Landengids · Verenigde Staten

De IRS eist geen rittenregistratie op de dag zelf — wel het totaal aantal mijlen van het jaar

Wat "adequate records" betekent

Publication 463 vraagt om twee verschillende dingen, en maar één daarvan geldt per rit.

Per rit: de datum, de bestemming, de zakelijke mijlen en het zakelijke doel.

Per jaar: de rij Transportation uit Table 5-1, letterlijk — "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."

Dat laatste punt is het punt dat mensen weglaten, en het is precies het punt waar de hele aftrek om draait: het zakelijke gebruikspercentage is het aantal zakelijke mijlen gedeeld door het totale aantal mijlen, en een logboek van zakelijke ritten levert alleen de teller.

"Contemporaneous" is niet de maatstaf

26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility."

En (c)(2)(ii)(A) zegt het uitdrukkelijk: "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." Publication 463 zegt het net zo duidelijk: "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense."

De maatstaf is dus at or near the time, op of rond het moment zelf, en een wekelijks bijgehouden logboek voldoet daaraan. Wie erop hamert dat je elke rit dezelfde dag moet noteren, maakt een eis van precies het ene dat de regeling uitdrukkelijk afwijst.

De IRS accepteert bovendien zonder voorbehoud een registratie op de computer: "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record."

Naar de kilometerteller wordt niet gevraagd — en toch is hij de beste weg naar het jaartotaal

Het woord odometer komt in heel Publication 463 precies één keer voor — in Table 5-2, onder een kop die luidt: "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM".

Dat is het vermelden waard, omdat "de IRS eist tellerstanden" een wijdverbreide bewering is die niet in de publicatie staat. De teller aflezen op de eerste en de laatste dag van het jaar blijft een degelijke manier om bij het jaartotaal uit te komen, en een betere dan de geregistreerde ritten optellen: het is een meting, geen opeenstapeling van metingen. Een methode dus, geen regel.

2026 is een jaar met twee tarieven

Notice 2026-10 § 3 stelde 72,5 cent vast. Announcement 2026-11 verhoogde dat op 13 juli 2026 tot 76 cent "on or after July 1, 2026", terwijl het eerdere tarief blijft gelden "before July 1, 2026".

Eén jaar, twee bedragen, met de knip op 1 juli — wie één tarief over het hele jaar toepast, zit dus de helft van het jaar in één richting fout.

De aftrek voor werknemers is weg; de vergoeding niet

Notice 2026-10 § 3: de OBBBA heeft het uitsluiten van alle miscellaneous itemized deductions permanent gemaakt — "Thus, the business standard mileage rate provided in this notice cannot be used to claim an itemized deduction for unreimbursed employee travel expenses." De opschorting staat in IRC § 67(h), met uitzonderingen voor reservisten, op basis van vergoedingen betaalde ambtenaren van staten en lokale overheden, bepaalde uitvoerende kunstenaars, in aanmerking komende leerkrachten en werkgerelateerde kosten in verband met een beperking.

Wat overblijft, en wat de meeste mensen in feite nodig hebben, is het accountable plan: de vergoeding door de werkgever. Rev. Proc. 2019-46 § 7.01(1) beschouwt als onderbouwd "the lesser of the amount paid under the mileage allowance or the business standard mileage rate multiplied by the number of substantiated business miles." Het tarief blijft dus gelden; het document is een declaratie in plaats van een aftrekpost.

Wie in een auto van de werkgever rijdt, heeft helemaal geen eigen bedrag per mijl — Pub. 463: "If you use a vehicle provided by your employer for business purposes, you can deduct your actual unreimbursed car expenses. You can't use the standard mileage rate."

