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O HMRC pede o postcode nas duas pontas, e um registro de quilometragem separado para cada emprego

O que o registro precisa mostrar

O gov.uk, sobre o pedido de dedução por veículos usados no trabalho: "When you claim, you must send HM Revenue and Customs (HMRC) copies of your mileage logs. These logs must include: the reason for every journey; the postcode for the start point of every journey; the postcode for the end point of every journey."

Postcodes (o código postal britânico), nas duas pontas, por viagem. Não uma cidade, não o nome de um cliente. Mais a data e a distância, registradas de forma tempestiva, cronológica e organizada — e estimativas não são aceitas. Não há formulário prescrito; há um conteúdo prescrito, e ele é mais específico do que "mantenha um registro" dá a entender.

Um registro por emprego

A mesma página: "If you are claiming for more than one employment, you must send a copy of your mileage log for each."

Isso não é só organização na hora de declarar, porque a faixa acompanha o registro. Os Approved Mileage Allowance Payments são de 55p por milha nas primeiras 10 000 milhas e 25p depois — e as 10 000 são contadas por emprego. Quem tem dois empregos e mantém um único total corrido cai para 25p na metade do que cada emprego permite.

A ITEPA s 235 junta apenas empregos associated (associados). Dois empregos em empregadores ligados entre si são uma única faixa pela lei, e seriam duas aqui — um caso para indicar um único empregador para os dois, em vez de deixar a conta correr separada.

Um sole trader (empresário individual) conta a faixa sobre o próprio period of account (período contábil), quando tem um (ITTOIA s 94F(3)), e não sobre o ano fiscal.

Os 5p por passageiro são uma isenção, não uma dedução

O HMRC admite 5p por milha a mais para cada colega levado numa viagem a trabalho, isentos e sem nada a declarar — e, ao contrário da Noruega, não é preciso nome nenhum.

Mas a s 233 é uma isenção, o que quer dizer que ela tira a tributação de um pagamento, e não que cria um direito a pedir. O EIM31410 diz isso com todas as letras: um empregado cujo empregador não paga não tem nada a pedir de volta. E as ITTOIA ss 94D/94F não dão ao autônomo valor nenhum por pessoa.

Então a pergunta não é quantos passageiros você levou. É se o seu empregador adota o esquema.

Um caso é fácil de errar no sentido contrário: a s 233(1) isenta os pagamentos aprovados por passageiro "for the use of a car or van (whether or not it is a company vehicle)". Um motorista de carro da empresa que é reembolsado pelo combustível está dentro da isenção. Um motorista de carro da empresa cujo combustível é fornecido não está, porque a s 233(1)(a) exige que "the employee receives mileage allowance payments", e ele não recebe nenhum.

Por quanto tempo guardar — e não são seis anos

Os seis anos que circulam por aí são a regra do VAT (o IVA britânico), VATA 1994 Sch. 11 para. 6. Um registro de quilometragem tem três respostas diferentes, e nenhuma delas é seis:

• Autônomo — TMA 1970 s. 12B(2)(a): pelo menos cinco anos depois do prazo de entrega de 31 de janeiro do ano fiscal em questão. O marco é um prazo de declaração, algo que nenhuma fórmula do tipo "N anos depois da viagem" consegue expressar.
• Empregado — TMA 1970 s. 12B(2)(b): pelo menos 22 meses depois do fim do ano fiscal.
• Os registros de PAYE de um empregador — três anos a partir do fim do ano fiscal.

E quem trabalha como prestador por meio da própria limited company tem uma quarta: Companies Act 2006 s. 388(4)(a), três anos.

O que custa falhar

A dedução é recusada para as viagens que não podem ser comprovadas. Não o ano — as viagens; e é por isso que um registro cheio de buracos custa exatamente o tamanho dos seus buracos.

Por que um app e não um caderno

Nada acima exige software; um caderno com a data, dois postcodes, uma distância e um motivo satisfaz o HMRC. O que o software muda é qual dos cinco sobrevive a um ano fiscal.

A quilometragem nunca é o que se perde. O que se perde é o postcode de onde você saiu — porque na hora você sabia onde estava e não tinha motivo para anotar —, e também o motivo de uma viagem entre trezentas, e a palavra timely, que é a diferença entre um registro e uma reconstituição.

O DriveHub registra cada trajeto em segundo plano com os dois pontos extremos e a distância, e pergunta depois quais foram a trabalho. O relatório imprime a data, os dois endereços, a distância e o seu próprio motivo por viagem, conta a faixa de 10 000 milhas por emprego e pode ser limitado a um único emprego — que é o que a instrução do HMRC de mandar um registro para cada um pede.

Quando você informa quanto o seu empregador paga por milha, ele também desconta esse valor: é o Mileage Allowance Relief da ITEPA s 231, que compara o valor aprovado por faixa do HMRC com o que o empregador de cada viagem de fato pagou. Uma viagem sem pagamento informado fica fora dessa comparação, em vez de contar como se nada tivesse sido pago.

Esta página reproduz o que dizem o HMRC e a legislação, com as referências, para que você possa conferir. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o seu contador — e leve os registros.