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O HMRC pede códigos postais nas duas pontas, e um registo de milhas separado por cada emprego

O que o registo tem de mostrar

O gov.uk, sobre o pedido de benefício fiscal pelos veículos usados no trabalho: "When you claim, you must send HM Revenue and Customs (HMRC) copies of your mileage logs. These logs must include: the reason for every journey; the postcode for the start point of every journey; the postcode for the end point of every journey."

Códigos postais, nas duas pontas, por deslocação. Não uma cidade, não o nome de um cliente. Mais a data e a distância, registadas de forma atempada, cronológica e ordenada — e estimativas não são aceites. Não há formulário prescrito; há conteúdo prescrito, e é mais específico do que "mantenha um registo" dá a entender.

Um registo por emprego

A mesma página: "If you are claiming for more than one employment, you must send a copy of your mileage log for each."

Não é só arrumação de papéis, porque o escalão vai atrás. Os Approved Mileage Allowance Payments são de 55p por milha nas primeiras 10 000 milhas e 25p daí em diante — e as 10 000 contam-se por emprego. Quem tem dois empregos e mantém um único total corrido desce para os 25p a meio do que cada emprego permite.

O ITEPA s 235 só junta empregos associados. Dois empregos em entidades patronais ligadas entre si são um único escalão na lei e seriam dois aqui, o que é um caso para indicar uma só entidade patronal para os dois, em vez de deixar as contas correr em separado.

Um empresário em nome individual conta o escalão ao longo do seu próprio período contabilístico, quando o tem (ITTOIA s 94F(3)), e não ao longo do ano fiscal.

Os 5p por passageiro são uma isenção, não um benefício a pedir

O HMRC admite 5p por milha a mais por cada colega transportado numa deslocação profissional, isentos e sem nada a declarar — e, ao contrário da Noruega, sem necessidade de nomes.

Mas a s 233 é uma isenção, o que quer dizer que retira a tributação de um pagamento em vez de criar um direito a pedir. O EIM31410 di-lo sem rodeios: um trabalhador cuja entidade patronal não paga não tem nada a recuperar. E as ITTOIA ss 94D/94F não dão aos independentes valor nenhum por pessoa.

A pergunta não é, portanto, quantos passageiros levou. É se a sua entidade patronal aplica o esquema.

Há um caso fácil de errar no sentido contrário: a s 233(1) isenta os pagamentos aprovados por passageiro "for the use of a car or van (whether or not it is a company vehicle)". Um condutor de carro da empresa reembolsado pelo combustível está dentro da isenção. Um condutor de carro da empresa a quem o combustível é fornecido não está, porque a s 233(1)(a) exige que "the employee receives mileage allowance payments", e ele não recebe nenhum.

Durante quanto tempo guardar — e não são seis anos

Os seis anos que circulam por aí são a regra do IVA, VATA 1994 Sch. 11 para. 6. Um registo de milhas tem três respostas diferentes, e nenhuma é seis:

• Independente — TMA 1970 s. 12B(2)(a): pelo menos cinco anos depois do prazo de entrega de 31 de janeiro do ano fiscal em causa. A âncora é um prazo de entrega, que nenhuma formulação do tipo "N anos depois da deslocação" consegue exprimir.
• Trabalhador por conta de outrem — TMA 1970 s. 12B(2)(b): pelo menos 22 meses depois do fim do ano fiscal.
• Os registos PAYE de uma entidade patronal — três anos a contar do fim do ano fiscal.

E um prestador de serviços que declara através da sua própria sociedade limitada tem uma quarta: Companies Act 2006 s. 388(4)(a), três anos.

O que custa falhar

O benefício é recusado para as deslocações que não se consigam comprovar. Não o ano — as deslocações; e é por isso que um registo com buracos custa exatamente o tamanho dos seus buracos.

Porquê uma aplicação e não um caderno

Nada disto exige software; um caderno com uma data, dois códigos postais, uma distância e um motivo satisfaz o HMRC. O que o software muda é qual dos cinco sobrevive a um ano fiscal.

As milhas nunca são o que falta. O que falta é o código postal de onde partiu — porque, na altura, sabia onde estava e não tinha razão para o escrever —, e também o motivo de uma deslocação entre trezentas, e a palavra timely, atempado, que é a diferença entre um registo e uma reconstituição.

O DriveHub regista cada deslocação em segundo plano com os dois extremos e a distância, e pergunta depois quais foram de trabalho. O relatório imprime, por deslocação, a data, as duas moradas, a distância e o seu próprio motivo, conta o escalão das 10 000 milhas por emprego, e pode ser limitado a um emprego — que é o que pede a instrução do HMRC de enviar um registo por cada um.

Quando indica o que a sua entidade patronal paga por milha, também o subtrai: é o Mileage Allowance Relief do ITEPA s 231, que compara o montante aprovado por escalões do HMRC com o que a entidade patronal de cada deslocação efetivamente pagou. Uma deslocação sem pagamento indicado fica fora dessa comparação, em vez de contar como paga a zero.

Esta página reproduz o que dizem o HMRC e a legislação, e cita-os para poder verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte ao seu contabilista — e leve os registos.