Przewodnik po kraju · Wielka Brytania

HMRC chce kodów pocztowych na obu końcach i osobnej ewidencji dla każdego zatrudnienia

Co musi pokazywać ewidencja

gov.uk, o uldze podatkowej (tax relief) na pojazdy używane w pracy: "When you claim, you must send HM Revenue and Customs (HMRC) copies of your mileage logs. These logs must include: the reason for every journey; the postcode for the start point of every journey; the postcode for the end point of every journey."

Kody pocztowe, na obu końcach, przy każdej podróży. Nie miejscowość, nie nazwa klienta. Do tego data i dystans, zapisywane na bieżąco, chronologicznie i w uporządkowany sposób — a szacunki nie są akceptowane. Nie ma obowiązkowego wzoru; jest obowiązkowa treść, i to bardziej szczegółowa, niż sugeruje hasło „prowadź ewidencję”.

Jedna ewidencja na jedno zatrudnienie

Ta sama strona: "If you are claiming for more than one employment, you must send a copy of your mileage log for each."

To nie tylko porządek w papierach, bo za tym podziałem idzie próg. Approved Mileage Allowance Payments wynoszą 55p za milę za pierwsze 10 000 mil i 25p powyżej — a 10 000 liczy się osobno dla każdego zatrudnienia. Kto ma dwie prace i prowadzi jedną wspólną sumę, spada na 25p w połowie tego, na co pozwala każde z zatrudnień.

ITEPA s 235 łączy tylko zatrudnienia powiązane (associated). Dwie prace u powiązanych pracodawców to w świetle prawa jeden próg, a tutaj byłyby dwa — i to jest powód, by wpisać dla obu jednego pracodawcę, zamiast pozwolić, żeby rachunek biegł osobno.

Sole trader liczy próg w swoim period of account, jeśli go ma (ITTOIA s 94F(3)), a nie w roku podatkowym.

5p za pasażera to zwolnienie (exemption), nie ulga (relief)

HMRC dopuszcza 5p za milę więcej za każdego współpracownika przewożonego w podróży służbowej, bez podatku i bez niczego do zgłaszania — i w przeciwieństwie do Norwegii nie trzeba podawać nazwiska.

Ale s 233 to exemption, czyli zwolnienie: zdejmuje podatek z wypłaty, zamiast tworzyć roszczenie. EIM31410 mówi to wprost: pracownik, którego pracodawca nie płaci, nie ma czego odzyskiwać. A ITTOIA ss 94D/94F nie dają samozatrudnionym żadnej kwoty za osobę.

Pytanie nie brzmi więc, ilu pasażerów wiozłeś. Brzmi: czy twój pracodawca stosuje taki system.

Jeden przypadek łatwo pomylić w drugą stronę: s 233(1) zwalnia zatwierdzone wypłaty za pasażerów "for the use of a car or van (whether or not it is a company vehicle)". Kierowca samochodu służbowego, któremu zwraca się koszt paliwa, mieści się w zwolnieniu. Kierowca samochodu służbowego, któremu paliwo się zapewnia, już nie — bo s 233(1)(a) wymaga, by "the employee receives mileage allowance payments", a on żadnych nie otrzymuje.

Jak długo przechowywać — i nie jest to sześć lat

Krążące powszechnie sześć lat to zasada dla VAT, VATA 1994 Sch. 11 para. 6. Dla ewidencji przebiegu są trzy różne odpowiedzi i żadna nie brzmi „sześć”:

• Samozatrudnieni — TMA 1970 s. 12B(2)(a): co najmniej pięć lat po terminie złożenia zeznania, 31 stycznia, za dany rok podatkowy. Punktem odniesienia jest termin złożenia zeznania, czego nie wyrazi żadne sformułowanie typu „N lat po przejeździe”.
• Pracownicy — TMA 1970 s. 12B(2)(b): co najmniej 22 miesiące od końca roku podatkowego.
• Dokumentacja PAYE pracodawcy — trzy lata od końca roku podatkowego.

A wykonawca (contractor) rozliczający się przez własną limited company ma czwarty termin: Companies Act 2006 s. 388(4)(a), trzy lata.

Ile kosztuje porażka

Ulga zostaje odmówiona dla podróży, których nie da się udokumentować. Nie za rok — za podróże; dlatego ewidencja z lukami kosztuje dokładnie tyle, ile wynoszą jej luki.

Dlaczego aplikacja, a nie notes

Nic z powyższego nie wymaga oprogramowania; notes z datą, dwoma kodami pocztowymi, dystansem i celem wystarczy HMRC. Oprogramowanie zmienia to, która z tych pięciu informacji przetrwa rok podatkowy.

Nigdy nie brakuje mil. Brakuje kodu pocztowego, spod którego ruszyłeś — bo wtedy wiedziałeś, gdzie jesteś, i nie miałeś powodu tego zapisywać — brakuje celu jednej podróży na trzysta i brakuje słowa na bieżąco, które odróżnia ewidencję od rekonstrukcji.

DriveHub zapisuje każdy przejazd w tle, z oboma punktami końcowymi i dystansem, a potem pyta, które były służbowe. Raport drukuje datę, oba adresy, dystans i twój własny cel każdej podróży, liczy próg 10 000 mil osobno dla każdego zatrudnienia i można go zawęzić do jednego zatrudnienia — a właśnie o to chodzi w poleceniu HMRC, by dla każdego przesłać osobną ewidencję.

Jeśli podasz, ile twój pracodawca płaci za milę, DriveHub również to odejmuje: to Mileage Allowance Relief z ITEPA s 231, która porównuje zatwierdzoną przez HMRC kwotę według progów z tym, co pracodawca danej podróży faktycznie zapłacił. Podróż bez podanej wypłaty zostaje pominięta w tym porównaniu, zamiast być liczona jako opłacona zerem.

Ta strona przedstawia to, co mówią same HMRC i przepisy, i podaje źródła, żebyś mógł to sprawdzić. Nie stanowi porady podatkowej i nie uwzględnia twojej sytuacji. Gdy w grę wchodzą pieniądze, zapytaj swojego księgowego — i przynieś ewidencję.