Vodič za državu · Sjedinjene Američke Države

IRS ne traži evidenciju vođenu isti dan — traži ukupne milje u godini

Što znači „adequate records“

Publication 463 traži dvije različite stvari, a samo se jedna od njih odnosi na pojedinu vožnju.

Za svaku vožnju: datum, odredište, poslovne milje i poslovnu svrhu.

Za svaku godinu: redak Transportation iz tablice Table 5-1, doslovno — „the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year.“

Upravo tu posljednju stavku ljudi izostave, a o njoj ovisi cijeli odbitak: udio poslovne uporabe jest omjer poslovnih milja i ukupnih milja, a evidencija poslovnih vožnji daje samo brojnik.

Istodobnost nije mjerilo

26 CFR § 1.274-5T(c)(1): „A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility.“

A (c)(2)(ii)(A) izrijekom kaže da se „a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use.“ Publication 463 to kaže jednako jasno: „You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense.“

Mjerilo je dakle at or near the time, u vrijeme uporabe ili blizu njega — i tjedna evidencija ga zadovoljava. Savjet koji inzistira na upisu isti dan proglašava obvezom upravo ono što propis izričito odbacuje.

IRS bez ograde prihvaća i evidenciju vođenu na računalu: „if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record.“

Stanje brojila se ne traži — a i dalje je najbolji put do godišnjeg zbroja

Riječ odometer u cijeloj se Publication 463 pojavljuje točno jednom — u tablici Table 5-2, pod naslovom koji glasi „THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM“.

To vrijedi reći jer je „IRS traži stanje brojila“ tvrdnja koja se široko prenosi, a u publikaciji je nema. Očitati brojilo prvog i posljednjeg dana u godini ostaje pouzdan način da se dođe do godišnjeg zbroja, i bolji od zbrajanja zabilježenih vožnji — to je mjerenje, a ne gomilanje mjerenja. Metoda, dakle, a ne pravilo.

2026. je godina s dva iznosa

Notice 2026-10 § 3 utvrdio je 72,5 centa. Announcement 2026-11 od 13. srpnja 2026. povisio ga je na 76 centi „on or after July 1, 2026“, dok za razdoblje „before July 1, 2026“ i dalje vrijedi raniji iznos.

Jedna godina, dva iznosa, s granicom 1. srpnja — pa je jedan iznos primijenjen na cijelu godinu za njezinu polovicu pogrešan u jednom smjeru.

Odbitak za zaposlenike je nestao; naknada nije

Notice 2026-10 § 3: OBBBA je trajnim učinio isključenje svih ostalih pojedinačno navedenih odbitaka (miscellaneous itemized deductions) — „Thus, the business standard mileage rate provided in this notice cannot be used to claim an itemized deduction for unreimbursed employee travel expenses.“ Suspenzija je propisana u IRC § 67(h), s iznimkama za pričuvnike, državne i lokalne dužnosnike plaćene po naknadi, određene izvođače, ovlaštene prosvjetne radnike i troškove rada povezane s invaliditetom.

Ono što preživljava — i što većini zapravo treba — jest accountable plan, neoporeziva naknada troškova od poslodavca. Rev. Proc. 2019-46 § 7.01(1) smatra dokazanim „the lesser of the amount paid under the mileage allowance or the business standard mileage rate multiplied by the number of substantiated business miles.“ Iznos se i dalje primjenjuje; dokument je zahtjev za naknadu, a ne odbitak.

