Vodič za državu · Ujedinjeno Kraljevstvo

HMRC traži poštanske brojeve na oba kraja — i zasebnu knjigu vožnje za svaki radni odnos

Što knjiga vožnje mora pokazivati

gov.uk, o poreznoj olakšici (tax relief) za vozila koja koristite za posao: „When you claim, you must send HM Revenue and Customs (HMRC) copies of your mileage logs. These logs must include: the reason for every journey; the postcode for the start point of every journey; the postcode for the end point of every journey.“

Poštanski brojevi, na oba kraja, za svako putovanje. Ne grad, ne ime klijenta. Uz to datum i udaljenost, zabilježeni pravodobno, kronološki i uredno — a procjene se ne prihvaćaju. Propisanog oblika nema; propisan je sadržaj, i on je određeniji nego što „vodite evidenciju“ daje naslutiti.

Jedna knjiga vožnje za svaki radni odnos

Ista stranica: „If you are claiming for more than one employment, you must send a copy of your mileage log for each.“

To nije samo red u papirima, jer razred iznosa slijedi tu podjelu. Approved Mileage Allowance Payments iznose 55p po milji za prvih 10 000 milja i 25p nakon toga — a tih se 10 000 broji za svaki radni odnos zasebno. Tko ima dva posla i vodi jedan tekući zbroj, pada na 25p na pola puta kroz ono što svaki od tih radnih odnosa dopušta.

ITEPA s 235 spaja samo povezane (associated) radne odnose. Dva posla kod povezanih poslodavaca po zakonu su jedan razred, a ovdje bi bila dva — što je razlog da se za oba navede isti poslodavac, umjesto da se računica vodi odvojeno.

Samostalni poduzetnik (sole trader) razred broji kroz svoje obračunsko razdoblje (period of account), ako ga ima (ITTOIA s 94F(3)), a ne kroz poreznu godinu.

5p za suputnika oslobođenje je (exemption), a ne olakšica (relief)

HMRC plaća 5p po milji više za svakog kolegu kojeg prevezete na poslovnom putovanju, neoporezivo i bez ikakve prijave — i, za razliku od Norveške, ime nije potrebno.

No s 233 je oslobođenje (exemption), što znači da uklanja porez na isplatu, a ne da stvara pravo na potraživanje. EIM31410 to izrijekom kaže: zaposlenik čiji poslodavac ne plaća nema što potraživati natrag. A ITTOIA ss 94D/94F samostalnim djelatnostima ne daju nikakav iznos po osobi.

Pitanje, dakle, nije koliko ste suputnika prevezli. Pitanje je primjenjuje li vaš poslodavac taj sustav.

Jedan se slučaj lako pogrešno shvati u suprotnom smjeru: s 233(1) oslobađa priznate isplate za suputnike „for the use of a car or van (whether or not it is a company vehicle)“. Vozač službenog automobila kojemu se nadoknađuje gorivo obuhvaćen je oslobođenjem. Vozač službenog automobila kojemu se gorivo osigurava nije, jer s 233(1)(a) zahtijeva da „the employee receives mileage allowance payments“, a on ih ne prima.

Koliko dugo čuvati — i nije šest godina

Šest godina koje kruže posvuda pravilo je za PDV (VAT), VATA 1994 Sch. 11 para. 6. Evidencija vožnji ima tri različita odgovora i nijedan nije šest:

• Samostalna djelatnost — TMA 1970 s. 12B(2)(a): najmanje pet godina nakon roka za podnošenje prijave 31. siječnja za odnosnu poreznu godinu. Uporište je rok za podnošenje, koji nijedna formulacija tipa „N godina nakon vožnje“ ne može izraziti.
• Zaposlenik — TMA 1970 s. 12B(2)(b): najmanje 22 mjeseca nakon kraja porezne godine.
• Poslodavčeva PAYE evidencija — tri godine od kraja porezne godine.

A tko kao izvođač (contractor) radi preko vlastitog društva s ograničenom odgovornošću (limited company), ima i četvrti rok: Companies Act 2006 s. 388(4)(a), tri godine.

Što košta pogreška

Olakšica se odbija za putovanja koja se ne mogu dokazati. Ne za godinu — za putovanja; i zato evidencija s rupama košta točno onoliko koliko su njezine rupe velike.

Zašto aplikacija, a ne bilježnica

Ništa od navedenog ne traži softver; bilježnica s datumom, dva poštanska broja, udaljenošću i razlogom zadovoljava HMRC. Ono što softver mijenja jest koji od tih pet podataka preživi poreznu godinu.

Nikad ne nedostaju milje. Nedostaje poštanski broj s kojeg ste krenuli — jer ste tada znali gdje ste i niste imali razloga to zapisati — nedostaje razlog jednog putovanja od njih tristo, i nedostaje riječ pravodobno, koja je razlika između evidencije i rekonstrukcije.

DriveHub bilježi svaku vožnju u pozadini, s oba kraja i udaljenošću, i poslije pita koje su bile poslovne. Izvješće za svako putovanje ispisuje datum, obje adrese, udaljenost i vaš vlastiti razlog, broji razred od 10 000 milja za svaki radni odnos zasebno i može se ograničiti na jedan radni odnos — upravo ono što traži HMRC-ova uputa da se za svaki pošalje zasebna knjiga vožnje.

Ako navedete koliko vam poslodavac plaća po milji, DriveHub to i oduzima: Mileage Allowance Relief iz ITEPA s 231, koji uspoređuje HMRC-ov priznati iznos po razredima s onim što je poslodavac pojedinog putovanja stvarno isplatio. Putovanje bez navedene isplate izostavlja se iz te usporedbe, umjesto da se računa kao da nije plaćeno ništa.

Ova stranica prenosi ono što kažu HMRC i propisi, s navodom izvora kako biste mogli provjeriti. Nije porezni savjet i ne poznaje vašu situaciju. Kad je riječ o novcu, pitajte svog knjigovođu — i ponesite knjige vožnje.