Maaopas · Yhdistynyt kuningaskunta

HMRC vaatii postinumerot matkan molemmista päistä ja erillisen ajopäiväkirjan jokaisesta työsuhteesta

Mitä ajopäiväkirjasta on käytävä ilmi

gov.uk sanoo työssä käytettävien ajoneuvojen verohuojennuksen hakemisesta näin: "When you claim, you must send HM Revenue and Customs (HMRC) copies of your mileage logs. These logs must include: the reason for every journey; the postcode for the start point of every journey; the postcode for the end point of every journey."

Postinumerot, matkan molemmista päistä, jokaisesta matkasta. Ei kaupunkia, ei asiakkaan nimeä. Lisäksi päivämäärä ja matkan pituus, kirjattuina ajallaan, aikajärjestyksessä ja järjestelmällisesti — ja arvioimista ei hyväksytä. Määrättyä lomaketta ei ole; määrätty sisältö on, ja se on täsmällisempi kuin "pidä kirjaa" antaa ymmärtää.

Yksi ajopäiväkirja jokaisesta työsuhteesta

Sama sivu: "If you are claiming for more than one employment, you must send a copy of your mileage log for each."

Kyse ei ole vain siisteydestä paperitöissä, sillä korvausporras seuraa tätä jakoa. Approved Mileage Allowance Payments -korvaus on 55p maililta ensimmäiseltä 10 000 maililta ja 25p sen jälkeen — ja tuo 10 000 lasketaan työsuhdekohtaisesti. Se, jolla on kaksi työtä ja joka pitää yhtä juoksevaa kokonaismäärää, putoaa 25 penceen puolivälissä sitä, minkä kumpikin työsuhde erikseen sallisi.

ITEPA s 235 yhdistää vain toisiinsa liittyvät (associated) työsuhteet. Kaksi työtä toisiinsa kytköksissä olevien työnantajien palveluksessa on laissa yksi porras ja olisi täällä kaksi, ja juuri siinä tilanteessa molemmille kannattaa merkitä sama työnantaja sen sijaan, että antaisi laskennan kulkea erikseen.

Toiminimi laskee portaan oman period of account -tilikautensa yli, jos sellainen on (ITTOIA s 94F(3)), ei verovuoden yli.

5p:n matkustajakorvaus on verovapautus (exemption), ei vähennysoikeus (relief)

HMRC maksaa työajolta 5p maililta päälle jokaisesta kyydissä olleesta työtoverista, verovapaasti ja ilman ilmoitusvelvollisuutta — eikä nimeä vaadita, toisin kuin Norjassa.

Mutta s 233 on exemption, verovapautus, mikä tarkoittaa, että se poistaa verotuksen jo maksetulta suoritukselta sen sijaan, että loisi oikeuden vaatia mitään. EIM31410 sanoo sen suoraan: työntekijällä, jonka työnantaja ei maksa korvausta, ei ole mitään takaisin vaadittavaa. Eikä ITTOIA ss 94D/94F anna toiminimelle lainkaan matkustajakohtaista lukua.

Kysymys ei siis ole siinä, montako matkustajaa kuljetit. Kysymys on siinä, soveltaako työnantajasi järjestelmää.

Yhden tilanteen voi helposti ymmärtää väärin toiseen suuntaan: s 233(1) vapauttaa hyväksytyt matkustajakorvaukset, kun kyse on "for the use of a car or van (whether or not it is a company vehicle)". Työsuhdeauton kuljettaja, jolle polttoaine korvataan, on vapautuksen piirissä. Työsuhdeauton kuljettaja, jolle polttoaine annetaan, ei ole, koska s 233(1)(a) edellyttää, että "the employee receives mileage allowance payments", eikä hän saa niitä lainkaan.

Kuinka kauan se säilytetään — eikä kuusi vuotta se ole

Yleisesti kiertävä kuusi vuotta on arvonlisäveron (VAT) sääntö, VATA 1994 Sch. 11 para. 6. Ajopäiväkirjalla on kolme eri vastausta, eikä yksikään niistä ole kuusi:

• Toiminimi — TMA 1970 s. 12B(2)(a): vähintään viisi vuotta kyseisen verovuoden 31. tammikuuta päättyvästä ilmoituksen määräpäivästä. Ankkurina on ilmoituksen määräpäivä, jota mikään "N vuotta matkan jälkeen" -muotoilu ei pysty ilmaisemaan.
• Palkansaaja — TMA 1970 s. 12B(2)(b): vähintään 22 kuukautta verovuoden päättymisestä.
• Työnantajan PAYE-aineisto — kolme vuotta verovuoden päättymisestä.

Ja omalla osakeyhtiöllään (limited company) laskuttavalla on vielä neljäs: Companies Act 2006 s. 388(4)(a), kolme vuotta.

Mitä laiminlyönti maksaa

Huojennus evätään niiltä matkoilta, joita ei pystytä näyttämään toteen. Ei vuodelta — matkoilta; siksi aukkoinen kirjanpito maksaa täsmälleen aukkojensa verran.

Miksi sovellus eikä vihko

Mikään edellä sanottu ei edellytä ohjelmistoa; vihko, jossa ovat päivämäärä, kaksi postinumeroa, matkan pituus ja syy, kelpaa HMRC:lle. Ohjelmisto muuttaa sen, mikä noista viidestä säilyy verovuoden yli.

Puuttumaan ei jää koskaan matkan pituus. Puuttumaan jää postinumero, josta lähdit — koska sillä hetkellä tiesit, missä olit, eikä ollut mitään syytä kirjoittaa sitä ylös — ja yhden matkan syy kolmensadan joukosta, ja sana ajallaan, joka erottaa kirjanpidon jälkikäteisestä rekonstruktiosta.

DriveHub tallentaa jokaisen ajon taustalla molempine päätepisteineen ja pituuksineen ja kysyy jälkikäteen, mitkä olivat työajoja. Raporttiin tulostuvat jokaisesta matkasta päivämäärä, molemmat osoitteet, matkan pituus ja oma perustelusi, 10 000 mailin porras lasketaan työsuhdekohtaisesti, ja raportin voi rajata yhteen työsuhteeseen — juuri sitä HMRC:n ohje kunkin työsuhteen oman ajopäiväkirjan lähettämisestä edellyttää.

Kun kerrot, mitä työnantajasi maksaa maililta, sovellus myös vähentää sen: ITEPA s 231:n mukainen Mileage Allowance Relief vertaa HMRC:n portaittaista hyväksyttyä määrää siihen, mitä kunkin matkan oma työnantaja tosiasiassa maksoi. Matka, jolle ei ole ilmoitettu korvausta, jätetään vertailun ulkopuolelle sen sijaan, että se laskettaisiin nollalla korvatuksi.

Tällä sivulla kerrotaan, mitä HMRC ja lainsäädäntö sanovat, ja ne mainitaan nimeltä, jotta voit tarkistaa asian. Tämä ei ole veroneuvontaa. Sivu ei voi ottaa huomioon tilannettasi. Kun rahasta on kyse, kysy kirjanpitäjältäsi — ja ota ajopäiväkirjat mukaan.