Länderratgeber · Vereinigtes Königreich

HMRC verlangt Postleitzahlen an beiden Enden — und je Beschäftigungsverhältnis ein eigenes Fahrtenbuch

Was das Fahrtenbuch zeigen muss

gov.uk, zur Steuerermäßigung (tax relief) für Fahrzeuge, die Sie beruflich nutzen: "When you claim, you must send HM Revenue and Customs (HMRC) copies of your mileage logs. These logs must include: the reason for every journey; the postcode for the start point of every journey; the postcode for the end point of every journey."

Postleitzahlen, an beiden Enden, für jede Fahrt. Nicht ein Ort, nicht ein Kundenname. Dazu das Datum und die Entfernung, zeitnah, chronologisch und geordnet festgehalten — und Schätzungen werden nicht akzeptiert. Es gibt keine vorgeschriebene Form; es gibt einen vorgeschriebenen Inhalt, und der ist genauer, als „Aufzeichnungen führen“ vermuten lässt.

Ein Fahrtenbuch je Beschäftigungsverhältnis

Dieselbe Seite: "If you are claiming for more than one employment, you must send a copy of your mileage log for each."

Das ist nicht nur Ordnung in der Ablage, denn die Staffel folgt dieser Trennung. Die Approved Mileage Allowance Payments betragen 55p je Meile für die ersten 10 000 Meilen und 25p danach — und die 10 000 werden je Beschäftigungsverhältnis gezählt. Wer zwei Jobs hat und eine einzige laufende Summe führt, fällt auf halbem Weg durch das, was jedes Beschäftigungsverhältnis zulässt, auf 25p.

ITEPA s 235 fasst nur verbundene (associated) Beschäftigungsverhältnisse zusammen. Zwei Jobs bei verbundenen Arbeitgebern sind im Gesetz eine Staffel und wären hier zwei — ein Fall dafür, für beide denselben Arbeitgeber einzutragen, statt die Rechnung getrennt laufen zu lassen.

Ein sole trader zählt die Staffel über seinen eigenen period of account, sofern er einen hat (ITTOIA s 94F(3)), und nicht über das Steuerjahr.

Die 5p für Mitfahrer sind eine exemption, keine relief

HMRC zahlt 5p je Meile zusätzlich für jeden mitgenommenen Kollegen auf einer geschäftlichen Fahrt, steuerfrei und ohne etwas zu melden — und anders als in Norwegen ist kein Name erforderlich.

Doch s 233 ist eine exemption, eine Befreiung: Sie nimmt eine Zahlung aus der Besteuerung heraus, statt einen Anspruch zu begründen. EIM31410 sagt es ausdrücklich: Wer als Arbeitnehmer einen Arbeitgeber hat, der nicht zahlt, hat nichts zurückzufordern. Und ITTOIA ss 94D/94F geben Selbständigen überhaupt keinen Betrag je Kopf.

Die Frage ist also nicht, wie viele Mitfahrer Sie befördert haben. Sie lautet, ob Ihr Arbeitgeber die Regelung anwendet.

Ein Fall lässt sich leicht in die andere Richtung falsch verstehen: s 233(1) befreit anerkannte Mitfahrerzahlungen "for the use of a car or van (whether or not it is a company vehicle)". Wer einen Firmenwagen fährt und für den Kraftstoff erstattet wird, fällt unter die Befreiung. Wer einen Firmenwagen fährt, dessen Kraftstoff gestellt wird, nicht — denn s 233(1)(a) setzt voraus, dass "the employee receives mileage allowance payments", und er erhält keine.

Wie lange aufbewahren — und sechs Jahre sind es nicht

Die sechs Jahre, die allgemein im Umlauf sind, sind die VAT-Regel, VATA 1994 Sch. 11 para. 6. Für eine Fahrtaufzeichnung gibt es drei verschiedene Antworten, und keine davon lautet sechs:

• Selbständige — TMA 1970 s. 12B(2)(a): mindestens fünf Jahre nach dem Abgabetermin 31. Januar für das betreffende Steuerjahr. Der Anker ist ein Abgabetermin, und das lässt sich durch kein „N Jahre nach der Fahrt“ ausdrücken.
• Arbeitnehmer — TMA 1970 s. 12B(2)(b): mindestens 22 Monate nach Ende des Steuerjahres.
• Die PAYE-Unterlagen eines Arbeitgebers — drei Jahre ab Ende des Steuerjahres.

Und wer als contractor über seine eigene limited company abrechnet, hat eine vierte: Companies Act 2006 s. 388(4)(a), drei Jahre.

Was das Scheitern kostet

Die Ermäßigung wird für die Fahrten versagt, die sich nicht belegen lassen. Nicht für das Jahr — für die Fahrten; und deshalb kostet eine Aufzeichnung mit Lücken genau so viel, wie ihre Lücken groß sind.

Warum eine App und kein Heft

Nichts davon verlangt Software; ein Heft mit einem Datum, zwei Postleitzahlen, einer Entfernung und einem Grund genügt HMRC. Was Software ändert, ist, welche dieser fünf Angaben ein Steuerjahr überstehen.

Was fehlt, sind nie die Meilen. Es fehlt die Postleitzahl, von der Sie losgefahren sind — weil Sie damals wussten, wo Sie waren, und keinen Grund hatten, es aufzuschreiben —, es fehlt der Grund für eine Fahrt unter dreihundert, und es fehlt das Wort zeitnah, das den Unterschied zwischen einer Aufzeichnung und einer Rekonstruktion ausmacht.

DriveHub zeichnet jede Fahrt im Hintergrund mit beiden Endpunkten und der Entfernung auf und fragt hinterher, welche geschäftlich waren. Der Bericht druckt das Datum, beide Adressen, die Entfernung und Ihren eigenen Grund für jede Fahrt, zählt die Staffel von 10 000 Meilen je Beschäftigungsverhältnis und lässt sich auf ein einzelnes Beschäftigungsverhältnis eingrenzen — genau darauf zielt HMRCs Anweisung, für jedes ein Fahrtenbuch einzureichen.

Wo Sie angeben, was Ihr Arbeitgeber je Meile zahlt, zieht DriveHub es außerdem ab: die Mileage Allowance Relief nach ITEPA s 231, die den gestaffelten anerkannten Betrag von HMRC damit vergleicht, was der Arbeitgeber der jeweiligen Fahrt tatsächlich gezahlt hat. Eine Fahrt ohne angegebene Zahlung bleibt aus diesem Vergleich heraus, statt als mit null bezahlt zu gelten.

Diese Seite gibt wieder, was HMRC und die Gesetzgebung sagen, und nennt die Fundstellen, damit Sie es nachprüfen können. Sie ist keine Steuerberatung und kann Ihre Umstände nicht berücksichtigen. Wenn es um Geld geht, fragen Sie Ihren Steuerberater — und bringen Sie die Aufzeichnungen mit.