Vodnik po državi · Združene države Amerike

IRS ne zahteva sprotne evidence — zahteva skupno število milj v letu

Kaj pomeni „adequate records“

Publication 463 zahteva dve različni stvari, in le ena od njiju se nanaša na posamezno vožnjo.

Za vsako vožnjo: datum, cilj, službene milje in službeni namen.

Za vse leto: vrstica Transportation iz Table 5-1, dobesedno — "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."

Zadnji podatek ljudje izpustijo, a prav na njem stoji ves odbitek: delež službene uporabe je razmerje med službenimi in vsemi miljami, evidenca službenih voženj pa da samo števec ulomka.

Sprotnost ni merilo

26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility."

(c)(2)(ii)(A) pa izrecno pravi, da "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." Tudi Publication 463 to pove naravnost: "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense."

Merilo je torej ob tem času ali blizu njega, in tedenska evidenca mu ustreza. Nasvet, ki vztraja pri vpisu še isti dan, kot zahtevo navaja prav tisto, česar se predpis izrecno odreka.

IRS brez pridržkov sprejema tudi računalniško evidenco: "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record."

Stanja števca nihče ne zahteva, a je še vedno najboljša pot do letne vsote

Beseda odometer se v vsej Publication 463 pojavi natanko enkrat — v Table 5-2, pod naslovom "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM".

To je vredno povedati, ker je trditev „IRS zahteva odčitke števca“ zelo razširjena, v publikaciji pa je ni. Odčitek števca prvi in zadnji dan leta ostaja zanesljiv način, da pridete do letne vsote, in boljši od seštevanja zabeleženih voženj — to je meritev, ne kopičenje meritev. Metoda torej, ne pravilo.

2026 je leto z dvema stopnjama

Notice 2026-10 § 3 je določil 72,5 centa. Announcement 2026-11 jo je 13. julija 2026 popravil na 76 centov "on or after July 1, 2026", prejšnja stopnja pa velja naprej "before July 1, 2026".

Eno leto, dve številki, ločnica 1. julija — zato je ena sama stopnja za vse leto polovico leta napačna v eno smer.

Odbitka za zaposlene ni več, povračilo pa ostaja

Notice 2026-10 § 3: OBBBA je trajno ukinil vse miscellaneous itemized deductions — "Thus, the business standard mileage rate provided in this notice cannot be used to claim an itemized deduction for unreimbursed employee travel expenses." Ukinitev je v IRC § 67(h), z izjemami za rezerviste, funkcionarje zveznih držav in lokalnih oblasti, plačane po tarifi, nekatere izvajalce v uprizoritvenih umetnostih, upravičene učitelje in stroške dela, povezane z invalidnostjo.

Kar ostaja in kar večina ljudi v resnici potrebuje, je accountable plan. Rev. Proc. 2019-46 § 7.01(1) šteje za dokazano "the lesser of the amount paid under the mileage allowance or the business standard mileage rate multiplied by the number of substantiated business miles." Stopnja še vedno velja; dokument je zahtevek za povračilo in ne odbitek.

Voznik vozila, ki ga zagotavlja delodajalec, svoje stopnje na miljo sploh nima — Pub. 463: "If you use a vehicle provided by your employer for business purposes, you can deduct your actual unreimbursed car expenses. You can't use the standard mileage rate."

Povračilo je obvezno v osmih zveznih državah — ne v treh

Stopnja je zvezna in zahteve za evidenco so zvezne, ali mora delodajalec sploh plačati, pa določa pravo posamezne zvezne države. Pet jih zapoveduje nadomestilo za stroške, ki jih povzroči delo: Kalifornija (Lab. Code § 2802(a)), Illinois (820 ILCS 115/9.5(a)), Montana (MCA 39-2-701), Severna Dakota (NDCC 34-02-01) in Južna Dakota (SDCL 60-2-1). Massachusetts pride do istega prek pravila o času potovanja, 454 CMR 27.04(4)(b) in (d) — (b) za napotitev drugam kot na običajno delovno mesto, (d) za vožnjo med kraji med delovnim dnem. New Hampshire (RSA 275:57, I) in Iowa (§ 91A.3(6)) sta šibkejša: za strošek, ki ga je delodajalec zahteval ali odobril, postavita 30-dnevni rok, kar je rok za plačilo, ne dolžnost odobritve.

Nobena od osmih ne predpisuje stopnje, večina delodajalcev pa uporablja številko IRS.

Kjer ne velja nobena od njih, še vedno obstaja zvezno dno in ne nič: 29 CFR 531.35 zahteva, da plača doseže zaposlenega "free and clear", in strošek, ki ga zahteva delodajalec, šteje za kršitev "in any workweek when the cost … cuts into the minimum or overtime wages". Avto je strošek prav te vrste, izmerjen z isto evidenco.

V teh državah se ne spremeni vaš izračun, temveč vaš položaj: nepovrnjena službena milja je terjatev do delodajalca in ne le odbitek, ki ga ne morete več uveljavljati — evidenca voženj pa je dokaz zanjo.

Kako dolgo jo hraniti — številke ni

26 CFR § 1.6001-1(e) zahteva, da se evidence hranijo "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law". IRC § 6001 roka sploh ne določa.

V praksi je spodnja meja zastaralni rok za odmero iz IRC § 6501 — tri leta od oddaje, šest, kjer je bilo izpuščenih več kot 25 % bruto dohodka, in brez omejitve pri goljufivi ali neoddani napovedi. Evidenca voženj pa preživi vse tri: Pub. 463 zahteva evidenco službene uporabe "for each year of the recovery period", avto pa je 5-letno premoženje po MACRS, ki se amortizira v šestih koledarskih letih. Evidenca zavezanca, ki amortizira, tako visi na verigi šest plus tri.

Za zaposlene, ki evidence predajo delodajalcu in dobijo povračilo, velja, da "generally don't have to keep copies", 26 CFR § 1.274-5T(e) pa dolžnost prenese na delodajalca — z izjemami, med njimi nonaccountable plan in uveljavljanje več, kot je znašalo povračilo.

Kaj stane napaka

Ne kazen. Po IRC § 274(d) odbitka brez dokazil preprosto ni.

Zakaj aplikacija in ne zvezek

Nič od tega ne zahteva programske opreme, predpis pa izrecno blagoslavlja tedensko evidenco, napisano po spominu. Kar programska oprema spremeni, je imenovalec. Službene vožnje se zapišejo, ker jih bo nekdo uveljavljal; vse milje pa ne, a so polovica ulomka, iz katerega se izračuna ves odbitek.

DriveHub beleži vsako vožnjo v ozadju — službeno in zasebno — in šele pozneje vpraša, katera je bila katera, zato je letna vsota izmerjena in ne ocenjena. Poročilo natisne datum, cilj, službeni namen z vašimi besedami in milje za vsako vožnjo, odčitka števca na začetku in koncu leta pa kot samostojen blok — tako pride do vsote. Vožnja pred 1. julijem 2026 ali po njem je ovrednotena s stopnjo tiste polovice leta.

Ta stran povzema, kar pravijo Publication 463 in predpisi, in jih navaja, da lahko preverite. Ni davčni nasvet in ne pozna vaše situacije. Kadar gre za denar, vprašajte tistega, ki vam pripravlja napoved (tax preparer) — in vzemite evidenco s seboj.