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O IRS não exige um registo feito no próprio dia — exige o total de milhas do ano

O que quer dizer "adequate records"

A Publication 463 pede duas coisas diferentes, e só uma delas é por deslocação.

Por deslocação: a data, o destino, as milhas profissionais e o objetivo profissional.

Por ano: a linha Transportation da Table 5-1, textualmente — "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."

É esse último elemento que as pessoas deixam de fora, e é dele que depende toda a dedução: a percentagem de uso profissional são as milhas profissionais sobre as milhas totais, e um registo das deslocações profissionais só fornece o numerador.

"Contemporaneous" não é o critério

26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility."

E a (c)(2)(ii)(A) diz expressamente que "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." A Publication 463 também o diz sem rodeios: "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense."

O critério é, portanto, at or near the time — no momento ou perto dele —, e um registo semanal cumpre-o. Um conselho que insiste num registo no próprio dia está a apresentar como obrigação precisamente aquilo que a regulamentação faz questão de afastar.

O IRS aceita também, sem reservas, um registo em computador: "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record."

O odometer não é pedido, e continua a ser o melhor caminho para o total do ano

A palavra odometer aparece exatamente uma vez em toda a Publication 463 — na Table 5-2, sob um título que diz "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM".

Vale a pena dizê-lo porque "o IRS exige leituras do conta-quilómetros" é uma afirmação muito repetida, e não está na publicação. Ler o conta-milhas no primeiro e no último dia do ano continua a ser uma boa forma de chegar ao total anual, e melhor do que somar as deslocações registadas — é uma medição, não uma acumulação delas. É um método, não uma regra.

2026 é um ano com duas taxas

A Notice 2026-10 § 3 fixou 72,5 cêntimos. O Announcement 2026-11, de 13 de julho de 2026, reviu-a para 76 cêntimos "on or after July 1, 2026", mantendo-se a taxa anterior "before July 1, 2026".

Um ano, dois valores, divididos a 1 de julho — pelo que uma única taxa aplicada ao ano inteiro está errada, num sentido, durante metade dele.

A dedução do trabalhador acabou; o reembolso não

Notice 2026-10 § 3: a OBBBA tornou permanente a exclusão de todas as miscellaneous itemized deductions — "Thus, the business standard mileage rate provided in this notice cannot be used to claim an itemized deduction for unreimbursed employee travel expenses." A suspensão está no IRC § 67(h), com exceções para reservistas, funcionários estaduais e locais remunerados à tarefa, certos artistas do espetáculo, professores elegíveis e despesas de trabalho ligadas a uma incapacidade.

O que sobrevive, e o que a maioria das pessoas realmente precisa, é o accountable plan — o reembolso isento pela entidade patronal. A Rev. Proc. 2019-46 § 7.01(1) considera comprovado "the lesser of the amount paid under the mileage allowance or the business standard mileage rate multiplied by the number of substantiated business miles." A taxa continua a aplicar-se; o documento é um pedido de reembolso e não uma dedução.

Quem conduz um veículo fornecido pela entidade patronal não tem valor por milha seu, de todo — Pub. 463: "If you use a vehicle provided by your employer for business purposes, you can deduct your actual unreimbursed car expenses. You can't use the standard mileage rate."

Oito estados tornam o reembolso obrigatório — não três

A taxa é federal e as exigências de registo são federais, mas saber se a entidade patronal tem sequer de pagar é matéria de lei estadual. Cinco estados impõem uma indemnização pelo que o trabalho custa: Califórnia (Lab. Code § 2802(a)), Illinois (820 ILCS 115/9.5(a)), Montana (MCA 39-2-701), Dakota do Norte (NDCC 34-02-01) e Dakota do Sul (SDCL 60-2-1). Massachusetts chega ao mesmo ponto pela sua regra sobre o tempo de deslocação, 454 CMR 27.04(4)(b) e (d) — a (b) para quem é enviado a um local que não o seu local de trabalho habitual, a (d) para as deslocações entre locais durante o dia de trabalho. New Hampshire (RSA 275:57, I) e Iowa (§ 91A.3(6)) são mais fracos: fixam um prazo de 30 dias para uma despesa que a entidade patronal pediu ou autorizou, o que é um prazo para pagar e não um dever de autorizar.

Nenhum dos oito fixa uma taxa, e a maioria das entidades patronais usa o valor do IRS.

Onde nenhum deles se aplica, há ainda assim um mínimo federal, e não o vazio: o 29 CFR 531.35 exige que o salário chegue ao trabalhador "free and clear" e trata uma despesa exigida pela entidade patronal como infração "in any workweek when the cost … cuts into the minimum or overtime wages". Um carro é uma despesa desse tipo, medida pelo mesmo registo.

O que muda nesses estados é a sua posição, não as suas contas: uma milha profissional não reembolsada é um crédito sobre a entidade patronal, e não apenas uma dedução que já não pode fazer — e o registo de milhas é a prova disso.

Durante quanto tempo guardar — não há um número

O 26 CFR § 1.6001-1(e) exige que os registos se guardem "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law". O IRC § 6001 não fixa prazo nenhum.

Na prática, o mínimo é o prazo de liquidação do IRC § 6501 — três anos a contar da entrega, seis se tiver sido omitido mais de 25 % do rendimento bruto, e ilimitado para uma declaração fraudulenta ou não entregue. Mas um registo de milhas sobrevive aos três: a Pub. 463 exige o registo do uso profissional "for each year of the recovery period", e um carro é 5-year MACRS property, amortizado ao longo de seis anos civis. O registo de quem amortiza fica preso a uma cadeia de seis mais três.

Um trabalhador que entrega os registos à entidade patronal e é reembolsado "generally don't have to keep copies", e o 26 CFR § 1.274-5T(e) passa o dever para a entidade patronal — com exceções, entre elas um nonaccountable plan e pedir mais do que o reembolso.

O que custa falhar

Não é uma coima. Nos termos do IRC § 274(d), sem comprovação a dedução pura e simplesmente não existe.

Porquê uma aplicação e não um caderno

Nada disto exige software, e a regulamentação aceita expressamente um registo semanal escrito de memória. O que o software muda é o denominador. As deslocações profissionais ficam anotadas porque alguém as vai pedir; as milhas totais não, e as milhas totais são metade da fração de onde sai toda a dedução.

O DriveHub regista cada deslocação em segundo plano — profissional e pessoal — e pergunta depois qual foi qual, de modo que o total do ano é medido e não estimado. O relatório imprime a data, o destino, o objetivo profissional nas suas próprias palavras e as milhas de cada deslocação, e as leituras do conta-milhas no início e no fim do ano num bloco próprio, que é como chega ao total. Uma deslocação feita antes ou depois de 1 de julho de 2026 é valorizada à taxa dessa metade do ano.

Esta página reproduz o que dizem a Publication 463 e a regulamentação, e cita-as para poder verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte a quem lhe prepara a declaração — e leve o registo.