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HMRC chiede il postcode a entrambi gli estremi, e un registro delle miglia separato per ogni impiego

Che cosa deve mostrare il registro

gov.uk, sulla richiesta di agevolazione fiscale (tax relief) per i veicoli usati per lavoro: "When you claim, you must send HM Revenue and Customs (HMRC) copies of your mileage logs. These logs must include: the reason for every journey; the postcode for the start point of every journey; the postcode for the end point of every journey."

Postcode, a entrambi gli estremi, per ogni viaggio. Non una città, non il nome di un cliente. In più la data e la distanza, registrate in modo tempestivo, cronologico e ordinato — e le stime non sono accettate. Non c’è un modulo prescritto; c’è un contenuto prescritto, ed è più preciso di quanto lasci pensare «tieni un registro».

Un registro per ogni impiego

La stessa pagina: "If you are claiming for more than one employment, you must send a copy of your mileage log for each."

Non è solo ordine nelle carte, perché lo scaglione segue la stessa logica. Le Approved Mileage Allowance Payments valgono 55p a miglio per le prime 10 000 miglia e 25p dopo — e le 10 000 si contano per impiego. Chi ha due lavori e tiene un unico totale progressivo scende a 25p a metà di quanto ciascun impiego consentirebbe.

L’ITEPA s 235 unisce solo gli impieghi collegati (associated). Due lavori presso datori di lavoro collegati sono per legge un solo scaglione e qui sarebbero due: è il caso in cui indicare lo stesso datore di lavoro per entrambi, invece di lasciare che i conti corrano separati.

Un sole trader conta lo scaglione sul proprio period of account, se ne ha uno (ITTOIA s 94F(3)), non sull’anno fiscale.

I 5p per passeggero sono un’esenzione, non un’agevolazione

HMRC ammette 5p a miglio in più per ogni collega trasportato in un viaggio di lavoro, esenti e senza nulla da dichiarare — e a differenza della Norvegia non serve il nome.

Ma la s 233 è un’esenzione, cioè toglie l’imposta da un pagamento anziché creare un diritto da far valere. L’EIM31410 lo dice senza giri di parole: un dipendente il cui datore di lavoro non paga non ha nulla da chiedere indietro. E le ITTOIA ss 94D/94F non danno ai lavoratori autonomi alcuna cifra a persona.

La domanda, quindi, non è quanti passeggeri hai portato. È se il tuo datore di lavoro applica il regime.

Un caso è facile da sbagliare nell’altra direzione: la s 233(1) esenta i pagamenti approvati per i passeggeri "for the use of a car or van (whether or not it is a company vehicle)". Chi guida un’auto aziendale e riceve il rimborso del carburante rientra nell’esenzione. Chi guida un’auto aziendale con il carburante fornito no, perché la s 233(1)(a) richiede che "the employee receives mileage allowance payments", e lui non ne riceve.

Per quanto conservarlo — e non sono sei anni

I sei anni che circolano sono la regola dell’IVA (VAT), VATA 1994 Sch. 11 para. 6. Un registro delle miglia ha tre risposte diverse, e nessuna è sei:

• Lavoratore autonomo — TMA 1970 s. 12B(2)(a): almeno cinque anni dopo la scadenza di presentazione del 31 gennaio per l’anno fiscale in questione. L’ancora è una scadenza di presentazione, che nessuna formula del tipo «N anni dopo il viaggio» può esprimere.
• Dipendente — TMA 1970 s. 12B(2)(b): almeno 22 mesi dopo la fine dell’anno fiscale.
• Registri PAYE del datore di lavoro — tre anni dalla fine dell’anno fiscale.

E chi lavora come contractor tramite la propria limited company ne ha una quarta: Companies Act 2006 s. 388(4)(a), tre anni.

Quanto costa sbagliare

L’agevolazione viene negata per i viaggi che non si possono documentare. Non l’anno — i viaggi; ed è per questo che un registro con dei buchi costa esattamente quanto i suoi buchi.

Perché un’app e non un quaderno

Niente di tutto questo richiede un software; un quaderno con data, due postcode, distanza e motivo soddisfa HMRC. Quello che il software cambia è quale dei cinque dati sopravvive a un anno fiscale.

Le miglia non sono mai ciò che manca. Manca il postcode da cui sei partito — perché in quel momento sapevi dov’eri e non avevi motivo di scriverlo — e il motivo di un viaggio su trecento, e la parola timely, che è la differenza tra un registro e una ricostruzione.

DriveHub registra ogni viaggio in background con i due estremi e la distanza, e chiede dopo quali erano di lavoro. Il report stampa per ogni viaggio la data, i due indirizzi, la distanza e il motivo con parole tue, conta lo scaglione delle 10 000 miglia per impiego, e si può limitare a un solo impiego — che è ciò che chiede l’istruzione di HMRC di inviare un registro per ciascuno.

Se indichi quanto paga il tuo datore di lavoro a miglio, sottrae anche quello: è la Mileage Allowance Relief dell’ITEPA s 231, che confronta l’importo approvato a scaglioni di HMRC con quanto il datore di lavoro di ciascun viaggio ha effettivamente pagato. Un viaggio senza un pagamento indicato resta fuori da quel confronto, invece di contare come pagato zero.

Questa pagina riporta ciò che dicono HMRC e la legislazione, e li cita perché tu possa verificarlo. Non costituisce consulenza fiscale e non può tenere conto della tua situazione. Quando ci sono di mezzo dei soldi, chiedi al tuo commercialista — e porta i registri.