payable by the taxpayer as an allowance for the use by an individual of an automobile".

Leia isto duas vezes, porque daqui caem duas crenças comuns.

Não é um limite ao que a entidade patronal lhe pode pagar. Limita o que quem paga pode deduzir. O lado do próprio trabalhador é o ITA 6(1)(b)(vii.1), que isenta um abono "based on the per-kilometre rates prescribed in section 7306" e, de resto, só diz "reasonable". Uma entidade patronal pode pagar mais de 73 cêntimos; o excesso é tributado a quem o recebe, não proibido.

E não chega de todo a um empresário em nome individual. Um empresário em nome individual não se paga a si próprio abono nenhum, pelo que nenhuma das duas disposições se aplica.

Os valores de 2026 são 73 cêntimos para os primeiros 5 000 quilómetros e 67 cêntimos a partir daí — um escalão mais baixo, não um teto, ao contrário do descarte australiano —, com mais 4 cêntimos por quilómetro nos Northwest Territories, no Yukon e no Nunavut.

O que um empresário em nome individual deduz em vez disso

Os custos efetivos, repartidos pelos quilómetros profissionais sobre os quilómetros totais. O capítulo 3 do T4002 enumera-os: taxas de licença e registo, combustível e óleo, eletricidade para veículos de emissões zero, seguro, juros, manutenção e reparações, e custos de locação — mais a capital cost allowance, com os tetos de 2026 de 39 000 $ para a Class 10.1, 61 000 $ para um veículo de emissões zero da Class 54, 1 100 $ por mês numa locação e 350 $ por mês de juros.

O que quer dizer que o registo importa mais, não menos. A dedução é uma fração, e o registo é o que estabelece o numerador.

O que o registo contém

Nas palavras da própria CRA: "For each business trip, keep a log listing the following: date, destination, purpose, number of kilometres you drive."

E, à parte: "Record the odometer reading of each vehicle at the start and end of the fiscal period."

Nenhum conta-quilómetros por deslocação. O Canadá só pede a leitura nos dois limites do exercício — a mesma forma que os dois limites do ano fiscal da África do Sul. Um trabalhador que pede um abono guarda ainda menos: um registo de todos os quilómetros e, por deslocação, "the date, destination and purpose", sem conta-quilómetros em lado nenhum. Um trabalhador que deduz custos efetivos num T777 regista os quatro elementos por deslocação e a leitura no início e outra vez no fim do ano.

O ano de base e a amostra de três meses

Mantenha um registo completo de 12 meses para o ano de base. Depois disso, basta um período de amostra de três meses, desde que a percentagem de uso profissional da amostra fique a menos de 10 pontos percentuais da do ano de base, e a fórmula publicada faz a extrapolação.

É esta a regra que faz valer a pena fazer bem o primeiro ano completo. O ano de base não é um ano de papelada; é o ano que dispensa os anos seguintes.

Duas armadilhas que anulam o abono por inteiro

Ambas estão no mesmo parágrafo que a isenção, e nenhuma tributa um excesso — anulam o abono inteiro:

• ITA 6(1)(b)(x) — quando "the measurement of the use of the vehicle…is not based solely on the number of kilometres". Um valor mensal fixo com um complemento por quilómetro não é exclusivamente por quilómetro.
• ITA 6(1)(b)(xi) — quando o trabalhador "both receives an allowance in respect of that use and is reimbursed in whole or in part". Portagens, ferries e seguro profissional complementar ficam de fora; o combustível não.

Seis anos, e até onze

"The logbook for the full 12-month period must be kept for a period of six years from the end of the tax year for which it is last used to establish business use."

Leia a última oração com atenção. Um registo de ano de base usado em cinco anos posteriores é usado pela última vez para estabelecer o uso profissional no quinto deles — pelo que tem de ser guardado até onze anos a contar do ano em que foi escrito. Os seis anos estão certos; a data de início é que não é a que as pessoas supõem.

O que custa falhar

A percentagem de uso profissional é o número que cai primeiro, e multiplica tudo o resto.

Porquê uma aplicação e não um caderno

Nada disto exige software; quatro campos e duas leituras do conta-quilómetros cabem num caderno no porta-luvas, que é onde os próprios exemplos da CRA os põem. O que o software muda são os doze meses do meio. Um ano de base dura um ano, e um ano de base com quinze dias em falta não é um ano de base — é um ano normal que já não compra a amostra de três meses.

O DriveHub regista cada deslocação em segundo plano e pergunta depois quais foram profissionais. O relatório imprime a data, o destino, o motivo nas suas próprias palavras e os quilómetros, e as leituras de abertura e de fecho do exercício num bloco próprio. A janela de três meses é um período predefinido, de modo que o período de amostra é algo que escolhe, e não algo que conta à mão na esperança de que seja representativo.

O que não faz é calcular um valor por quilómetro para um empresário em nome individual canadiano, porque não há nenhum a calcular. Di-lo no ecrã da taxa, em vez de mostrar 73 cêntimos a alguém que a disposição não abrange.

Esta página reproduz o que dizem a lei, o regulamento e as próprias orientações da CRA, e identifica-os para poder verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte ao seu contabilista — e leve o registo.