Landveiledning · Storbritannia

HMRC ber om postnummer i begge ender, og om en egen kjørelogg for hvert arbeidsforhold

Hva loggen må vise

gov.uk, om å kreve skattefradrag for kjøretøy du bruker i jobben: "When you claim, you must send HM Revenue and Customs (HMRC) copies of your mileage logs. These logs must include: the reason for every journey; the postcode for the start point of every journey; the postcode for the end point of every journey."

Postnumre, i begge ender, for hver tur. Ikke et sted, ikke et kundenavn. Pluss dato og distanse, ført tidsnært, kronologisk og ryddig — og anslag godtas ikke. Det finnes ingen foreskrevet form; det finnes et foreskrevet innhold, og det er mer spesifikt enn «før oversikt» gir inntrykk av.

Én logg per arbeidsforhold

Samme side: "If you are claiming for more than one employment, you must send a copy of your mileage log for each."

Det er ikke bare orden i papirene, for trinnet følger med. Approved Mileage Allowance Payments er 55p per mile for de første 10 000 milene og 25p deretter — og de 10 000 telles per arbeidsforhold. Den som har to jobber og fører én løpende sum, faller til 25p halvveis i det hvert arbeidsforhold gir rom for.

ITEPA s 235 slår bare sammen tilknyttede arbeidsforhold. To jobber hos konserntilknyttede arbeidsgivere er ett trinn etter loven og ville vært to her, og da bør du angi én arbeidsgiver for begge i stedet for å la regnestykket gå hver for seg.

En enkeltpersonforetaker teller trinnet over sin egen regnskapsperiode der det finnes en (ITTOIA s 94F(3)), ikke over skatteåret.

Passasjertillegget på 5p er et unntak, ikke et fradrag

HMRC godtar 5p per mile i tillegg for hver kollega du har med på en jobbtur, skattefritt og uten noe å rapportere — og, i motsetning til i Norge, kreves det ikke noe navn.

Men s 233 er et unntak, som betyr at det fjerner en skatt på en utbetaling, ikke at det skaper et krav. EIM31410 sier det rett ut: en arbeidstaker hvis arbeidsgiver ikke betaler, har ingenting å kreve tilbake. Og ITTOIA ss 94D/94F gir selvstendig næringsdrivende ikke noe tall per person i det hele tatt.

Spørsmålet er altså ikke hvor mange passasjerer du hadde med. Det er om arbeidsgiveren din har ordningen.

Ett tilfelle er lett å ta feil av i motsatt retning: s 233(1) unntar godkjente passasjerutbetalinger "for the use of a car or van (whether or not it is a company vehicle)". En firmabilsjåfør som får refundert drivstoff, er innenfor unntaket. En firmabilsjåfør som får drivstoffet dekket, er det ikke, fordi s 233(1)(a) krever at "the employee receives mileage allowance payments", og vedkommende mottar ingen.

Hvor lenge den skal oppbevares — og det er ikke seks år

De seks årene som sirkulerer, er merverdiavgiftsregelen, VATA 1994 Sch. 11 para. 6. En kjørelogg har tre ulike svar, og ingen av dem er seks:

• Selvstendig næringsdrivende — TMA 1970 s. 12B(2)(a): minst fem år etter innleveringsfristen 31. januar for det aktuelle skatteåret. Ankeret er en innleveringsfrist, noe ingen formulering av typen «N år etter turen» kan uttrykke.
• Arbeidstaker — TMA 1970 s. 12B(2)(b): minst 22 måneder etter utgangen av skatteåret.
• Arbeidsgiverens PAYE-dokumentasjon — tre år fra utgangen av skatteåret.

Og en konsulent som leverer gjennom sitt eget aksjeselskap, har en fjerde: Companies Act 2006 s. 388(4)(a), tre år.

Hva svikt koster

Fradraget nektes for turene som ikke kan dokumenteres. Ikke året — turene; og derfor koster en logg med hull akkurat så mye som hullene.

Hvorfor en app og ikke en notatbok

Ingenting av dette krever programvare; en notatbok med dato, to postnumre, en distanse og en grunn tilfredsstiller HMRC. Det programvare endrer, er hvilke av de fem som overlever et skatteår.

Antall miles er aldri det som forsvinner. Postnummeret du kjørte fra forsvinner — fordi du der og da visste hvor du var og ikke hadde noen grunn til å skrive det ned — og det samme gjør grunnen for én tur blant tre hundre, og ordet timely, som er forskjellen på dokumentasjon og en rekonstruksjon.

DriveHub registrerer hver tur i bakgrunnen med begge endepunktene og distansen, og spør etterpå hvilke som var jobb. Rapporten skriver ut dato, begge adressene, distansen og din egen begrunnelse for hver tur, teller trinnet på 10 000 miles per arbeidsforhold, og kan avgrenses til ett arbeidsforhold — som er det HMRCs instruks om å sende en logg for hvert av dem ber om.

Der du oppgir hva arbeidsgiveren betaler per mile, trekker den også det fra: Mileage Allowance Relief etter ITEPA s 231, som sammenligner HMRCs trinnvise godkjente beløp med det hver turs egen arbeidsgiver faktisk betalte. En tur uten oppgitt betaling holdes utenfor sammenligningen i stedet for å telle som om ingenting ble betalt.

Denne siden gjengir hva HMRC og lovgivningen sier, og siterer dem slik at du kan etterprøve det. Det er ikke skatterådgivning, og den kjenner ikke din situasjon. Når det gjelder penger — spør regnskapsføreren din, og ta med loggene.