DriveHubVodič za državu · Njemačka
Njemački Fahrtenbuch čuvajte deset godina — skraćenje na osam ne odnosi se na njega
Od 1. siječnja 2025. njemački mediji pišu da se evidencija čuva osam godina. Za Fahrtenbuch to je pogrešno za dvije godine, a elektronička kopija mora biti strojno čitljiva svih deset.
Kratki odgovor
Deset godina (Aufbewahrungsfrist, rok čuvanja), računajući od kraja kalendarske godine u kojoj je u knjigu vožnje upisan posljednji unos — AO § 147 Abs. 3 S. 1 i Abs. 4. Fahrtenbuch čiji je posljednji unos iz prosinca 2026. čuva se do kraja 2036.
Tri daljnje točke odlučuju vrijedi li taj odgovor u vašem slučaju:
- Rok od osam godina uveden 1. siječnja 2025. odnosi se na Buchungsbelege (knjigovodstvene isprave). Fahrtenbuch to nije.
- Rok ne istječe dok je razdoblje za utvrđivanje poreza još otvoreno (Abs. 3 S. 5).
- Elektronička knjiga vožnje mora cijelo razdoblje ostati takva da se može "maschinell ausgewertet" (Abs. 2 Nr. 2). Sam PDF nije dovoljan.
Zašto se govori o osam godina?
Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), na snazi od 1. siječnja 2025., skratio je jedan rok čuvanja, a mediji su to naširoko prenijeli kao kraj pravila od deset godina. Skraćena je jedna kategorija: Buchungsbelege, isprave iz § 147 Abs. 1 Nr. 4, koje se sada smiju ukloniti nakon osam godina.
Fahrtenbuch je Aufzeichnung (zapis) iz Nr. 1 istog paragrafa, a Nr. 1 nije diran. Ostaje na deset. Dvije kategorije su Nr. 1 i Nr. 4 jedne te iste rečenice, i zato se naslov o jednoj tako lako pročita kao naslov o drugoj.
Tko je pročitao vijest i nakon osam godina bacio svoje knjige vožnje, uništio je dvije godine zapisa koje je još bio dužan čuvati.
Knjiga vožnje i Lohnkonto imaju različite rokove
Knjiga vožnje nije jedini zapis koji nastaje uz službeni automobil. Poslodavčev Lohnkonto (obračunski list plaće) ima vlastiti rok, šest godina prema § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. To je zapis o plaći, i kraća brojka pripada njemu. Ona ne skraćuje rok za knjigu vožnje.
Rok za knjigu vožnje nije vezan samo uz kalendar. Prema § 147 Abs. 3 S. 5 AO rok čuvanja ne istječe dok još teče razdoblje za utvrđivanje poreza. Godina koja je još otvorena za utvrđivanje zadržava svoje zapise, što god pokazivala računica.
Deset godina datoteke koja se još može obraditi
Čuvanje u Njemačkoj obuhvaća više od samog držanja datoteke. AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 traži da zapis vođen elektronički cijelo razdoblje ostane dostupan tako da se može "maschinell ausgewertet werden" — strojno obraditi.
U praksi ispisani ili izvezeni PDF elektroničkog Fahrtenbucha sam po sebi ne zadovoljava njemačko pravilo o čuvanju. Uz njega mora opstati i strojno čitljiv izvoz, svih deset godina. To je jedno od mjesta gdje njemačka pravila traže više od austrijskih: austrijski BAO § 132 Abs. 2 ne traži strojnu obradivost, pa ondje vizualna kopija seže dalje, a rok je sedam godina, kako to objašnjava članak o austrijskom Kilometergeldu.
Koliko stoji propust
Tri posljedice mogu stići zajedno:
- Knjiga vožnje gubi dokaznu snagu, a privatna uporaba vraća se na metodu od 1 % — ishod koji opisuje članak o Fahrtenbuchu, i obično daleko skuplji.
- Porezni ured može procijeniti osnovicu, Schätzung prema § 162 Abs. 2 S. 2 AO.
- Moguća je novčana kazna do 25 000 € prema § 379 Abs. 1 Nr. 7 i Abs. 6 AO.
Izmjene koje datoteka mora pokazivati svih deset godina
Elektronički Fahrtenbuch čiji se unosi još mogu mijenjati uredan je (ordnungsgemäß) samo ako je opseg tih izmjena dokumentiran u samoj datoteci i vidljiv pri običnom pregledu (BFH, 12. siječnja 2024. – VI B 37/23), pa je povijest izmjena dio onoga što čuvate deset godina. Rok od sedam dana za upis svrhe svake vožnje i sve ostalo što knjigu vožnje čini valjanom nalazi se u članku o Fahrtenbuchu.
Prije nego što išta obrišete
- Deset godina računajte od kraja kalendarske godine posljednjeg unosa u knjigu vožnje, a ne prvoga.
- Provjerite je li razdoblje za utvrđivanje poreza za tu godinu još otvoreno. Ako jest, zadržite zapise.
- Čuvajte strojno čitljiv izvoz, a ne samo PDF, i uz njega zapis o svakoj kasnijoj izmjeni.
- Poslodavčev šestogodišnji rok za Lohnkonto ne uključujte u računicu za svoju knjigu vožnje.
Gdje softver pomaže kod Fahrtenbucha koji se čuva deset godina
Papirnati Fahrtenbuch čuvan deset godina jest Fahrtenbuch čuvan deset godina. Softver mijenja drugi kraj života knjige vožnje: je li niz potpun i jesu li svrhe upisane na vrijeme.
DriveHub bilježi svaku vožnju u pozadini, poslovnu i privatnu podjednako, i poslije pita koje su bile poslovne. Izvješće ispisuje stanje brojila na početku i na kraju svake vožnje, posjećenog poslovnog partnera i svaku kasniju izmjenu vožnje, na samom izvješću. Knjigu vožnje izvozi kao PDF i kao tablicu — čuvajte oboje, jer je tablica ona kopija koja se i 2036. još može strojno obraditi.
Svrhu i dalje pišete vi. Sedam dana služi tome da je upišete kao razlog — „Angebot besprochen, Müller GmbH“ — umjesto da vožnju ostavite označenu samo kao poslovnu. Ostala njemačka pravila za Fahrtenbuch nalaze se na stranici za Njemačku. Poljska ima vlastiti rok čuvanja koji izgleda kraći nego što jest; pogledajte koliko dugo čuvati poljsku ewidenciju.
Ova stranica citira Abgabenordnung i navodi sudsku odluku kako biste ih mogli pročitati. Nije porezni savjet i ne poznaje vašu situaciju. Kad je riječ o novcu, pitajte svog poreznog savjetnika (Steuerberater) — i ponesite zapise.
Cijelo pravilo s propisima iz kojih proizlazi: Njemačka: zahtjevi za evidenciju kilometraže.