DriveHubPrzewodnik po kraju · Niemcy
Niemiecki Fahrtenbuch przechowuje się dziesięć lat — skrócenie do ośmiu go nie dotyczy
Od 1 stycznia 2025 niemieckie media piszą, że dokumenty przechowuje się osiem lat. W przypadku Fahrtenbuch to błąd o dwa lata, a kopia elektroniczna musi przez całe dziesięć lat nadawać się do odczytu maszynowego.
Krótka odpowiedź
Dziesięć lat (tzw. Aufbewahrungsfrist), liczone od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w ewidencji — AO § 147 Abs. 3 S. 1 i Abs. 4. Fahrtenbuch, którego ostatni wpis pochodzi z grudnia 2026, przechowuje się do końca 2036.
O tym, czy ta odpowiedź sprawdza się w twoim przypadku, decydują jeszcze trzy rzeczy:
- Ośmioletni okres wprowadzony 1 stycznia 2025 dotyczy Buchungsbelege. Fahrtenbuch nim nie jest.
- Okres nie upływa, dopóki trwa jeszcze okres wymiaru podatku (Abs. 3 S. 5).
- Ewidencja elektroniczna musi przez cały okres dać się „maschinell ausgewertet”, czyli przetworzyć maszynowo (Abs. 2 Nr. 2). Sam PDF nie wystarczy.
Skąd się bierze osiem lat?
Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), obowiązująca od 1 stycznia 2025, skróciła jeden okres przechowywania, a media opisały to szeroko jako koniec reguły dziesięciu lat. Skróciła jednak jedną kategorię: Buchungsbelege, czyli dowody księgowe z § 147 Abs. 1 Nr. 4, które teraz można usunąć po ośmiu latach.
Fahrtenbuch to Aufzeichnung z Nr. 1 tego samego paragrafu, a Nr. 1 nie został zmieniony. Zostaje dziesięć lat. Obie kategorie to Nr. 1 i Nr. 4 jednego zdania, dlatego nagłówek o jednej tak łatwo odczytać jako nagłówek o drugiej.
Kto przeczytał wiadomości i po ośmiu latach wyrzucił swoje ewidencje, pozbył się dwóch lat dokumentów, które nadal był winien.
Ewidencja i Lohnkonto mają różne okresy
Ewidencja to nie jedyny dokument, jaki powstaje przy samochodzie służbowym. Lohnkonto pracodawcy ma własny okres, sześć lat według § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. To dokumentacja płacowa i do niej należy ta krótsza liczba. Nie skraca ona okresu dla ewidencji.
Okres dla ewidencji nie zależy wyłącznie od kalendarza. Zgodnie z § 147 Abs. 3 S. 5 AO okres przechowywania nie upływa, dopóki biegnie jeszcze termin wymiaru podatku. Rok, który wciąż może zostać objęty wymiarem, zatrzymuje swoje dokumenty, cokolwiek wynika z rachunku.
Dziesięć lat pliku, który wciąż da się przetworzyć
Przechowywanie w Niemczech to coś więcej niż trzymanie pliku. AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 wymaga, by zapis prowadzony elektronicznie przez cały okres był dostępny tak, by mógł zostać „maschinell ausgewertet werden” — przetworzony maszynowo.
W praktyce wydrukowany lub wyeksportowany PDF elektronicznego Fahrtenbuch sam w sobie nie spełnia niemieckiego wymogu przechowywania. Obok niego musi przetrwać eksport do odczytu maszynowego, przez całe dziesięć lat. To jedno z miejsc, w których niemieckie przepisy wymagają więcej niż austriackie: austriacki BAO § 132 Abs. 2 nie stawia wymogu przetwarzania maszynowego, więc tam wyrenderowana kopia wystarcza na dłużej, a okres wynosi siedem lat, jak wyjaśnia artykuł o austriackim Kilometergeld.
Ile kosztuje niedopełnienie
Trzy konsekwencje mogą przyjść razem:
- Ewidencja traci moc dowodową, a użycie prywatne wraca do metody 1 % — wyniku, który opisuje artykuł o Fahrtenbuch, i zwykle znacznie droższego.
- Urząd skarbowy może oszacować podstawę, Schätzung z § 162 Abs. 2 S. 2 AO.
- Możliwa jest grzywna do 25 000 euro na podstawie § 379 Abs. 1 Nr. 7 i Abs. 6 AO.
Zmiany, które plik musi pokazywać przez całe dziesięć lat
Elektroniczny Fahrtenbuch, którego wpisy nadal można zmieniać, jest ordnungsgemäß tylko wtedy, gdy zakres tych zmian jest udokumentowany w samym pliku i widoczny przy zwykłym przeglądzie (BFH, 12 stycznia 2024 – VI B 37/23), więc historia zmian jest częścią tego, co przechowujesz przez dziesięć lat. Siedmiodniowe okno na wpisanie celu każdego przejazdu i pozostałe warunki ważności ewidencji opisuje artykuł o Fahrtenbuch.
Zanim cokolwiek usuniesz
- Licz dziesięć lat od końca roku kalendarzowego ostatniego wpisu w ewidencji, a nie pierwszego.
- Sprawdź, czy termin wymiaru za ten rok jest jeszcze otwarty. Jeśli tak, zachowaj dokumenty.
- Przechowuj eksport do odczytu maszynowego, nie tylko PDF, a razem z nim zapis każdej późniejszej zmiany.
- Nie mieszaj sześcioletniego okresu dla Lohnkonto pracodawcy z rachunkiem dla ewidencji.
W czym oprogramowanie pomaga przy dziesięcioletnim Fahrtenbuch
Papierowy Fahrtenbuch przechowywany dziesięć lat to Fahrtenbuch przechowywany dziesięć lat. Oprogramowanie zmienia drugi koniec życia ewidencji: czy ciąg jest kompletny, a cele zostały wpisane na czas.
DriveHub zapisuje każdy przejazd w tle, służbowy i prywatny, a potem pyta, które były służbowe. Raport drukuje stan licznika na początku i na końcu każdego przejazdu, odwiedzonego kontrahenta i każdą późniejszą zmianę przejazdu — na samym raporcie. Eksportuje ewidencję jako PDF i jako arkusz kalkulacyjny — zachowaj oba, bo to arkusz jest kopią, którą w 2036 nadal da się przetworzyć maszynowo.
Cel nadal wpisujesz sam. Siedem dni jest po to, żeby wpisać go jako powód — „Angebot besprochen, Müller GmbH” — zamiast zostawiać przejazd oznaczony tylko jako służbowy. Pozostałe niemieckie zasady dla Fahrtenbuch są na stronie o Niemczech. Polska ma własny okres przechowywania, który wygląda na krótszy, niż jest; zobacz, jak długo przechowywać polską ewidencję.
Ta strona cytuje Abgabenordnung i podaje orzeczenie sądu, żebyś mógł je przeczytać. Nie stanowi porady podatkowej i nie uwzględnia twojej sytuacji. Gdy w grę wchodzą pieniądze, zapytaj swojego Steuerberatera — i przynieś dokumentację.
Pełna reguła wraz z przepisami, z których pochodzi: Niemcy: wymogi dotyczące ewidencji przebiegu.