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HMRC demande un code postal aux deux extrémités, et un relevé kilométrique distinct par emploi

Ce que le relevé doit faire apparaître

gov.uk, à propos de la demande de dégrèvement fiscal pour les véhicules que vous utilisez pour le travail : "When you claim, you must send HM Revenue and Customs (HMRC) copies of your mileage logs. These logs must include: the reason for every journey; the postcode for the start point of every journey; the postcode for the end point of every journey."

Des codes postaux, aux deux extrémités, pour chaque trajet. Pas une ville, pas un nom de client. Plus la date et la distance, consignées sans délai, par ordre chronologique et de manière ordonnée — et l'estimation n'est pas admise. Aucune forme n'est prescrite ; c'est le contenu qui l'est, et il est plus précis que ne le laisse entendre « tenez un registre ».

Un relevé par emploi

La même page : "If you are claiming for more than one employment, you must send a copy of your mileage log for each."

Ce n'est pas seulement une question de bonne tenue du dossier, car le palier suit ce découpage. Les Approved Mileage Allowance Payments sont de 55p par mile pour les 10 000 premiers miles et de 25p ensuite — et ces 10 000 se comptent par emploi. Celui qui occupe deux emplois et ne tient qu'un seul cumul passe à 25p à mi-chemin de ce que chaque emploi lui ouvre.

ITEPA s 235 ne fusionne que les emplois associés. Deux emplois auprès d'employeurs liés ne forment en droit qu'un seul palier, alors qu'ils en feraient deux ici : c'est le cas où il faut désigner un même employeur pour les deux plutôt que de laisser le calcul courir séparément.

Un travailleur indépendant (sole trader) décompte le palier sur son propre period of account, son exercice comptable, lorsqu'il en a un (ITTOIA s 94F(3)), et non sur l'année fiscale.

L'indemnité passager de 5p est une exonération, pas un dégrèvement

HMRC verse 5p par mile en plus pour chaque collègue transporté lors d'un trajet professionnel, en franchise d'impôt et sans rien à déclarer — et aucun nom n'est exigé, contrairement à la Norvège.

Mais la s 233 est une exonération, ce qui signifie qu'elle supprime l'imposition d'un versement au lieu d'ouvrir un droit à réclamation. EIM31410 le dit sans détour : le salarié dont l'employeur ne verse rien n'a rien à récupérer. Et les ITTOIA ss 94D/94F ne donnent aux indépendants aucun montant par passager.

La question n'est donc pas de savoir combien de passagers vous avez transportés. Elle est de savoir si votre employeur applique le dispositif.

Un cas se trompe facilement dans l'autre sens : la s 233(1) exonère les versements passagers approuvés "for the use of a car or van (whether or not it is a company vehicle)". Le conducteur d'une voiture de société qui se fait rembourser son carburant entre dans l'exonération. Celui dont le carburant est fourni, non : la s 233(1)(a) exige que "the employee receives mileage allowance payments", et il n'en reçoit aucun.

Combien de temps le conserver — et ce n'est pas six ans

Les six ans qui circulent partout sont la règle applicable à la TVA, VATA 1994 Sch. 11 para. 6. Un relevé kilométrique a trois réponses différentes, et aucune n'est six :

• Indépendant — TMA 1970 s. 12B(2)(a) : au moins cinq ans après la date limite de dépôt du 31 janvier de l'année fiscale concernée. Le point d'ancrage est une date limite de déclaration, ce qu'aucune formule du type « N années après le trajet » ne peut exprimer.
• Salarié — TMA 1970 s. 12B(2)(b) : au moins 22 mois après la fin de l'année fiscale.
• Les registres PAYE d'un employeur — trois ans à compter de la fin de l'année fiscale.

Et le prestataire qui déclare par l'intermédiaire de sa propre limited company en a une quatrième : Companies Act 2006 s. 388(4)(a), trois ans.

Ce que coûte un manquement

Le dégrèvement est refusé pour les trajets qui ne peuvent pas être justifiés. Pas l'année — les trajets ; c'est pourquoi un relevé troué coûte exactement la taille de ses trous.

Pourquoi une app plutôt qu'un carnet

Rien de ce qui précède n'impose un logiciel ; un carnet comportant une date, deux codes postaux, une distance et un motif satisfait HMRC. Ce que change un logiciel, c'est lequel de ces cinq éléments survit à une année fiscale.

Ce qui disparaît n'est jamais le kilométrage. C'est le code postal d'où vous êtes parti — parce que sur le moment vous saviez où vous étiez et n'aviez aucune raison de le noter — et c'est aussi le motif d'un trajet sur trois cents, et le mot timely, « sans délai », qui fait toute la différence entre un relevé et une reconstitution.

DriveHub enregistre chaque trajet en arrière-plan, avec ses deux extrémités et sa distance, et vous demande ensuite lesquels étaient professionnels. Le rapport imprime la date, les deux adresses, la distance et votre propre motif pour chaque trajet, décompte le palier des 10 000 miles par emploi, et peut être limité à un seul emploi — ce que demande précisément la consigne de HMRC d'envoyer un relevé pour chacun.

Lorsque vous indiquez ce que votre employeur verse au mile, il le déduit également : c'est la Mileage Allowance Relief de l'ITEPA s 231, qui compare le montant approuvé par HMRC, paliers compris, avec ce que l'employeur rattaché à chaque trajet a réellement versé. Un trajet pour lequel aucun versement n'est indiqué est écarté de cette comparaison plutôt que compté comme n'ayant rien rapporté.

Cette page expose ce que disent HMRC et la loi, et les cite pour que vous puissiez vérifier. Ce n'est pas un conseil fiscal. Elle ne peut pas tenir compte de votre situation. Dès qu'il est question d'argent, interrogez votre comptable — et apportez vos relevés.