Vozač vozila koje daje poslodavac uopće nema vlastiti iznos po milji — Pub. 463: „If you use a vehicle provided by your employer for business purposes, you can deduct your actual unreimbursed car expenses. You can't use the standard mileage rate.“

Osam saveznih država naknadu čini obveznom — ne tri

Iznos je savezni i zahtjevi za evidenciju su savezni, ali mora li poslodavac uopće platiti, pitanje je prava savezne države. Pet država nalaže obeštećenje za ono što posao stoji: Kalifornija (Lab. Code § 2802(a)), Illinois (820 ILCS 115/9.5(a)), Montana (MCA 39-2-701), Sjeverna Dakota (NDCC 34-02-01) i Južna Dakota (SDCL 60-2-1). Massachusetts do istoga dolazi preko svojeg pravila o vremenu putovanja, 454 CMR 27.04(4)(b) i (d) — (b) za upućivanje na mjesto koje nije redovito mjesto rada, (d) za putovanje između mjesta tijekom radnog dana. New Hampshire (RSA 275:57, I) i Iowa (§ 91A.3(6)) slabiji su: za trošak koji je poslodavac zatražio ili odobrio određuju rok od 30 dana, što je rok za plaćanje, a ne obveza da se trošak odobri.

Nijedna od tih osam ne propisuje iznos, a većina poslodavaca koristi iznos IRS-a.

Gdje se ne primjenjuje nijedna od njih, i dalje postoji savezna donja granica umjesto ničega: 29 CFR 531.35 traži da plaća stigne do zaposlenika „free and clear“ i trošak koji poslodavac nameće smatra povredom „in any workweek when the cost … cuts into the minimum or overtime wages“. Automobil je upravo takav trošak, mjeren istom evidencijom.

Ono što se u tim državama mijenja jest vaš položaj, a ne vaš račun: nenaknađena poslovna milja tražbina je prema poslodavcu, a ne samo odbitak koji više ne možete koristiti — a evidencija vožnji dokaz je za nju.

Koliko dugo čuvati — broja nema

26 CFR § 1.6001-1(e) traži da se evidencija čuva „so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law“. IRC § 6001 ne propisuje nikakav rok.

U praksi je donja granica zastara razreza iz IRC § 6501 — tri godine od podnošenja prijave, šest ako je izostavljeno više od 25 % bruto dohotka i neograničeno za prijevarnu ili nepodnesenu prijavu. No evidencija vožnji nadživljuje sva tri roka: Pub. 463 traži evidenciju poslovne uporabe „for each year of the recovery period“, a automobil je 5-year MACRS property koja se amortizira kroz šest kalendarskih godina. Evidencija obveznika koji amortizira stoji na lancu od šest plus tri godine.

Zaposlenik koji evidenciju preda poslodavcu i dobije naknadu „generally don't have to keep copies“, a 26 CFR § 1.274-5T(e) obvezu prenosi na poslodavca — uz iznimke, među njima plan bez obveze obračuna (nonaccountable plan) i zahtjev za više od primljene naknade.

Što košta pogreška

Ne kazna. Prema IRC § 274(d) odbitak bez dokaza jednostavno ne postoji.

Zašto aplikacija, a ne bilježnica

Ništa od navedenog ne traži softver, a propis izričito priznaje tjednu evidenciju napisanu po sjećanju. Ono što softver mijenja jest nazivnik. Poslovne vožnje se zapisuju jer će ih netko tražiti; ukupne milje ne — a ukupne milje polovica su razlomka iz kojega se računa cijeli odbitak.

DriveHub bilježi svaku vožnju u pozadini — i poslovnu i privatnu — i poslije pita koja je bila koja, pa je godišnji zbroj izmjeren, a ne procijenjen. Izvješće za svaku vožnju ispisuje datum, odredište, poslovnu svrhu vašim riječima i milje, a početno i završno stanje brojila u godini kao zaseban blok — tako dolazi do ukupnog zbroja. Vožnja prije ili poslije 1. srpnja 2026. obračunava se iznosom odgovarajuće polovice godine.

Ova stranica prenosi ono što kažu Publication 463 i propisi, s navodom izvora kako biste mogli provjeriti. Nije porezni savjet i ne poznaje vašu situaciju. Kad je riječ o novcu, pitajte onoga tko vam sastavlja poreznu prijavu — i ponesite evidenciju.