Länderratgeber · Vereinigte Staaten

Der IRS verlangt kein tagesgleich geführtes Fahrtenbuch — er verlangt die Gesamtmeilen des Jahres

Was „adequate records“ heißt

Publication 463 verlangt zwei verschiedene Dinge, und nur eines davon fällt pro Fahrt an.

Pro Fahrt: das Datum, das Ziel, die geschäftlich gefahrenen Meilen und den geschäftlichen Zweck.

Pro Jahr: die Zeile Transportation aus Table 5-1, wörtlich — "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."

Genau dieser letzte Punkt ist der, den man weglässt, und er ist der, an dem der ganze Abzug hängt: Der geschäftliche Nutzungsanteil ist die Zahl der geschäftlichen Meilen geteilt durch die Gesamtmeilen, und ein Fahrtenbuch der geschäftlichen Fahrten liefert nur den Zähler.

„Contemporaneous“ ist nicht der Maßstab

26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility."

Und (c)(2)(ii)(A) sagt es ausdrücklich: "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." Publication 463 formuliert es ebenso klar: "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense."

Der Maßstab ist also at or near the time, zeitnah — und ein wöchentlich geführtes Fahrtenbuch erfüllt ihn. Wer auf einem Eintrag am selben Tag besteht, erklärt genau das zur Pflicht, was die Regelung eigens ausschließt.

Der IRS akzeptiert außerdem eine Aufzeichnung am Computer ohne Einschränkung: "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record."

Nach dem odometer wird nicht gefragt — und er bleibt der beste Weg zur Jahressumme

Das Wort odometer kommt in der gesamten Publication 463 genau einmal vor — in Table 5-2, unter einer Überschrift, die lautet: "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM".

Das ist erwähnenswert, weil „der IRS verlangt Kilometerstände“ eine weit verbreitete Behauptung ist, die in der Publikation nicht steht. Den Meilenzähler am ersten und am letzten Tag des Jahres abzulesen, bleibt ein solider Weg zur Jahressumme und ein besserer, als die erfassten Fahrten aufzuaddieren — es ist eine Messung und nicht die Anhäufung von Messungen. Eine Methode also, keine Vorschrift.

2026 ist ein Jahr mit zwei Sätzen

Notice 2026-10 § 3 setzte 72,5 Cent fest. Announcement 2026-11 hob den Satz am 13. Juli 2026 auf 76 Cent an, "on or after July 1, 2026", während für die Zeit "before July 1, 2026" der frühere Satz weitergilt.

Ein Jahr, zwei Werte, getrennt am 1. Juli — ein einziger, über das ganze Jahr angewandter Satz liegt für dessen eine Hälfte in eine Richtung falsch.

Der Arbeitnehmerabzug ist weg; die Erstattung nicht

Notice 2026-10 § 3: Die OBBBA hat den Ausschluss sämtlicher miscellaneous itemized deductions dauerhaft gemacht — "Thus, the business standard mileage rate provided in this notice cannot be used to claim an itemized deduction for unreimbursed employee travel expenses." Die Aussetzung steht in IRC § 67(h), mit Ausnahmen für Reservisten, auf Gebührenbasis tätige Amtsträger von Bundesstaaten und Kommunen, bestimmte darstellende Künstler, berechtigte Lehrkräfte und behinderungsbedingte Aufwendungen für die Arbeit.

Was bleibt — und was die meisten tatsächlich brauchen — ist der accountable plan, die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber. Rev. Proc. 2019-46 § 7.01(1) erklärt "the lesser of the amount paid under the mileage allowance or the business standard mileage rate multiplied by the number of substantiated business miles" als nachgewiesen. Der Satz gilt weiterhin; das Dokument ist ein Erstattungsantrag statt eines Abzugs.

Wer ein vom Arbeitgeber gestelltes Fahrzeug fährt, hat überhaupt keinen eigenen Meilensatz — Pub. 463: "If you use a vehicle provided by your employer for business purposes, you can deduct your actual unreimbursed car expenses. You can't use the standard mileage rate."

