Landsguide · Storbritannien

HMRC vill ha postnummer i båda ändar, och en separat körjournal per anställning

Vad körjournalen ska visa

gov.uk, om att begära skattelättnad för fordon du använder i arbetet: "When you claim, you must send HM Revenue and Customs (HMRC) copies of your mileage logs. These logs must include: the reason for every journey; the postcode for the start point of every journey; the postcode for the end point of every journey."

Postnummer (postcode), i båda ändar, för varje resa. Inte en ort, inte ett kundnamn. Plus datum och sträcka, antecknade i rätt tid, i kronologisk ordning och ordnat — och uppskattningar godtas inte. Det finns ingen föreskriven blankett; det finns ett föreskrivet innehåll, och det är mer specifikt än ”för anteckningar” antyder.

En journal per anställning

Samma sida: "If you are claiming for more than one employment, you must send a copy of your mileage log for each."

Det är inte bara ordning och reda i arkivet, för skiktet följer med. Approved Mileage Allowance Payments (den godkända kilometerersättningen) ligger på 55p per mile för de första 10 000 miles och 25p därefter — och de 10 000 räknas per anställning. Den som har två jobb och för en enda löpande summa faller till 25p redan halvvägs in i vad varje anställning medger.

ITEPA s 235 slår bara samman associated employments, alltså närstående anställningar. Två jobb hos förbundna arbetsgivare är ett skikt enligt lagen och skulle bli två här, vilket är ett fall för att ange en och samma arbetsgivare för båda i stället för att låta räkningen löpa var för sig.

En enskild näringsidkare räknar skiktet över sin egen period of account (räkenskapsperiod) där en sådan finns (ITTOIA s 94F(3)), inte över skatteåret.

5p för passagerare är en exemption, inte en relief

HMRC betalar 5p per mile extra för varje kollega som åker med på en tjänsteresa, skattefritt och utan något att rapportera — och inget namn krävs, till skillnad från Norge.

Men s 233 är en exemption, vilket betyder att den tar bort en beskattning av en utbetalning i stället för att skapa en rätt att yrka något. EIM31410 säger det rakt ut: en anställd vars arbetsgivare inte betalar har ingenting att begära tillbaka. Och ITTOIA ss 94D/94F ger egenföretagare inget belopp per person alls.

Frågan är alltså inte hur många passagerare du körde. Den är om din arbetsgivare tillämpar systemet.

Ett fall är lätt att få fel åt andra hållet: s 233(1) undantar godkända passagerarersättningar "for the use of a car or van (whether or not it is a company vehicle)". Den som kör tjänstebil och får bränslet ersatt ligger innanför undantaget. Den som kör tjänstebil och får bränslet tillhandahållet gör det inte, eftersom s 233(1)(a) kräver att "the employee receives mileage allowance payments", och några sådana betalas inte ut.

Hur länge den ska sparas — och det är inte sex år

De sex år som cirkulerar allmänt är momsregeln, VATA 1994 Sch. 11 para. 6. En körjournal har tre olika svar och inget av dem är sex:

• Egenföretagare — TMA 1970 s. 12B(2)(a): minst fem år efter deklarationsfristen den 31 januari för det aktuella skatteåret. Ankaret är en inlämningsfrist, vilket ingen formulering av typen ”N år efter resan” kan uttrycka.
• Anställd — TMA 1970 s. 12B(2)(b): minst 22 månader efter skatteårets slut.
• En arbetsgivares PAYE-underlag — tre år från skatteårets slut.

Och en uppdragstagare som deklarerar genom sitt eget limited company har ett fjärde: Companies Act 2006 s. 388(4)(a), tre år.

Vad bristerna kostar

Skattelättnaden nekas för de resor som inte kan styrkas. Inte året — resorna; och det är därför ett underlag med hål i kostar exakt så mycket som hålen är stora.

Varför en app i stället för ett anteckningsblock

Inget av det ovanstående kräver programvara; ett anteckningsblock med ett datum, två postnummer, en sträcka och ett skäl uppfyller HMRC:s krav. Det programvaran ändrar är vilka av de fem som överlever ett skatteår.

Sträckan är aldrig det som försvinner. Det som försvinner är postnumret du åkte från — eftersom du då visste var du var och inte hade någon anledning att skriva upp det — och så skälet till en resa bland trehundra, och ordet timely, i rätt tid, som är skillnaden mellan ett underlag och en rekonstruktion.

DriveHub registrerar varje resa i bakgrunden med båda ändpunkterna och sträckan, och frågar efteråt vilka som var i tjänsten. Rapporten skriver ut datum, båda adresserna, sträckan och ditt eget skäl för varje resa, räknar 10 000-skiktet per anställning och kan avgränsas till en enda anställning — vilket är vad HMRC:s instruktion att skicka en journal för var och en ber om.

Där du anger vad din arbetsgivare betalar per mile drar den också av det: Mileage Allowance Relief enligt ITEPA s 231, där HMRC:s skiktade godkända belopp jämförs med vad varje resas egen arbetsgivare faktiskt betalade. En resa utan angiven ersättning lämnas utanför den jämförelsen i stället för att räknas som obetald.

Den här sidan återger vad HMRC och lagstiftningen säger, och anger dem vid namn så att du kan kontrollera. Det är inte skatterådgivning. Den kan inte ta hänsyn till din situation. När pengar står på spel — fråga din redovisningskonsult, och ta med underlagen.