DriveHubKilometrówka w Holandii — rittenregistratie i próg 500 prywatnych kilometrów
Co musi zawierać Twoja ewidencja, żeby przetrwała kontrolę holenderskiego Belastingdienst — i stawka, którą stosuje DriveHub.
Stawka
0,25 € za kilometr, obowiązuje od 1 stycznia 2026.
Przepis, który to reguluje
Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011, artikel 3.13 — rittenregistratie, czyli ewidencja przejazdów. Jej cel jest wąski i warto go nazwać: ma dowieść, że samochodem służbowym przejechano nie więcej niż 500 prywatnych kilometrów w roku kalendarzowym (Wet LB art. 13bis lid 3), i dzięki temu uniknąć doliczenia do przychodu (bijtelling). Dla własnego samochodu, za który dostajesz nieopodatkowany zwrot za kilometr, forma nie jest określona — wystarczy dokumentacja, która się obroni.
Co musi zawierać każdy przejazd
- Marka, typ i numer rejestracyjny samochodu
- okres, w którym samochód był do dyspozycji
- a przy każdym przejeździe: data
- stan licznika na początku i na końcu
- adres początkowy i końcowy
- przejechana trasa, jeśli różni się od najczęstszej
- charakter przejazdu (służbowy lub prywatny)
Lista obejmuje przejazdy prywatne tak samo jak służbowe: lit. c wymaga swoich pozycji „per rit”, bez rozróżnienia jednych i drugich, a jej piąta pozycja — het karakter van de rit — nie miałaby czego rejestrować, gdyby przejazdy prywatne pominąć. Holenderskie sądy kwestionują ewidencję, w której przejazdom prywatnym brakuje adresów (ECLI:NL:RBBRE:2011:BP5321, ECLI:NL:GHLEE:2012:BV8939). Na potrzeby samego testu 500 km dojazdy między domem a pracą (woon-werkverkeer) uważa się za nieprywatne (Wet LB art. 13bis lid 3).
Jak długo przechowywać
Siedem lat — AWR art. 52 lid 4 — a termin w ogóle nie biegnie od końca roku; to tutaj najłatwiej o pomyłkę. Zasada samego Belastingdienst mówi, że termin zaczyna się, gdy zapis przestaje być aktualny: „Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn.” Rittenregistratie samochodu, który był do dyspozycji przez trzy lata, zaczyna więc odliczać swoje siedem lat dopiero wtedy, gdy ta dyspozycja się kończy. Pracownik nie jest podmiotem zobowiązanym do prowadzenia dokumentacji (administratieplichtige) — art. 52 lid 2 wymienia organy, przedsiębiorców i płatników, a nie pracowników — więc ewidencja prowadzona prywatnie po to, by utrzymać Verklaring geen privégebruik auto, nie ma własnego ustawowego okresu; ma go kopia w dokumentacji płacowej pracodawcy. Przeniesienie na inny nośnik jest wprost dozwolone (lid 5), o ile dane pozostają kompletne i czytelne, a lid 6 wymaga, by dokumentację dało się skontrolować w rozsądnym czasie. Skutek zaniedbania jest surowszy niż oszacowanie: przy ostatecznej decyzji informacyjnej (informatiebeschikking) ciężar dowodu się odwraca, a wymiar podatku pozostaje w mocy, „tenzij is gebleken dat en in hoeverre die belastingaanslag … onjuist is” (art. 25 lid 3, art. 27e).
Czym grozi błąd
Doliczenie do przychodu (bijtelling) za cały rok plus decyzja o dodatkowym wymiarze (naheffingsaanslag). Holenderskie orzecznictwo dotyczące odrzuconych ewidencji przejazdów jest obszerne i bezlitosne.
Ta strona przytacza to, co mówią same przepisy i organ podatkowy, ze wskazaniem źródeł, żeby można je było sprawdzić. Nie jest poradą podatkową i nie zna Twojej sytuacji. Gdy w grę wchodzą pieniądze, zapytaj doradcę podatkowego — i weź ze sobą ewidencję.
Skąd to pochodzi
Źródło powyższych wymogów: publikacje Belastingdienst. DriveHub weryfikuje je i stawkę za kilometr na stronach samego organu; ta strona powstaje z tego materiału.
DriveHub zapisuje to automatycznie. Aplikacja rejestruje każdy przejazd w tle i zachowuje początek i koniec, odległość oraz trasę. Rejestrowanie i sprawdzanie brakujących przejazdów są bezpłatne; raport w formie, jakiej oczekuje urząd skarbowy, jest częścią DriveHub Pro.
