Landsguide · USA

IRS kräver ingen samtida körjournal — det kräver årets totala miles

Vad ”adequate records” betyder

Publication 463 ber om två olika saker, och bara den ena gäller per resa.

Per resa: datumet, resmålet, antalet miles i tjänsten och ändamålet i verksamheten.

Per år: raden Transportation i Table 5-1, ordagrant — "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."

Den sista uppgiften är den folk utelämnar, och det är den hela avdraget hänger på: andelen användning i verksamheten är miles i tjänsten delat med totala miles, och en logg över tjänsteresor ger bara täljaren.

Samtidig anteckning (”contemporaneous”) är inte kravet

26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility."

Och (c)(2)(ii)(A) säger uttryckligen att "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." Publication 463 säger det rakt ut också: "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense."

Kravet är alltså at or near the time — vid eller nära tidpunkten — och en veckovis logg uppfyller det. Råd som insisterar på en anteckning samma dag framställer som ett krav just det som förordningen går ur sin väg för att ta avstånd ifrån.

IRS godtar också en anteckning förd på dator utan förbehåll: "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record."

Mätarställningen efterfrågas inte, och är ändå bästa vägen till årets total

Ordet odometer förekommer exakt en gång i hela Publication 463 — i Table 5-2, under en rubrik som lyder "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM".

Det är värt att säga, eftersom ”IRS kräver mätarställningar” är ett påstående i vid omlopp, och det står inte i publikationen. Att läsa av mätaren årets första och sista dag är fortfarande ett gott sätt att komma fram till årets total, och ett bättre än att summera registrerade resor — det är en mätning i stället för en hopsamling av mätningar. Det är en metod, inte en regel.

2026 är ett år med två belopp

Notice 2026-10 § 3 satte 72,5 cent. Announcement 2026-11 ändrade det den 13 juli 2026 till 76 cent "on or after July 1, 2026", medan det tidigare beloppet fortsätter gälla "before July 1, 2026".

Ett år, två siffror, med brytpunkt den 1 juli — ett enda belopp tillämpat över hela året blir alltså fel åt ett håll under halva det.

Avdraget för anställda är borta; ersättningen är det inte

Notice 2026-10 § 3: OBBBA gjorde förbudet mot alla miscellaneous itemized deductions permanent, "Thus, the business standard mileage rate provided in this notice cannot be used to claim an itemized deduction for unreimbursed employee travel expenses." Upphävandet ligger i IRC § 67(h), med undantag för reservister, förtroendevalda på arvodesbasis i delstat och kommun (fee-basis state and local officials), vissa utövande konstnärer, behöriga lärare (eligible educators) och funktionsnedsättningsrelaterade arbetskostnader.

Det som överlever, och det de flesta faktiskt behöver, är en accountable plan — arbetsgivarens ordning för kostnadsersättning. Rev. Proc. 2019-46 § 7.01(1) anser styrkt "the lesser of the amount paid under the mileage allowance or the business standard mileage rate multiplied by the number of substantiated business miles." Beloppet gäller fortfarande; dokumentet är ett ersättningsanspråk i stället för ett avdrag.

Den som kör en bil som arbetsgivaren tillhandahåller har ingen egen siffra per mile över huvud taget — Pub. 463: "If you use a vehicle provided by your employer for business purposes, you can deduct your actual unreimbursed car expenses. You can't use the standard mileage rate."

Åtta delstater gör ersättning obligatorisk — inte tre

Beloppet är federalt och kraven på underlaget är federala, men om en arbetsgivare alls måste betala avgörs av delstatsrätten. Fem delstater påbjuder gottgörelse för vad jobbet kostar: California (Lab. Code § 2802(a)), Illinois (820 ILCS 115/9.5(a)), Montana (MCA 39-2-701), North Dakota (NDCC 34-02-01) och South Dakota (SDCL 60-2-1). Massachusetts når samma resultat genom sin regel om restid, 454 CMR 27.04(4)(b) och (d) — (b) för att bli skickad någon annanstans än till den ordinarie arbetsplatsen, (d) för resor mellan platser under arbetsdagen. New Hampshire (RSA 275:57, I) och Iowa (§ 91A.3(6)) är svagare: de sätter en 30-dagarsfrist för en kostnad som arbetsgivaren har begärt eller godkänt, vilket är en tidsfrist för att betala snarare än en skyldighet att godkänna.

Ingen av de åtta föreskriver något belopp, och de flesta arbetsgivare använder IRS siffra.

Där ingen av dem gäller finns ändå ett federalt golv i stället för ingenting: 29 CFR 531.35 kräver att lönen når den anställda "free and clear" och behandlar en kostnad som arbetsgivaren kräver som en överträdelse "in any workweek when the cost … cuts into the minimum or overtime wages". En bil är en kostnad av just den formen, mätt med samma logg.

Det som ändras i de delstaterna är din ställning, inte din räkning: en oersatt mile i tjänsten är ett krav mot arbetsgivaren snarare än bara ett avdrag du inte längre får göra — och körjournalen är bevisningen för det.

Hur länge den ska sparas — det finns ingen siffra

26 CFR § 1.6001-1(e) kräver att underlag sparas "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law". IRC § 6001 anger ingen tid alls.

I praktiken är golvet den frist för taxering som IRC § 6501 sätter — tre år från det att deklarationen lämnades, sex om mer än 25 % av bruttoinkomsten utelämnats, och obegränsat för en bedräglig eller utebliven deklaration. Men en körjournal överlever alla tre: Pub. 463 kräver underlaget om användningen i verksamheten "for each year of the recovery period", och en bil är 5-årig MACRS-egendom som skrivs av över sex kalenderår. Loggen hos den som gör avskrivningar sitter på en kedja av sex plus tre år.

En anställd som lämnar underlagen till sin arbetsgivare och får ersättning "generally don't have to keep copies", och 26 CFR § 1.274-5T(e) flyttar skyldigheten till arbetsgivaren — med undantag, bland annat en nonaccountable plan och att yrka mer än ersättningen.

Vad det kostar att misslyckas

Ingen sanktionsavgift. Enligt IRC § 274(d) finns avdraget helt enkelt inte utan underlag.

Varför en app i stället för ett anteckningsblock

Inget av det ovanstående kräver programvara, och förordningen välsignar uttryckligen en veckovis logg skriven ur minnet. Det programvaran ändrar är nämnaren. Tjänsteresor blir antecknade eftersom någon ska yrka avdrag för dem; totala miles blir det inte, och totala miles är hälften av det bråk hela avdraget räknas ut från.

DriveHub registrerar varje resa i bakgrunden — i tjänsten och privat — och frågar efteråt vilka som var vilka, så att årets total mäts i stället för uppskattas. Rapporten skriver ut datum, resmål, ändamålet i verksamheten med dina egna ord och sträckan per resa, och årets första och sista mätarställning som ett eget block, vilket är så den kommer fram till totalen. En resa som låg före eller efter den 1 juli 2026 prissätts med den halvans belopp.

Den här sidan återger vad Publication 463 och förordningarna säger och anger dem så att du kan kontrollera. Det är inte skatterådgivning. Den kan inte ta hänsyn till din situation. När pengar står på spel — fråga din skatterådgivare, och ta med körjournalen.