Landeguide · Storbritannien

HMRC vil have postnumre i begge ender — og en særskilt kørebog for hvert ansættelsesforhold

Hvad kørebogen skal vise

gov.uk om skattelettelse (tax relief) for køretøjer, du bruger i arbejdet: "When you claim, you must send HM Revenue and Customs (HMRC) copies of your mileage logs. These logs must include: the reason for every journey; the postcode for the start point of every journey; the postcode for the end point of every journey."

Postnumre, i begge ender, for hver tur. Ikke en by, ikke et kundenavn. Dertil datoen og distancen, noteret rettidigt, kronologisk og ordentligt — og skøn godtages ikke. Der er ingen foreskreven formular; der er et foreskrevet indhold, og det er mere præcist, end „før optegnelser“ lader ane.

Én kørebog per ansættelsesforhold

Samme side: "If you are claiming for more than one employment, you must send a copy of your mileage log for each."

Det er ikke kun orden i papirerne, for båndet følger med. Approved Mileage Allowance Payments udgør 55p per mile for de første 10 000 miles og 25p derefter — og de 10 000 tælles per ansættelsesforhold. Har du to job og fører én samlet løbende sum, falder du til 25p halvvejs gennem det, hvert ansættelsesforhold giver dig ret til.

ITEPA s 235 lægger kun forbundne (associated) ansættelsesforhold sammen. To job hos forbundne arbejdsgivere er ét bånd efter loven og ville her være to — et tilfælde, hvor man bør angive den samme arbejdsgiver for begge i stedet for at lade regnestykket køre hver for sig.

En sole trader tæller båndet over sin egen period of account, hvis vedkommende har en (ITTOIA s 94F(3)), og ikke over skatteåret.

De 5p for passagerer er en exemption, ikke en relief

HMRC betaler 5p per mile oveni for hver kollega, du har med på en erhvervstur, skattefrit og uden noget at indberette — og i modsætning til Norge kræves der intet navn.

Men s 233 er en exemption, en fritagelse: den fjerner beskatningen af en betaling i stedet for at skabe et krav. EIM31410 siger det ligeud: en medarbejder, hvis arbejdsgiver ikke betaler, har intet at kræve tilbage. Og ITTOIA ss 94D/94F giver slet ikke selvstændige noget beløb per person.

Spørgsmålet er altså ikke, hvor mange passagerer du havde med. Det er, om din arbejdsgiver bruger ordningen.

Ét tilfælde er let at misforstå i den modsatte retning: s 233(1) fritager godkendte passagerbetalinger "for the use of a car or van (whether or not it is a company vehicle)". En firmabilist, der får godtgjort brændstoffet, er omfattet af fritagelsen. En firmabilist, der får brændstoffet stillet til rådighed, er ikke — for s 233(1)(a) kræver, at "the employee receives mileage allowance payments", og vedkommende modtager ingen.

Hvor længe skal den gemmes — og det er ikke seks år

De seks år, der almindeligvis nævnes, er VAT-reglen (moms), VATA 1994 Sch. 11 para. 6. En kørselsoptegnelse har tre forskellige svar, og intet af dem er seks:

• Selvstændige — TMA 1970 s. 12B(2)(a): mindst fem år efter indleveringsfristen den 31. januar for det pågældende skatteår. Ankeret er en indleveringsfrist, og det kan ingen formulering af typen „N år efter turen“ udtrykke.
• Lønmodtagere — TMA 1970 s. 12B(2)(b): mindst 22 måneder efter skatteårets udløb.
• En arbejdsgivers PAYE-optegnelser — tre år fra skatteårets udløb.

Og en contractor, der fakturerer gennem sit eget limited company, har et fjerde: Companies Act 2006 s. 388(4)(a), tre år.

Hvad det koster at fejle

Lettelsen nægtes for de ture, der ikke kan dokumenteres. Ikke for året — for turene; og derfor koster en optegnelse med huller præcis lige så meget, som hullerne er store.

Hvorfor en app frem for en blok

Intet af ovenstående kræver software; en blok med en dato, to postnumre, en distance og et formål tilfredsstiller HMRC. Det, software ændrer, er, hvilke af de fem oplysninger der overlever et skatteår.

Det er aldrig antallet af miles, der mangler. Det er postnummeret, du kørte fra — fordi du dengang vidste, hvor du var, og ingen grund havde til at skrive det ned — og det er formålet med én tur ud af tre hundrede, og det er ordet rettidigt, som er forskellen mellem en optegnelse og en rekonstruktion.

DriveHub registrerer hver tur i baggrunden med begge endepunkter og distancen og spørger bagefter, hvilke der var arbejde. Rapporten udskriver datoen, begge adresser, distancen og dit eget formål for hver tur, tæller båndet på 10 000 miles per ansættelsesforhold og kan afgrænses til ét ansættelsesforhold — hvilket er præcis det, HMRC's anvisning om at indsende en kørebog for hvert af dem beder om.

Hvor du angiver, hvad din arbejdsgiver betaler per mile, trækker DriveHub det også fra: Mileage Allowance Relief efter ITEPA s 231, der sammenligner HMRC's godkendte beløb efter båndet med det, hver turs egen arbejdsgiver faktisk betalte. En tur uden angivet betaling holdes uden for den sammenligning i stedet for at blive regnet som betalt med nul.

Denne side gengiver, hvad HMRC og lovgivningen siger, og henviser til dem, så du kan tjekke det. Det er ikke skatterådgivning, og den kender ikke din situation. Når det handler om penge — spørg din revisor, og tag kørebøgerne med.