Przewodnik po kraju · Stany Zjednoczone

IRS nie wymaga ewidencji prowadzonej na bieżąco — wymaga łącznej liczby mil za rok

Co znaczy „adequate records”

Publication 463 wymaga dwóch różnych rzeczy, i tylko jedna z nich dotyczy każdego przejazdu.

Przy każdym przejeździe: data, miejsce docelowe, mile przejechane służbowo i cel służbowy.

Raz na rok: wiersz Transportation z Table 5-1, dosłownie — "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."

To właśnie ostatni punkt ludzie pomijają, i to od niego zależy całe odliczenie: udział użycia służbowego to mile służbowe podzielone przez łączną liczbę mil, a ewidencja samych przejazdów służbowych dostarcza tylko licznika tego ułamka.

„Contemporaneous” nie jest miarą

26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility."

A (c)(2)(ii)(A) mówi wprost, że "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." Publication 463 ujmuje to równie jasno: "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense."

Miarą jest więc at or near the time — w czasie zdarzenia lub krótko po nim — a ewidencja prowadzona co tydzień ją spełnia. Porady, które upierają się przy wpisie tego samego dnia, podają jako wymóg dokładnie to, czego przepis wyraźnie nie wymaga.

IRS bez zastrzeżeń akceptuje też zapis komputerowy: "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record."

Nikt nie pyta o odometer, a wciąż jest najlepszą drogą do sumy rocznej

Słowo odometer pojawia się w całej Publication 463 dokładnie raz — w Table 5-2, pod nagłówkiem, który brzmi "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM".

Warto to powiedzieć, bo „IRS wymaga stanów licznika” to twierdzenie szeroko powtarzane, a w publikacji go nie ma. Odczytanie licznika pierwszego i ostatniego dnia roku pozostaje rozsądnym sposobem dojścia do sumy rocznej, i lepszym niż sumowanie zapisanych przejazdów — to pomiar, a nie nagromadzenie pomiarów. Metoda, nie przepis.

2026 to rok dwóch stawek

Notice 2026-10 § 3 ustaliła 72,5 centa. Announcement 2026-11 z 13 lipca 2026 podniosła stawkę do 76 centów "on or after July 1, 2026", a dla okresu "before July 1, 2026" nadal obowiązuje stawka wcześniejsza.

Jeden rok, dwie kwoty, rozdzielone 1 lipca — więc jedna stawka zastosowana do całego roku jest przez połowę tego roku błędna w jedną stronę.

Odliczenie pracownika zniknęło; zwrot nie

Notice 2026-10 § 3: OBBBA na stałe wyłączyła wszystkie miscellaneous itemized deductions — "Thus, the business standard mileage rate provided in this notice cannot be used to claim an itemized deduction for unreimbursed employee travel expenses." Zawieszenie wynika z IRC § 67(h), z wyjątkami dla rezerwistów, stanowych i lokalnych urzędników wynagradzanych z opłat, niektórych artystów wykonawców, uprawnionych nauczycieli oraz wydatków na pracę związanych z niepełnosprawnością.

To, co przetrwało, i czego większość ludzi naprawdę potrzebuje, to accountable plan. Rev. Proc. 2019-46 § 7.01(1) uznaje za udokumentowaną "the lesser of the amount paid under the mileage allowance or the business standard mileage rate multiplied by the number of substantiated business miles." Stawka nadal obowiązuje; dokumentem jest wniosek o zwrot, a nie odliczenie.

Kierowca pojazdu zapewnionego przez pracodawcę nie ma w ogóle własnej kwoty za milę — Pub. 463: "If you use a vehicle provided by your employer for business purposes, you can deduct your actual unreimbursed car expenses. You can't use the standard mileage rate."

