Landengids · Verenigd Koninkrijk

HMRC vraagt postcodes aan beide uiteinden, en een aparte rittenregistratie per dienstbetrekking

Wat het logboek moet laten zien

gov.uk, over belastingaftrek voor voertuigen die je voor je werk gebruikt: "When you claim, you must send HM Revenue and Customs (HMRC) copies of your mileage logs. These logs must include: the reason for every journey; the postcode for the start point of every journey; the postcode for the end point of every journey."

Postcodes, aan beide uiteinden, per rit. Geen plaatsnaam, geen klantnaam. Plus de datum en de afstand, tijdig, chronologisch en ordelijk vastgelegd — en schatten wordt niet geaccepteerd. Er is geen voorgeschreven formulier; er is een voorgeschreven inhoud, en die is specifieker dan "houd iets bij" doet vermoeden.

Eén logboek per dienstbetrekking

Dezelfde pagina: "If you are claiming for more than one employment, you must send a copy of your mileage log for each."

Dat is niet alleen een kwestie van nette administratie, want de schijf volgt het. Approved Mileage Allowance Payments bedragen 55p per mijl voor de eerste 10 000 mijl en 25p daarna — en die 10 000 wordt per dienstbetrekking geteld. Wie twee banen heeft en één doorlopend totaal bijhoudt, zakt halverwege naar 25p van wat elke dienstbetrekking toestaat.

ITEPA s 235 voegt alleen associated dienstbetrekkingen samen. Twee banen bij verbonden werkgevers zijn juridisch één schijf en zouden hier twee zijn; in dat geval noem je beter één werkgever voor beide, in plaats van de rekensom apart te laten lopen.

Een eenmanszaak telt de schijf over de eigen boekperiode (period of account) als die er is (ITTOIA s 94F(3)), niet over het belastingjaar.

De passagiersvergoeding van 5p is een vrijstelling, geen aftrek

HMRC staat 5p per mijl extra toe voor elke collega die je meeneemt op een zakelijke rit, onbelast en zonder iets te melden — en er is geen naam nodig, anders dan in Noorwegen.

Maar s 233 is een vrijstelling: ze neemt een heffing op een betaling weg, ze schept geen aanspraak. EIM31410 zegt het ronduit: een werknemer wiens werkgever niet betaalt, heeft niets terug te vragen. En ITTOIA ss 94D/94F geven zelfstandigen helemaal geen bedrag per hoofd.

De vraag is dus niet hoeveel passagiers je meenam. Het is of je werkgever de regeling toepast.

Eén geval gaat makkelijk de andere kant op mis: s 233(1) stelt goedgekeurde passagiersvergoedingen vrij "for the use of a car or van (whether or not it is a company vehicle)". Een bestuurder van een auto van de zaak die voor brandstof wordt vergoed, valt binnen de vrijstelling. Een bestuurder van een auto van de zaak wiens brandstof wordt verstrekt, niet — want s 233(1)(a) eist dat "the employee receives mileage allowance payments", en die ontvangt hij niet.

Hoe lang bewaren — en het is geen zes jaar

De zes jaar die overal rondgaan, is de regel voor de btw, VATA 1994 Sch. 11 para. 6. Een rittenregistratie heeft drie verschillende antwoorden, en geen daarvan is zes:

• Zelfstandige — TMA 1970 s. 12B(2)(a): minstens vijf jaar na de indieningsdeadline van 31 januari voor het betreffende belastingjaar. Het ankerpunt is een indieningsdeadline, en die kan geen formulering als "N jaar na de rit" uitdrukken.
• Werknemer — TMA 1970 s. 12B(2)(b): minstens 22 maanden na het einde van het belastingjaar.
• De PAYE-administratie van een werkgever — drie jaar vanaf het einde van het belastingjaar.

En een contractor die via zijn eigen limited company werkt, heeft een vierde: Companies Act 2006 s. 388(4)(a), drie jaar.

Wat falen kost

De aftrek wordt geweigerd voor de ritten die niet kunnen worden aangetoond. Niet het jaar — de ritten; en daarom kost een registratie met gaten precies zoveel als die gaten groot zijn.

Waarom een app en geen boekje

Niets van het bovenstaande vereist software; een boekje met een datum, twee postcodes, een afstand en een reden voldoet voor HMRC. Wat software verandert, is welke van de vijf een belastingjaar overleven.

Het aantal mijlen is nooit wat ontbreekt. Wat ontbreekt, is de postcode waar je vertrok — want op dat moment wist je waar je was en had je geen reden om het op te schrijven — en ook de reden van één rit uit driehonderd, en het woord timely, dat het verschil is tussen een registratie en een reconstructie.

DriveHub legt elke rit op de achtergrond vast met beide eindpunten en de afstand, en vraagt achteraf welke voor het werk waren. Het rapport vermeldt per rit de datum, beide adressen, de afstand en je eigen reden, telt de schijf van 10 000 mijl per dienstbetrekking, en kan worden beperkt tot één dienstbetrekking — precies wat de instructie van HMRC om voor elke dienstbetrekking een logboek te sturen vraagt.

Geef je op wat je werkgever per mijl betaalt, dan trekt de app dat ook af: de Mileage Allowance Relief van ITEPA s 231, waarbij het getrapte erkende bedrag van HMRC wordt vergeleken met wat de werkgever van elke rit werkelijk betaalde. Een rit zonder opgegeven vergoeding blijft buiten die vergelijking, in plaats van te tellen alsof er niets is betaald.

Deze pagina geeft weer wat HMRC en de wetgeving zeggen, en citeert ze zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als er geld mee gemoeid is, vraag het je accountant — en neem de logboeken mee.