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Guarde o Fahrtenbuch alemão por dez anos — o corte para oito não chega até ele
Desde 1º de janeiro de 2025 a imprensa alemã diz que os registros são guardados por oito anos. Para um Fahrtenbuch, isso erra por dois anos, e a cópia eletrônica precisa continuar legível por máquina durante os dez.
A resposta curta
Dez anos (a Aufbewahrungsfrist, o prazo de guarda), contados a partir do fim do ano civil do último lançamento do diário de bordo — AO § 147 Abs. 3 S. 1 e Abs. 4. Um Fahrtenbuch cujo último lançamento é de dezembro de 2026 é guardado até o fim de 2036.
Mais três pontos decidem se essa resposta vale no seu caso:
- O prazo de oito anos introduzido em 1º de janeiro de 2025 se aplica aos Buchungsbelege. Um Fahrtenbuch não é um deles.
- O prazo não se esgota enquanto o prazo de lançamento do imposto ainda estiver aberto (Abs. 3 S. 5).
- Um diário de bordo eletrônico precisa continuar "maschinell ausgewertet", avaliável por máquina, durante todo o prazo (Abs. 2 Nr. 2). Um PDF sozinho não basta.
Por que se fala em oito anos?
A Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), em vigor desde 1º de janeiro de 2025, encurtou um prazo de guarda, e isso foi amplamente noticiado como o fim da regra dos dez anos. Ela encurtou uma categoria: os Buchungsbelege, os comprovantes contábeis do § 147 Abs. 1 Nr. 4, que agora podem ser descartados depois de oito anos.
Um Fahrtenbuch é uma Aufzeichnung, um registro, nos termos do Nr. 1 do mesmo parágrafo, e o Nr. 1 não foi mexido. Continua em dez. As duas categorias são o Nr. 1 e o Nr. 4 de uma mesma frase, e é por isso que uma manchete sobre uma é tão facilmente lida como se fosse sobre a outra.
Quem leu a notícia e jogou fora os diários de bordo depois de oito anos descartou dois anos de registros que ainda devia.
O diário de bordo e o Lohnkonto têm prazos diferentes
O diário de bordo não é o único registro que um carro da empresa gera. O Lohnkonto do empregador, a conta de folha de pagamento, tem prazo próprio: seis anos, pelo § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. Esse é o registro da folha, e o número menor pertence a ele. Ele não encurta o diário de bordo.
O prazo do diário de bordo não depende só do calendário. Pelo § 147 Abs. 3 S. 5 AO, o prazo de guarda não se esgota enquanto o prazo de lançamento do imposto ainda estiver correndo. Um ano que ainda pode ser objeto de lançamento mantém os seus registros, diga a conta o que disser.
Dez anos de um arquivo que ainda pode ser avaliado
Na Alemanha, guardar não é só manter o arquivo. O AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 exige que um registro mantido em meio eletrônico continue disponível de modo que possa "maschinell ausgewertet werden" — ser avaliado por máquina — durante todo o prazo.
Na prática, um PDF impresso ou exportado de um Fahrtenbuch eletrônico não cumpre sozinho a guarda alemã. A exportação legível por máquina precisa sobreviver ao lado dele, pelos dez anos. É um dos pontos em que as regras alemãs pedem mais do que as austríacas: o BAO § 132 Abs. 2 da Áustria não impõe exigência de avaliação por máquina, então uma cópia renderizada vai mais longe lá, e o prazo é de sete anos, como explica o artigo sobre o Kilometergeld austríaco.
O que custa falhar
Três consequências podem chegar juntas:
- O diário de bordo perde valor como prova e o uso particular volta ao método de 1 % — o resultado que o artigo sobre o Fahrtenbuch descreve, e em geral o muito mais caro.
- O fisco pode estimar a base de cálculo, uma Schätzung, pelo § 162 Abs. 2 S. 2 AO.
- Uma multa de até 25 000 € é possível pelo § 379 Abs. 1 Nr. 7 e Abs. 6 AO.
As alterações que o arquivo precisa mostrar pelos dez anos
Um Fahrtenbuch eletrônico cujos lançamentos ainda podem ser alterados só é ordnungsgemäß se a extensão dessas alterações estiver documentada no próprio arquivo e visível numa consulta normal (BFH, 12 de janeiro de 2024 – VI B 37/23), então o histórico de alterações faz parte do que você guarda por dez anos. A janela de sete dias para informar a finalidade de cada viagem, e o resto do que torna um diário de bordo válido, estão no artigo sobre o Fahrtenbuch.
Antes de apagar qualquer coisa
- Conte dez anos a partir do fim do ano civil do último lançamento do diário de bordo, não do primeiro.
- Verifique se o prazo de lançamento daquele ano ainda está aberto. Se estiver, guarde os registros.
- Guarde a exportação legível por máquina, não só um PDF, e junto com ela o registro de cada alteração posterior.
- Deixe o prazo de seis anos do Lohnkonto do empregador fora da conta do seu diário de bordo.
Onde um software ajuda com um Fahrtenbuch de dez anos
Um Fahrtenbuch em papel guardado por dez anos é um Fahrtenbuch guardado por dez anos. O que o software muda é a outra ponta da vida do diário: se a sequência está completa e se as finalidades foram escritas a tempo.
O DriveHub registra cada trajeto em segundo plano, a trabalho e particulares igualmente, e pergunta depois quais foram a trabalho. O relatório imprime o hodômetro no início e no fim de cada viagem, o parceiro de negócios visitado e toda alteração posterior numa viagem, no próprio relatório. Ele exporta o registro em PDF e em planilha — guarde os dois, porque a planilha é a cópia que ainda poderá ser avaliada por máquina em 2036.
A finalidade continua sendo sua para escrever. Os sete dias servem para escrevê-la como um motivo — "Angebot besprochen, Müller GmbH" — em vez de deixar a viagem marcada apenas como a trabalho. As outras regras alemãs para o Fahrtenbuch estão na página da Alemanha. A Polônia tem um prazo de guarda próprio que parece mais curto do que é; veja por quanto tempo guardar uma ewidencja polonesa.
Esta página cita a Abgabenordnung e identifica a decisão do tribunal para que você possa lê-las. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando o dinheiro importar, consulte o seu Steuerberater — e leve os registros.
A regra completa, com as normas de onde ela vem: Alemanha: requisitos do registro de quilometragem.