Zwrot jest obowiązkowy w ośmiu stanach — nie w trzech

Stawka jest federalna i wymogi dotyczące dokumentacji są federalne, ale to, czy pracodawca w ogóle musi płacić, rozstrzyga prawo stanowe. Pięć stanów nakazuje pokrycie tego, co kosztuje praca: California (Lab. Code § 2802(a)), Illinois (820 ILCS 115/9.5(a)), Montana (MCA 39-2-701), North Dakota (NDCC 34-02-01) i South Dakota (SDCL 60-2-1). Massachusetts dochodzi do tego samego przez przepis o czasie podróży, 454 CMR 27.04(4)(b) oraz (d) — (b) dla wysłania gdzieś poza zwykłe miejsce pracy, (d) dla przejazdów między miejscami w ciągu dnia pracy. New Hampshire (RSA 275:57, I) i Iowa (§ 91A.3(6)) idą słabiej: dają 30 dni na zwrot wydatku, o który pracodawca poprosił lub na który się zgodził — to termin zapłaty, a nie obowiązek wyrażenia zgody.

Żaden z tych ośmiu stanów nie określa stawki, a większość pracodawców stosuje kwotę IRS.

Tam, gdzie żaden z nich nie ma zastosowania, zostaje wciąż federalne minimum, a nie pustka: 29 CFR 531.35 wymaga, by wynagrodzenie trafiło do pracownika "free and clear", i traktuje wydatek wymagany przez pracodawcę jako naruszenie "in any workweek when the cost … cuts into the minimum or overtime wages". Samochód to wydatek właśnie tego rodzaju, mierzony tą samą ewidencją.

W tych stanach zmienia się twoja pozycja, nie twój rachunek: niezwrócona mila służbowa jest roszczeniem wobec pracodawcy, a nie tylko odliczeniem, którego nie możesz już zrobić — a ewidencja przebiegu jest na nie dowodem.

Jak długo przechowywać — liczby nie ma

26 CFR § 1.6001-1(e) wymaga przechowywania dokumentacji "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law". IRC § 6001 nie określa żadnego okresu.

W praktyce minimum wyznacza termin przedawnienia wymiaru z IRC § 6501 — trzy lata od złożenia zeznania, sześć, jeśli pominięto ponad 25 % przychodu brutto, i bez ograniczenia przy zeznaniu oszukańczym lub niezłożonym. Ewidencja przebiegu przeżywa jednak wszystkie trzy: Pub. 463 wymaga zapisu użycia służbowego "for each year of the recovery period", a samochód to majątek 5-letni w MACRS, amortyzowany przez sześć lat kalendarzowych. Ewidencja podatnika, który amortyzuje auto, wisi więc na łańcuchu sześć plus trzy.

Pracownik, który przekazuje dokumenty pracodawcy i otrzymuje zwrot, "generally don't have to keep copies", a 26 CFR § 1.274-5T(e) przenosi obowiązek na pracodawcę — z wyjątkami, m.in. przy nonaccountable plan i przy dochodzeniu więcej niż wyniósł zwrot.

Ile kosztuje zaniedbanie

Nie karę. Zgodnie z IRC § 274(d) bez udokumentowania odliczenie po prostu nie istnieje.

Dlaczego aplikacja, a nie zeszyt

Nic z powyższego nie wymaga oprogramowania, a przepis wprost dopuszcza ewidencję tygodniową spisaną z pamięci. Oprogramowanie zmienia mianownik. Przejazdy służbowe się zapisuje, bo ktoś będzie je rozliczał; łącznych mil nie — a łączne mile to połowa ułamka, od którego liczy się całe odliczenie.

DriveHub zapisuje każdy przejazd w tle — służbowy i prywatny — i dopiero potem pyta, który był który, więc suma roczna jest zmierzona, a nie oszacowana. Raport drukuje datę, miejsce docelowe, cel służbowy twoimi słowami i liczbę mil przy każdym przejeździe, a osobno — stan licznika na początku i na końcu roku, z którego wylicza sumę. Przejazd sprzed lub po 1 lipca 2026 jest wyceniany stawką właściwą dla tej połowy roku.

Ta strona przedstawia to, co mówią Publication 463 i przepisy wykonawcze, i przytacza je, żebyś mógł to sprawdzić. Nie stanowi porady podatkowej i nie uwzględnia twojej sytuacji. Gdy w grę wchodzą pieniądze, zapytaj osobę, która przygotowuje twoje zeznanie (tax preparer) — i przynieś ewidencję.