Průvodce zemí · Spojené státy americké

IRS nevyžaduje knihu jízd vedenou současně s jízdami – vyžaduje celkový počet mil za rok

Co znamenají „adequate records“

Publication 463 žádá dvě různé věci a jen jedna z nich se týká jednotlivých jízd.

U každé jízdy: datum, cíl, služební míle a služební účel.

Za rok: řádek Transportation v tabulce 5-1, doslova – "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."

Ta poslední položka se vynechává nejčastěji, a přitom na ní stojí celý odpočet: podíl služebního použití jsou služební míle vůči mílím celkovým a kniha služebních jízd dodá jen čitatele.

Současnost záznamu není měřítkem

26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility."

A (c)(2)(ii)(A) výslovně uvádí, že "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." Publication 463 to říká také na rovinu: "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense."

Měřítkem je tedy v době jízdy nebo krátce po ní a týdenní kniha jízd mu vyhoví. Rady, které trvají na zápisu v týž den, vydávají za požadavek přesně to, od čeho se předpis výslovně distancuje.

IRS také bez výhrad přijímá záznam v počítači: "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record."

Stav tachometru se nežádá, a přesto je nejlepší cestou k ročnímu součtu

Slovo odometer se v celé Publication 463 objeví přesně jednou – v tabulce 5-2, pod nadpisem "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM".

Stojí to za zmínku, protože tvrzení „IRS vyžaduje stavy tachometru“ široce koluje, a v publikaci není. Odečíst tachometr první a poslední den roku zůstává spolehlivým způsobem, jak se dobrat ročního součtu, a lepším než sčítat zaznamenané jízdy – je to měření, ne jejich hromadění. Je to metoda, ne pravidlo.

Rok 2026 má dvě sazby

Notice 2026-10 § 3 stanovil 72,5 centu. Announcement 2026-11 ji 13. července 2026 upravil na 76 centů "on or after July 1, 2026", přičemž dřívější sazba platí dál "before July 1, 2026".

Jeden rok, dvě čísla, rozdělená 1. červencem – jediná sazba použitá na celý rok je tedy po polovinu roku chybná jedním směrem.

Odpočet zaměstnance zmizel, náhrada ne

Notice 2026-10 § 3: OBBBA trvale zakázal všechny miscellaneous itemized deductions, "Thus, the business standard mileage rate provided in this notice cannot be used to claim an itemized deduction for unreimbursed employee travel expenses." Pozastavení stanoví IRC § 67(h), s výjimkami pro záložníky, státní a místní úředníky placené poplatky, některé výkonné umělce, eligible educators a pracovní výdaje související se zdravotním postižením.

Přežívá – a to většina lidí skutečně potřebuje – accountable plan. Rev. Proc. 2019-46 § 7.01(1) považuje za doložené "the lesser of the amount paid under the mileage allowance or the business standard mileage rate multiplied by the number of substantiated business miles." Sazba se tedy uplatňuje dál; dokladem je žádost o náhradu, ne odpočet.

Řidič vozidla poskytnutého zaměstnavatelem nemá vlastní sazbu za míli vůbec – Pub. 463: "If you use a vehicle provided by your employer for business purposes, you can deduct your actual unreimbursed car expenses. You can't use the standard mileage rate."

Náhradu povinně ukládá osm států – ne tři

Sazba je federální a požadavky na evidenci jsou federální, ale to, zda zaměstnavatel vůbec musí platit, je věcí státního práva. Pět států přikazuje nahradit to, co práce stojí: Kalifornie (Lab. Code § 2802(a)), Illinois (820 ILCS 115/9.5(a)), Montana (MCA 39-2-701), Severní Dakota (NDCC 34-02-01) a Jižní Dakota (SDCL 60-2-1). Massachusetts se na totéž místo dostává přes pravidlo o době cestování, 454 CMR 27.04(4)(b) a (d) – (b) pro vyslání jinam než na obvyklé pracoviště, (d) pro přejezdy mezi místy během pracovního dne. New Hampshire (RSA 275:57, I) a Iowa (§ 91A.3(6)) jsou slabší: stanoví 30denní lhůtu u výdaje, který zaměstnavatel požadoval nebo schválil, což je lhůta k zaplacení, ne povinnost schválit.

Žádný z těch osmi nestanoví sazbu a většina zaměstnavatelů používá číslo IRS.

Kde se neuplatní žádný z nich, stále existuje federální minimum, ne nic: 29 CFR 531.35 požaduje, aby mzda dospěla k zaměstnanci "free and clear", a výdaj, který zaměstnavatel vyžaduje, považuje za porušení "in any workweek when the cost … cuts into the minimum or overtime wages". Auto je výdaj přesně tohoto tvaru, měřený stejnou knihou jízd.

V těchto státech se mění vaše postavení, ne vaše aritmetika: nenahrazená služební míle je nárokem vůči zaměstnavateli, ne jen odpočtem, který už uplatnit nemůžete – a kniha jízd je k němu důkazem.

Jak dlouho uchovávat – žádné číslo neexistuje

26 CFR § 1.6001-1(e) vyžaduje uchovávat záznamy "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law". IRC § 6001 žádnou lhůtu nestanoví.

V praxi je spodní hranicí promlčení vyměření podle IRC § 6501 – tři roky od podání, šest let, pokud bylo vynecháno víc než 25 % hrubého příjmu, a bez omezení u podvodného nebo nepodaného přiznání. Kniha jízd ale přežije všechny tři: Pub. 463 vyžaduje záznam o služebním použití "for each year of the recovery period" a auto je 5letý majetek MACRS odepisovaný po šest kalendářních let. Kniha jízd poplatníka, který odepisuje, tak visí na řetězci šest plus tři.

Zaměstnanec, který předá záznamy zaměstnavateli a dostane náhradu, "generally don't have to keep copies" a 26 CFR § 1.274-5T(e) přenáší povinnost na zaměstnavatele – s výjimkami, mezi nimi nonaccountable plan a uplatnění víc, než kolik činila náhrada.

Co stojí selhání

Ne pokuta. Podle IRC § 274(d) bez doložení odpočet prostě neexistuje.

Proč aplikace, a ne sešit

Nic z toho software nevyžaduje a předpis výslovně žehná i týdenní knize jízd psané zpaměti. Software mění jmenovatele. Služební jízdy se zapisují, protože si je někdo bude nárokovat; celkové míle ne, a celkové míle jsou polovinou zlomku, ze kterého se celý odpočet počítá.

DriveHub zaznamenává každou jízdu na pozadí – služební i soukromou – a dodatečně se zeptá, která byla která, takže roční součet je změřený, ne odhadnutý. Výkaz uvádí u každé jízdy datum, cíl, služební účel vašimi slovy a míle a jako samostatný blok počáteční a konečný stav tachometru za rok, z nichž součet vychází. Jízda před 1. červencem 2026, nebo po něm, se ocení sazbou příslušné poloviny roku.

Tato stránka uvádí, co říká Publication 463 a předpisy, a cituje je, abyste si to mohli ověřit. Není to daňové poradenství a nemůže zohlednit vaše okolnosti. Když jde o peníze, zeptejte se svého daňového poradce – a vezměte s sebou knihu jízd.