Гид по стране · Великобритания

HMRC требует почтовые индексы с обоих концов поездки и отдельный журнал поездок по каждому месту работы

Что должно быть в журнале

gov.uk — о налоговом вычете (tax relief) за транспорт, который вы используете для работы: "When you claim, you must send HM Revenue and Customs (HMRC) copies of your mileage logs. These logs must include: the reason for every journey; the postcode for the start point of every journey; the postcode for the end point of every journey."

Почтовые индексы, с обоих концов, по каждой поездке. Не город и не имя клиента. Плюс дата и расстояние, записанные своевременно, в хронологическом порядке и аккуратно, — и оценка на глаз не принимается. Установленной формы нет; установлено содержание, и оно конкретнее, чем подсказывает фраза «ведите учёт».

Один журнал на каждое место работы

Та же страница: "If you are claiming for more than one employment, you must send a copy of your mileage log for each."

Дело не только в аккуратности подачи: за этим следует и порог. Approved Mileage Allowance Payments — одобренные выплаты за пробег — составляют 55p за милю на первые 10 000 миль и 25p после, и эти 10 000 считаются по каждому месту работы отдельно. Тот, кто при двух работах ведёт один общий счётчик, переходит на 25p, пройдя лишь половину того, что допускает каждое из мест работы.

ITEPA s 235 объединяет только associated — связанные между собой — места работы. Две работы у связанных работодателей по закону дают один порог, а здесь дали бы два; это случай, когда стоит указать для обеих одного работодателя, а не позволять арифметике идти раздельно.

Индивидуальный предприниматель (sole trader) считает порог по своему period of account — собственному отчётному периоду, — если он у него есть (ITTOIA s 94F(3)), а не по налоговому году.

Доплата 5p за пассажира — это exemption, а не relief

HMRC платит 5p за милю сверху за каждого коллегу, которого вы везёте в служебной поездке, без налога и без обязанности что-либо декларировать, — и имя, в отличие от Норвегии, называть не требуется.

Но s 233 — это exemption, освобождение: оно снимает налог с выплаты, а не создаёт право на вычет. EIM31410 говорит это прямо: работнику, чей работодатель не платит, возвращать нечего. А ITTOIA ss 94D/94F вообще не дают самозанятым никакой суммы на человека.

Так что вопрос не в том, сколько пассажиров вы везли. Вопрос в том, применяет ли эту схему ваш работодатель.

Один случай легко понять неправильно в обратную сторону: s 233(1) освобождает одобренные выплаты за пассажира "for the use of a car or van (whether or not it is a company vehicle)". Водитель служебного автомобиля, которому возмещают топливо, под освобождение подпадает. Водитель служебного автомобиля, которому топливо предоставляют, — нет, потому что s 233(1)(a) требует, чтобы "the employee receives mileage allowance payments", а он не получает никаких.

Сколько это хранить — и это не шесть лет

Шесть лет, которые ходят по рукам, — это правило про VAT, VATA 1994 Sch. 11 para. 6. У записей о пробеге три разных ответа, и ни один из них не шесть:

• Самозанятый — TMA 1970 s. 12B(2)(a): не меньше пяти лет после срока подачи 31 января за соответствующий налоговый год. Точка отсчёта — срок подачи декларации, и никакая формулировка вида «N лет после поездки» этого не передаёт.
• Работник — TMA 1970 s. 12B(2)(b): не меньше 22 месяцев после окончания налогового года.
• Записи работодателя по PAYE — три года с конца налогового года.

А у подрядчика, который отчитывается через собственную limited company, есть и четвёртый: Companies Act 2006 s. 388(4)(a), три года.

Во что обходится несоблюдение

В вычете отказывают по тем поездкам, которые нечем подтвердить. Не за год целиком — именно по поездкам; поэтому записи с дырами стоят ровно столько, сколько в них дыр.

Почему приложение, а не блокнот

Ничто из перечисленного не требует программ: блокнота с датой, двумя почтовыми индексами, расстоянием и причиной поездки для HMRC достаточно. Программа меняет другое — то, какие из этих пяти граф доживут до конца налогового года.

Пропадает никогда не пробег. Пропадает почтовый индекс места, откуда вы выехали, — потому что в тот момент вы знали, где находитесь, и не было причин это записывать, — а ещё причина одной поездки из трёхсот и слово timely, «своевременно», в котором и заключена разница между записью и реконструкцией.

DriveHub записывает каждую поездку в фоне вместе с обеими конечными точками и расстоянием, а потом спрашивает, какие из них были рабочими. В отчёте по каждой поездке напечатаны дата, оба адреса, расстояние и ваша собственная причина поездки; порог в 10 000 миль считается по каждому месту работы отдельно, а сам отчёт можно ограничить одним местом работы — именно этого и требует указание HMRC присылать журнал по каждому из них.

Если вы укажете, сколько ваш работодатель платит за милю, приложение это ещё и вычтет: Mileage Allowance Relief из ITEPA s 231 — сравнение одобренной HMRC суммы, рассчитанной по порогам, с тем, что по каждой поездке реально заплатил её собственный работодатель. Поездка, по которой выплата не указана, из этого сравнения исключается, а не считается оплаченной по нулю.

Эта страница излагает то, что говорят HMRC и законодательство, и называет источники, чтобы вы могли проверить. Это не налоговая консультация. Ваших обстоятельств она учесть не может. Когда речь о деньгах, обратитесь к своему бухгалтеру — и возьмите с собой журналы.