Acht Bundesstaaten machen die Erstattung zur Pflicht — nicht drei

Der Satz ist bundesrechtlich und die Aufzeichnungspflichten sind es ebenfalls; ob ein Arbeitgeber aber überhaupt zahlen muss, richtet sich nach dem Recht des Bundesstaates. Fünf Bundesstaaten ordnen eine Entschädigung für das an, was die Arbeit kostet: Kalifornien (Lab. Code § 2802(a)), Illinois (820 ILCS 115/9.5(a)), Montana (MCA 39-2-701), North Dakota (NDCC 34-02-01) und South Dakota (SDCL 60-2-1). Massachusetts kommt über seine Regelung zur Reisezeit zum selben Ergebnis, 454 CMR 27.04(4)(b) und (d) — (b) für die Entsendung an einen anderen Ort als die reguläre Arbeitsstätte, (d) für Fahrten zwischen Orten während des Arbeitstages. New Hampshire (RSA 275:57, I) und Iowa (§ 91A.3(6)) sind schwächer: Sie setzen eine Frist von 30 Tagen für eine Ausgabe, die der Arbeitgeber verlangt oder genehmigt hat, und das ist eine Frist zum Zahlen und keine Pflicht zu genehmigen.

Keiner der acht schreibt einen Satz vor, und die meisten Arbeitgeber verwenden den Wert des IRS.

Wo keiner von ihnen greift, steht statt gar nichts immer noch eine bundesrechtliche Untergrenze: 29 CFR 531.35 verlangt, dass der Lohn den Arbeitnehmer "free and clear" erreicht, und behandelt eine vom Arbeitgeber verlangte Ausgabe als Verstoß "in any workweek when the cost … cuts into the minimum or overtime wages". Ein Auto ist eine Ausgabe dieser Art, gemessen an demselben Fahrtenbuch.

Was sich in diesen Bundesstaaten ändert, ist Ihre Position, nicht Ihre Rechnung: Eine nicht erstattete geschäftliche Meile ist ein Anspruch gegen den Arbeitgeber und nicht bloß ein Abzug, den Sie ohnehin nicht mehr geltend machen können — und das Fahrtenbuch ist der Beleg dafür.

Wie lange aufbewahren — eine Zahl gibt es nicht

26 CFR § 1.6001-1(e) verlangt, Aufzeichnungen so lange aufzubewahren, "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law". IRC § 6001 nennt überhaupt keine Frist.

In der Praxis ist die Untergrenze die Festsetzungsfrist des IRC § 6501 — drei Jahre ab Abgabe, sechs, wenn mehr als 25 % der Bruttoeinkünfte nicht erklärt wurden, und unbegrenzt bei einer betrügerischen oder nicht abgegebenen Erklärung. Ein Fahrtenbuch überdauert jedoch alle drei: Pub. 463 verlangt den Nachweis der geschäftlichen Nutzung "for each year of the recovery period", und ein Auto ist 5-year MACRS property, abgeschrieben über sechs Kalenderjahre. Wer abschreibt, hängt mit seinem Fahrtenbuch an einer Kette aus sechs plus drei Jahren.

Arbeitnehmer, die ihre Aufzeichnungen dem Arbeitgeber übergeben und erstattet bekommen, "generally don't have to keep copies", und 26 CFR § 1.274-5T(e) verlagert die Pflicht auf den Arbeitgeber — mit Ausnahmen, darunter ein nonaccountable plan und die Geltendmachung von mehr als der Erstattung.

Was das Scheitern kostet

Keine Strafe. Nach IRC § 274(d) existiert der Abzug ohne Nachweis schlicht nicht.

Warum eine App und kein Heft

Nichts von alledem verlangt Software, und die Regelung segnet ein aus dem Gedächtnis geschriebenes Wochen-Fahrtenbuch ausdrücklich ab. Was Software ändert, ist der Nenner. Geschäftliche Fahrten werden notiert, weil jemand sie geltend machen will; die Gesamtmeilen werden es nicht — und die Gesamtmeilen sind die Hälfte des Bruchs, aus dem der ganze Abzug berechnet wird.

DriveHub zeichnet jede Fahrt im Hintergrund auf — geschäftliche wie private — und fragt hinterher, welche davon geschäftlich waren, damit die Jahressumme gemessen und nicht geschätzt wird. Der Bericht druckt das Datum, das Ziel, den geschäftlichen Zweck in Ihren eigenen Worten und die Meilen je Fahrt, dazu den Stand des Meilenzählers am Anfang und am Ende des Jahres als eigenen Block — so kommt er zur Gesamtsumme. Eine Fahrt, die vor oder nach dem 1. Juli 2026 lag, wird mit dem Satz der betreffenden Jahreshälfte bewertet.

Diese Seite gibt wieder, was Publication 463 und die Regelungen sagen, und nennt sie, damit Sie es nachprüfen können. Sie ist keine Steuerberatung und kennt Ihre Umstände nicht. Wenn es um Geld geht, fragen Sie Ihren tax preparer — und bringen Sie das Fahrtenbuch mit.