Vodnik po državi · Združeno kraljestvo

HMRC zahteva poštno številko na obeh koncih in ločeno evidenco milj za vsako zaposlitev

Kaj mora evidenca pokazati

gov.uk o uveljavljanju davčne olajšave za vozila, ki jih uporabljate za delo: "When you claim, you must send HM Revenue and Customs (HMRC) copies of your mileage logs. These logs must include: the reason for every journey; the postcode for the start point of every journey; the postcode for the end point of every journey."

Poštne številke, na obeh koncih, za vsako pot. Ne kraj, ne ime stranke. In še datum in razdalja, zapisana pravočasno, kronološko in urejeno — ocene niso sprejemljive. Predpisane oblike ni; predpisana pa je vsebina, in ta je natančnejša, kot namiguje „vodite evidenco“.

Ena evidenca za vsako zaposlitev

Ista stran: "If you are claiming for more than one employment, you must send a copy of your mileage log for each."

To ni le urejenost pri oddaji, ker se po tem ravna tudi razred. Approved Mileage Allowance Payments znašajo 55p na miljo za prvih 10 000 milj in nato 25p — 10 000 pa se šteje za vsako zaposlitev posebej. Zavezanec z dvema zaposlitvama, ki vodi en sam tekoči seštevek, pade na 25p na polovici tega, kar dovoljuje vsaka zaposlitev.

ITEPA s 235 združi samo povezane zaposlitve. Dve zaposlitvi pri povezanih delodajalcih sta po zakonu en razred, tu pa bi bili dva — to je primer, ko za obe navedete enega delodajalca, namesto da bi račun tekel ločeno.

Samostojni podjetnik razred šteje v svojem obračunskem obdobju (period of account), kadar ga ima (ITTOIA s 94F(3)), ne v davčnem letu.

5p za sopotnika je oprostitev, ne olajšava

HMRC dovoljuje dodatnih 5p na miljo za vsakega sodelavca, ki ga peljete na službeni poti, neobdavčeno in brez poročanja — in za razliko od Norveške ime ni potrebno.

A s 233 je oprostitev, kar pomeni, da odpravi obdavčitev plačila, ne pa da ustvari zahtevek. EIM31410 to pove naravnost: zaposleni, ki mu delodajalec ne plača, nima česa zahtevati nazaj. ITTOIA ss 94D/94F pa samozaposlenim ne dajeta nobenega zneska na osebo.

Vprašanje torej ni, koliko sopotnikov ste peljali. Vprašanje je, ali vaš delodajalec shemo izvaja.

En primer je lahko narobe razumeti v drugo smer: s 233(1) oprošča odobrena plačila za sopotnike "for the use of a car or van (whether or not it is a company vehicle)". Voznik službenega avta, ki dobi povrnjeno gorivo, je znotraj oprostitve. Voznik službenega avta, ki mu gorivo zagotovijo, ni, ker s 233(1)(a) zahteva, da "the employee receives mileage allowance payments", on pa jih ne dobi.

Kako dolgo jo hraniti — in ni šest let

Šest let, ki jih vsi navajajo, je pravilo za DDV, VATA 1994 Sch. 11 para. 6. Evidenca milj ima tri različne odgovore, in noben ni šest:

• Samozaposleni — TMA 1970 s. 12B(2)(a): najmanj pet let po roku za oddajo 31. januarja za zadevno davčno leto. Sidro je rok za oddajo, česar noben zapis tipa „N let po vožnji“ ne more izraziti.
• Zaposleni — TMA 1970 s. 12B(2)(b): najmanj 22 mesecev po koncu davčnega leta.
• Delodajalčeve evidence PAYE — tri leta od konca davčnega leta.

Pogodbenik, ki oddaja prek lastne družbe z omejeno odgovornostjo, pa ima še četrtega: Companies Act 2006 s. 388(4)(a), tri leta.

Kaj stane napaka

Olajšava se zavrne za poti, ki jih ni mogoče dokazati. Ne za leto — za poti; zato evidenca z luknjami stane natanko toliko, kolikor so velike luknje.

Zakaj aplikacija in ne zvezek

Nič od tega ne zahteva programske opreme; zvezek z datumom, dvema poštnima številkama, razdaljo in razlogom HMRC zadošča. Kar programska oprema spremeni, je to, kateri od petih podatkov preživi davčno leto.

Milje ne manjkajo nikoli. Manjka poštna številka, od koder ste se odpeljali — ker ste takrat vedeli, kje ste, in je niste imeli razloga zapisati —, pa razlog za eno pot od tristotih in beseda timely, pravočasno, ki je razlika med evidenco in rekonstrukcijo.

DriveHub beleži vsako vožnjo v ozadju z obema koncema in razdaljo ter šele pozneje vpraša, katere so bile službene. Poročilo za vsako pot natisne datum, oba naslova, razdaljo in vaš razlog, razred 10 000 milj šteje za vsako zaposlitev posebej, omejiti pa ga je mogoče na eno zaposlitev — kar je tisto, kar zahteva HMRC-jevo navodilo, naj pošljete evidenco za vsako.

Kadar navedete, koliko vam delodajalec plača na miljo, to tudi odšteje: Mileage Allowance Relief iz ITEPA s 231, ki primerja HMRC-jev odobreni znesek po razredih s tem, kar je za posamezno pot dejansko plačal njen delodajalec. Pot brez navedenega plačila je iz te primerjave izpuščena in se ne šteje, kot da ni bilo plačano nič.

Ta stran povzema, kar pravita HMRC in zakonodaja, in ju navaja, da lahko preverite. Ni davčni nasvet in ne pozna vaše situacije. Kadar gre za denar, vprašajte svojega računovodjo — in vzemite evidence s seboj.