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L'IRS n'exige pas un relevé tenu au jour le jour — il exige le total des miles de l'année

Ce que signifie « adequate records »

La Publication 463 demande deux choses différentes, et une seule des deux s'établit trajet par trajet.

Par trajet : la date, la destination, les miles professionnels et l'objet professionnel du déplacement.

Par an : la ligne Transportation de la Table 5-1, mot pour mot — "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."

C'est ce dernier élément que l'on oublie, et c'est de lui que dépend toute la déduction : le pourcentage d'usage professionnel, ce sont les miles professionnels divisés par le total des miles, et un relevé des seuls trajets professionnels n'en fournit que le numérateur.

« Contemporaneous » n'est pas la norme

26 CFR § 1.274-5T(c)(1) : "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility."

Et le (c)(2)(ii)(A) est explicite : "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." La Publication 463 le dit tout aussi simplement : "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense."

La norme est donc at or near the time — au moment de l'usage ou peu après —, et un relevé hebdomadaire y satisfait. Les conseils qui imposent une saisie le jour même érigent en obligation la seule chose que le règlement prend soin d'écarter.

L'IRS accepte par ailleurs un relevé informatique sans réserve : "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record."

Le compteur n'est pas demandé, et reste le meilleur moyen d'obtenir le total de l'année

Le mot odometer n'apparaît qu'une seule fois dans toute la Publication 463 — sur la Table 5-2, sous un intitulé qui dit "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM".

Cela mérite d'être dit, car « l'IRS exige les relevés du compteur » est une affirmation largement répandue, et elle ne figure pas dans la publication. Relever le compteur le premier et le dernier jour de l'année reste un bon moyen d'établir le total de l'année, et un meilleur moyen que d'additionner les trajets enregistrés — c'est une mesure, et non un cumul de mesures. C'est une méthode, pas une règle.

2026 est une année à deux barèmes

Le Notice 2026-10 § 3 a fixé 72,5 cents. L'Announcement 2026-11, le 13 juillet 2026, l'a porté à 76 cents "on or after July 1, 2026", le montant antérieur continuant de s'appliquer "before July 1, 2026".

Une année, deux chiffres, séparés au 1er juillet — un barème unique appliqué à toute l'année se trompe donc, dans un sens ou dans l'autre, sur la moitié de celle-ci.

La déduction du salarié a disparu ; le remboursement, non

Notice 2026-10 § 3 : l'OBBBA a rendu permanente la suppression de toutes les miscellaneous itemized deductions, "Thus, the business standard mileage rate provided in this notice cannot be used to claim an itemized deduction for unreimbursed employee travel expenses." Cette suspension est celle de l'IRC § 67(h), assortie d'exceptions pour les réservistes, les agents publics d'État et locaux rémunérés à l'acte (fee-basis), certains artistes du spectacle, les enseignants éligibles et les frais professionnels liés à un handicap.

Ce qui subsiste, et ce dont la plupart des gens ont réellement besoin, c'est l'accountable plan, le régime de remboursement sur justificatifs. La Rev. Proc. 2019-46 § 7.01(1) répute justifié "the lesser of the amount paid under the mileage allowance or the business standard mileage rate multiplied by the number of substantiated business miles." Le barème s'applique toujours ; le document est une demande de remboursement plutôt qu'une déduction.

Le conducteur d'un véhicule fourni par l'employeur ne dispose, lui, d'aucun montant au mile qui lui soit propre — Pub. 463 : "If you use a vehicle provided by your employer for business purposes, you can deduct your actual unreimbursed car expenses. You can't use the standard mileage rate."

