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HMRC pide el código postal de los dos extremos, y un registro de kilometraje por cada empleo

Qué tiene que mostrar el registro

gov.uk, sobre cómo reclamar la desgravación fiscal por los vehículos que usas para trabajar: "When you claim, you must send HM Revenue and Customs (HMRC) copies of your mileage logs. These logs must include: the reason for every journey; the postcode for the start point of every journey; the postcode for the end point of every journey."

Códigos postales, en los dos extremos, por cada trayecto. No una ciudad, no el nombre de un cliente. Además, la fecha y la distancia, anotadas a su debido tiempo, en orden cronológico y de forma ordenada — y no se aceptan estimaciones. No hay un formulario prescrito; hay un contenido prescrito, y es más concreto de lo que sugiere «lleva un registro».

Un registro por cada empleo

La misma página: "If you are claiming for more than one employment, you must send a copy of your mileage log for each."

No es solo higiene documental, porque el tramo va detrás. Los Approved Mileage Allowance Payments son de 55p por milla para las primeras 10 000 millas y de 25p a partir de ahí — y las 10 000 se cuentan por cada empleo. Quien tiene dos trabajos y lleva un único acumulado cae a 25p a mitad de lo que cada empleo le permite.

ITEPA s 235 agrupa únicamente los empleos asociados. Dos trabajos en empleadores vinculados son un solo tramo en la ley y aquí serían dos, y ese es un caso para indicar un mismo empleador en ambos en lugar de dejar que el cálculo corra por separado.

Un sole trader —un autónomo— cuenta el tramo sobre su propio period of account, cuando tiene uno (ITTOIA s 94F(3)), y no sobre el tax year.

El pago de 5p por pasajero es una exención, no una desgravación

HMRC paga 5p por milla adicionales por cada compañero que lleves en un trayecto de trabajo, libre de impuestos y sin nada que declarar — y no hace falta ningún nombre, a diferencia de Noruega.

Pero la s 233 es una exención, lo que significa que suprime un gravamen sobre un pago en lugar de crear un derecho a reclamar. EIM31410 lo dice sin rodeos: un empleado cuyo empleador no paga no tiene nada que reclamar. Y las ITTOIA ss 94D/94F no dan a los autónomos ninguna cifra por persona.

Así que la pregunta no es a cuántos pasajeros llevaste. Es si tu empleador aplica el régimen.

Hay un caso que es fácil equivocar en el otro sentido: la s 233(1) exime los pagos aprobados por pasajero "for the use of a car or van (whether or not it is a company vehicle)". Quien conduce un coche de empresa y recibe el reembolso del combustible está dentro de la exención. Quien conduce un coche de empresa al que le suministran el combustible, no, porque la s 233(1)(a) exige que "the employee receives mileage allowance payments", y no recibe ninguno.

Cuánto tiempo hay que conservarlo — y no son seis años

Los seis años que circulan por todas partes son la regla del VAT, el IVA británico: VATA 1994 Sch. 11 para. 6. Un registro de kilometraje tiene tres respuestas distintas y ninguna de ellas es seis:

• Autónomo — TMA 1970 s. 12B(2)(a): al menos cinco años desde la fecha límite de presentación del 31 de enero del tax year correspondiente. El punto de anclaje es una fecha límite de presentación, y eso no lo puede expresar ninguna fórmula del tipo «N años después del trayecto».
• Empleado — TMA 1970 s. 12B(2)(b): al menos 22 meses desde el final del tax year.
• Los registros PAYE de un empleador — tres años desde el final del tax year.

Y quien factura a través de su propia limited company tiene una cuarta: Companies Act 2006 s. 388(4)(a), tres años.

Lo que cuesta fallar

La desgravación se deniega para los trayectos que no se pueden acreditar. No el año — los trayectos; por eso un registro con agujeros cuesta exactamente el tamaño de sus agujeros.

Por qué una app y no una libreta

Nada de lo anterior exige software; una libreta con una fecha, dos códigos postales, una distancia y un motivo cumple con lo que pide HMRC. Lo que cambia el software es cuál de los cinco sobrevive a un tax year.

El kilometraje nunca es lo que se pierde. Lo que se pierde es el código postal desde el que saliste —porque en ese momento sabías dónde estabas y no tenías ningún motivo para anotarlo—, y también el motivo de un trayecto entre trescientos, y la palabra timely, «a su debido tiempo», que es la diferencia entre un registro y una reconstrucción.

DriveHub registra cada trayecto en segundo plano, con los dos extremos y la distancia, y te pregunta después cuáles fueron de trabajo. El informe imprime la fecha, ambas direcciones, la distancia y tu propio motivo para cada trayecto, cuenta el tramo de 10 000 millas por cada empleo y se puede acotar a un solo empleo — que es lo que pide la instrucción de HMRC de enviar un registro por cada uno.

Cuando indicas lo que tu empleador paga por milla, también lo resta: la Mileage Allowance Relief de ITEPA s 231, que compara el importe aprobado por tramos de HMRC con lo que de verdad pagó el empleador de cada trayecto. Un trayecto sin un pago indicado queda fuera de esa comparación en lugar de contarse como pagado a cero.

Esta página recoge lo que dicen HMRC y la legislación, y los cita para que puedas comprobarlo. No es asesoramiento fiscal y no conoce tu situación. Cuando hay dinero de por medio, pregunta a tu asesor — y lleva los registros.