Landeguide · USA

IRS kræver ikke en samtidigt ført kørebog — den kræver årets samlede antal miles

Hvad „adequate records“ betyder

Publication 463 beder om to forskellige ting, og kun den ene af dem gælder per tur.

Per tur: datoen, målet, de erhvervsmæssigt kørte miles og det erhvervsmæssige formål.

Per år: rækken Transportation i Table 5-1, ordret — "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."

Netop det sidste punkt er det, folk udelader, og det er det, hele fradraget hænger på: den erhvervsmæssige brugsandel er de erhvervsmæssige miles divideret med de samlede miles, og en kørebog over erhvervsture leverer kun tælleren.

„Contemporaneous“ er ikke målestokken

26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility."

Og (c)(2)(ii)(A) siger det udtrykkeligt: "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." Publication 463 siger det lige så klart: "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense."

Målestokken er altså at or near the time, tidsnært — og en ugentligt ført kørebog opfylder den. Et råd, der insisterer på en notering samme dag, gør netop det til et krav, som reglen går ud af sin vej for at afvise.

IRS godtager desuden en optegnelse på computer uden forbehold: "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record."

Der spørges ikke efter kilometertælleren — og den er stadig den bedste vej til årets total

Ordet odometer forekommer præcis én gang i hele Publication 463 — i Table 5-2, under en overskrift, der lyder "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM".

Det er værd at sige, fordi „IRS kræver aflæsninger af kilometertælleren“ er en påstand i vid omløb, og den står ikke i publikationen. At aflæse tælleren på årets første og sidste dag er fortsat en solid måde at nå frem til årets total på, og en bedre end at lægge de registrerede ture sammen — det er en måling og ikke en ophobning af målinger. Det er en metode, ikke en regel.

2026 er et år med to satser

Notice 2026-10 § 3 fastsatte 72,5 cent. Announcement 2026-11 hævede den den 13. juli 2026 til 76 cent "on or after July 1, 2026", mens den tidligere sats fortsat gælder "before July 1, 2026".

Ét år, to tal, delt den 1. juli — så én sats brugt over hele året er forkert i den ene eller anden retning for halvdelen af det.

Lønmodtagerens fradrag er væk; godtgørelsen er ikke

Notice 2026-10 § 3: OBBBA gjorde udelukkelsen af alle miscellaneous itemized deductions permanent — "Thus, the business standard mileage rate provided in this notice cannot be used to claim an itemized deduction for unreimbursed employee travel expenses." Suspensionen står i IRC § 67(h), med undtagelser for reservister, gebyrlønnede embedsmænd i delstater og kommuner, visse udøvende kunstnere, berettigede undervisere og arbejdsudgifter som følge af et handicap.

Det, der er tilbage — og det, de fleste faktisk har brug for — er accountable plan, arbejdsgiverens skattefri godtgørelse. Rev. Proc. 2019-46 § 7.01(1) anser "the lesser of the amount paid under the mileage allowance or the business standard mileage rate multiplied by the number of substantiated business miles" for dokumenteret. Satsen gælder stadig; dokumentet er et krav om godtgørelse i stedet for et fradrag.

Kører du i et køretøj, som arbejdsgiveren stiller til rådighed, har du slet ingen egen sats per mile — Pub. 463: "If you use a vehicle provided by your employer for business purposes, you can deduct your actual unreimbursed car expenses. You can't use the standard mileage rate."

Otte delstater gør godtgørelse obligatorisk — ikke tre

Satsen er føderal, og kravene til optegnelser er føderale, men om en arbejdsgiver overhovedet skal betale, afgøres af delstatens lov. Fem delstater pålægger erstatning for det, arbejdet koster: Californien (Lab. Code § 2802(a)), Illinois (820 ILCS 115/9.5(a)), Montana (MCA 39-2-701), North Dakota (NDCC 34-02-01) og South Dakota (SDCL 60-2-1). Massachusetts når samme sted hen via sin regel om rejsetid, 454 CMR 27.04(4)(b) og (d) — (b) for at blive sendt et andet sted hen end det faste arbejdssted, (d) for kørsel mellem steder i løbet af arbejdsdagen. New Hampshire (RSA 275:57, I) og Iowa (§ 91A.3(6)) er svagere: de sætter en frist på 30 dage for en udgift, som arbejdsgiveren har bedt om eller godkendt, og det er en frist for at betale, ikke en pligt til at godkende.

Ingen af de otte foreskriver en sats, og de fleste arbejdsgivere bruger IRS' tal.

Hvor ingen af dem gælder, er der stadig et føderalt gulv frem for ingenting: 29 CFR 531.35 kræver, at lønnen når medarbejderen "free and clear", og behandler en udgift, som arbejdsgiveren kræver, som en overtrædelse "in any workweek when the cost … cuts into the minimum or overtime wages". En bil er netop en udgift af den slags, målt med den samme kørebog.

Det, der ændrer sig i de delstater, er din position, ikke dit regnestykke: en erhvervsmæssig mile, der ikke er godtgjort, er et krav mod arbejdsgiveren og ikke blot et fradrag, du alligevel ikke længere kan tage — og kørebogen er beviset for det.

Hvor længe skal den gemmes — der er intet tal

26 CFR § 1.6001-1(e) kræver, at optegnelser opbevares "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law". IRC § 6001 fastsætter ingen frist overhovedet.

I praksis er gulvet ansættelsesfristen i IRC § 6501 — tre år fra indleveringen, seks hvis mere end 25 % af bruttoindkomsten er udeladt, og ubegrænset ved en svigagtig eller ikke indleveret selvangivelse. Men en kørebog overlever alle tre: Pub. 463 kræver dokumentationen for den erhvervsmæssige brug "for each year of the recovery period", og en bil er 5-year MACRS property, der afskrives over seks kalenderår. Afskriver du, hænger din kørebog i en kæde på seks plus tre år.

En lønmodtager, der afleverer sine optegnelser til arbejdsgiveren og får godtgørelse, "generally don't have to keep copies", og 26 CFR § 1.274-5T(e) flytter pligten over på arbejdsgiveren — med undtagelser, bl.a. en nonaccountable plan og krav på mere end godtgørelsen.

Hvad det koster at fejle

Ikke en bøde. Efter IRC § 274(d) eksisterer fradraget simpelthen ikke uden dokumentation.

Hvorfor en app frem for en blok

Intet af ovenstående kræver software, og reglen velsigner udtrykkeligt en ugentlig kørebog skrevet efter hukommelsen. Det, software ændrer, er nævneren. Erhvervsture bliver skrevet ned, fordi nogen vil gøre krav på dem; de samlede miles gør ikke — og de samlede miles er halvdelen af den brøk, hele fradraget beregnes ud fra.

DriveHub registrerer hver tur i baggrunden — erhverv og privat — og spørger bagefter, hvilke der var hvad, så årets total er målt og ikke skønnet. Rapporten udskriver datoen, målet, det erhvervsmæssige formål med dine egne ord og antallet af miles per tur, og årets start- og slutaflæsning af kilometertælleren som sin egen blok — sådan når den frem til totalen. En tur før eller efter den 1. juli 2026 prissættes med satsen for den pågældende halvdel af året.

Denne side gengiver, hvad Publication 463 og reglerne siger, og henviser til dem, så du kan tjekke det. Det er ikke skatterådgivning, og den kender ikke din situation. Når det handler om penge — spørg din tax preparer, og tag kørebogen med.