Huit États rendent le remboursement obligatoire — pas trois

Le barème est fédéral et les obligations documentaires le sont aussi, mais la question de savoir si un employeur doit payer relève du droit de l'État. Cinq États imposent une indemnisation de ce que l'emploi coûte : la Californie (Lab. Code § 2802(a)), l'Illinois (820 ILCS 115/9.5(a)), le Montana (MCA 39-2-701), le Dakota du Nord (NDCC 34-02-01) et le Dakota du Sud (SDCL 60-2-1). Le Massachusetts parvient au même résultat par sa règle sur le temps de déplacement, 454 CMR 27.04(4)(b) et (d) — le (b) lorsque le salarié est envoyé ailleurs qu'à son lieu de travail habituel, le (d) pour les déplacements d'un lieu à un autre au cours de la journée de travail. Le New Hampshire (RSA 275:57, I) et l'Iowa (§ 91A.3(6)) sont plus faibles : ils fixent un délai de 30 jours pour une dépense que l'employeur a demandée ou autorisée, ce qui est une échéance de paiement plutôt qu'une obligation d'autoriser.

Aucun des huit ne prescrit de barème, et la plupart des employeurs retiennent le chiffre de l'IRS.

Là où aucun ne s'applique, il reste un plancher fédéral plutôt que rien : le 29 CFR 531.35 exige que le salaire parvienne au salarié "free and clear" et traite une dépense imposée par l'employeur comme une infraction "in any workweek when the cost … cuts into the minimum or overtime wages". Une voiture est une dépense de cette nature, et elle se mesure avec le même relevé.

Ce que changent ces États, c'est votre position, pas votre calcul : un mile professionnel non remboursé y devient une créance sur l'employeur, et non plus seulement une déduction que vous ne pouvez plus prendre — et le relevé kilométrique en est la preuve.

Combien de temps le conserver — il n'y a pas de durée

Le 26 CFR § 1.6001-1(e) impose de conserver les documents "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law". L'IRC § 6001 ne fixe aucune durée.

En pratique, le plancher est le délai de reprise de l'IRC § 6501 — trois ans à compter du dépôt de la déclaration, six lorsque plus de 25 % du revenu brut a été omis, et illimité en cas de déclaration frauduleuse ou non déposée. Mais un relevé kilométrique survit aux trois : la Pub. 463 exige le relevé d'usage professionnel "for each year of the recovery period", et une voiture est un bien MACRS à 5 ans, amorti sur six années civiles. Le relevé d'un déclarant qui amortit s'inscrit donc dans une chaîne de six ans plus trois.

Le salarié qui remet ses justificatifs à son employeur et se fait rembourser "generally don't have to keep copies", et le 26 CFR § 1.274-5T(e) transfère l'obligation à l'employeur — avec des exceptions, dont le nonaccountable plan et le fait de réclamer plus que le remboursement reçu.

Ce que coûte un manquement

Pas une pénalité. Sous l'empire de l'IRC § 274(d), à défaut de justification, la déduction n'existe tout simplement pas.

Pourquoi une app plutôt qu'un carnet

Rien de ce qui précède n'impose un logiciel, et le règlement bénit explicitement un relevé hebdomadaire écrit de mémoire. Ce que change un logiciel, c'est le dénominateur. Les trajets professionnels, on les note, parce que quelqu'un va les déduire ; le total des miles, non — et le total des miles est la moitié de la fraction à partir de laquelle se calcule toute la déduction.

DriveHub enregistre chaque trajet en arrière-plan — professionnels et privés — et vous demande ensuite lesquels étaient lesquels, de sorte que le total de l'année est mesuré plutôt qu'estimé. Le rapport imprime la date, la destination, l'objet professionnel dans vos propres mots et les miles par trajet, ainsi que les relevés du compteur à l'ouverture et à la clôture de l'année dans un bloc à part, qui est la façon dont il arrive au total. Un trajet tombé avant ou après le 1er juillet 2026 est valorisé à la moitié d'année correspondante du barème.

Cette page expose ce que disent la Publication 463 et les règlements, et les cite pour que vous puissiez vérifier. Ce n'est pas un conseil fiscal. Elle ne peut pas tenir compte de votre situation. Dès qu'il est question d'argent, interrogez votre préparateur fiscal — et apportez votre relevé.