Acht staten maken vergoeding verplicht — niet drie

Het tarief is federaal en de registratie-eisen zijn federaal, maar of een werkgever überhaupt moet betalen, is een kwestie van het recht van de staat. Vijf staten schrijven een vergoeding voor van wat het werk kost: Californië (Lab. Code § 2802(a)), Illinois (820 ILCS 115/9.5(a)), Montana (MCA 39-2-701), North Dakota (NDCC 34-02-01) en South Dakota (SDCL 60-2-1). Massachusetts komt via zijn regeling voor reistijd op hetzelfde uit, 454 CMR 27.04(4)(b) en (d) — (b) voor wie naar een andere plek dan de vaste werkplek wordt gestuurd, (d) voor reizen tussen locaties tijdens de werkdag. New Hampshire (RSA 275:57, I) en Iowa (§ 91A.3(6)) zijn zwakker: zij stellen een termijn van 30 dagen voor een uitgave waar de werkgever om vroeg of die hij goedkeurde, en dat is een betaaltermijn, geen plicht om goed te keuren.

Geen van de acht schrijft een tarief voor, en de meeste werkgevers gebruiken het bedrag van de IRS.

Waar geen van hen van toepassing is, is er nog altijd een federale ondergrens in plaats van niets: 29 CFR 531.35 eist dat het loon de werknemer "free and clear" bereikt en behandelt een uitgave die de werkgever verlangt als een overtreding "in any workweek when the cost … cuts into the minimum or overtime wages". Een auto is precies zo'n uitgave, gemeten met hetzelfde logboek.

Wat er in die staten verandert, is je positie, niet je rekensom: een niet vergoede zakelijke mijl is een vordering op de werkgever, en niet alleen een aftrekpost die je toch al niet meer mag opvoeren — en het logboek is het bewijs daarvoor.

Hoe lang bewaren — er is geen getal

26 CFR § 1.6001-1(e) eist dat de administratie wordt bewaard "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law". IRC § 6001 noemt helemaal geen termijn.

In de praktijk is de ondergrens de aanslagtermijn van IRC § 6501: drie jaar na indiening, zes als meer dan 25 % van het bruto-inkomen niet is aangegeven, en onbeperkt bij een frauduleuze of niet ingediende aangifte. Maar een logboek overleeft ze alle drie: Pub. 463 eist de registratie van het zakelijke gebruik "for each year of the recovery period", en een auto is 5-year MACRS property die over zes kalenderjaren wordt afgeschreven. Wie afschrijft, zit met zijn logboek aan een keten van zes plus drie jaar vast.

Een werknemer die zijn administratie aan de werkgever overhandigt en een vergoeding krijgt, "generally don't have to keep copies", en 26 CFR § 1.274-5T(e) legt de plicht bij de werkgever — met uitzonderingen, waaronder een nonaccountable plan en het opvoeren van meer dan de vergoeding.

Wat falen kost

Geen boete. Volgens IRC § 274(d) bestaat de aftrek zonder onderbouwing eenvoudigweg niet.

Waarom een app en geen boekje

Niets van het bovenstaande vereist software, en de regeling zegent een wekelijks logboek uit het geheugen uitdrukkelijk in. Wat software verandert, is de noemer. Zakelijke ritten worden opgeschreven omdat iemand ze wil opvoeren; het totale aantal mijlen niet — en dat totaal is de helft van de breuk waaruit de hele aftrek wordt berekend.

DriveHub legt elke rit op de achtergrond vast — zakelijk en privé — en vraagt achteraf welke wat was, zodat het jaartotaal gemeten wordt in plaats van geschat. Het rapport vermeldt per rit de datum, de bestemming, het zakelijke doel in je eigen woorden en de mijlen, en de tellerstanden aan het begin en einde van het jaar in een eigen blok; zo komt het tot het totaal. Een rit van vóór of na 1 juli 2026 wordt berekend tegen het tarief van die helft van het jaar.

Deze pagina geeft weer wat Publication 463 en de regelingen zeggen, en citeert ze zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als er geld mee gemoeid is, vraag het je belastingadviseur (tax preparer) — en neem het logboek mee.